Jak mądrze organizować notatki, gdy jesteś blogerem lub pracownikiem wiedzy?

Jak mądrze organizować notatki, gdy jesteś blogerem lub pracownikiem wiedzy?

Mam taką przypadłość, że szybko zapominam to, co przeczytam lub zobaczę. Filmy mogę oglądać po kilka razy, bo po jakimś czasie i tak nie pamiętam dokładnie, jak toczyła się fabuła.

Kiedy pracuje się w biznesie opartym na wiedzy (niezależnie, czy tworzę dla was treści tutaj, czy gdy pracuję jako marketingowiec), taka cecha jest bardzo uciążliwa. W skrócie oznacza, że prawie zawsze muszę szukać informacji od nowa, o ile ich mądrze nie przechowam.

Do tej pory próbowałam przeróżnych sposobów. Testowałam i polecałam wam Evernote, jako miejsce na notatki (tam korzystałam z tagów, notesów i stosów – na marne, bo przy dużej ilości treści i tak łatwo było się zgubić). Próbowałam robić listy do notowania w Nozbe (zupełnie nietrafiony pomysł). Zapisywałam różne rzeczy w Rocketbooku, mając nadzieję, że kiedyś przepiszę je online (co czasem działało, a czasem zupełnie nie ;/).

Całkiem niedawno – na blogu Pawła Kadysza – przeczytałam o metodzie Zettelkasten. Postanowiłam połączyć ją z Notion… i wydarzyła się magia!

Dlatego dziś więcej o Zettelkasten – obecnie NAJLEPSZEJ metodzie do takiego przyswajania i porządkowania treści, aby w odpowiednim momencie notatki faktycznie nam się przydały.

W czym najbardziej pomaga Zettelkasten?

Metoda została wymyślona przez Niklasa Luhmanna. Ten niemiecki socjolog zasłynął m.in. tym, że napisał ponad 70 książek i 40 naukowych artykułów (nie takich prostych wpisów blogowych jak ten!), a wszystko dzięki bardzo specyficznej metodzie pracy.

Zettelkasten idealnie wręcz przystosowane jest do:

  • Ogólnego zarządzania wiedzą – jeśli dużo się uczysz lub twój zawód związany jest z szybkim przyswajaniem i przetwarzaniem wiedzy, to dzięki Zettelkasten wreszcie wszystko będzie na swoim miejscu.
  • Pisania blogowych wpisów – szczególnie na etapie „nie wiem, o czym mam napisać” albo „kiedyś był taki fajny artykuł, w którym…” – rzetelnie używane Zettelkasten sprawi, że to przestanie być problemem.
  • Pisania prac naukowych – to się rozumie samo przez się, biorąc pod uwagę kto wymyślił metodę i jakie ma wyniki ;)
  • Budowania bazy wiedzy z książek – jeśli masz ten problem, że wiedza z książek „wlatuje jednym uchem, a wylatuje drugim” (jak ja…), to Zettelkasten pomoże ci ją przyswoić w mądry i łatwy sposób.

Myślisz: przecież ja to wszystko rzetelnie notuję…

…w Evernote, Notion, BuJo! Notuję, przepisuję, mam tagi, jest świetnie!

Ale czy na pewno? Ja też od wielu lat, bardzo skrupulatnie robię notatki ręcznie (tak lubię najbardziej), a potem przepisuję je do Evernote (które powoli zmienia się na Notion), nadając tagi, przenosząc wszystko do jednego systemu.

Ale często zdarzało się tak, że nie miałam zielonego pojęcia, w jakiej książce czy artykule znajduje się coś, co jest mi potrzebne. Nie wspominając o tym, że liczba moich notatek może i rosła, ale moja ogólna wiedza… wcale nie.

Informacje (tradycyjne robienie notatek) vs wiedza. Grafika od @gapingvoid.

Z tradycyjnym notowaniem jest kilka problemów:

  • Zaznaczanie to nie zapamiętywanie – masz kindle’a pełnego podkreśleń albo pomazaną książkę? To jeszcze nie znaczy, że masz dobre notatki. Owszem, masz zrobione podkreślenia, ale prawdopodobnie nie będziesz mieć zielonego pojęcia, gdzie szukać jakich treści.
  • Przepisywanie to nie zapamiętywanie – zamiast próbować zrozumieć, co autor miał na myśli, przepisujemy całe zdania (albo kopiujemy podkreślenia z kindle’a). Tak może jest i szybciej, ale nie wspiera to w ogóle procesu uczenia się i zapamiętywania.
  • Brakuje związku między notatkami – wiedza jest umiejętnością łączenia ze sobą przyswojonych informacji. Tymczasem tradycyjne notatki to pojedyncze „instancje”. Porządkując je tylko wokół jednego tematu, tak naprawdę się nie uczysz, tylko chomikujesz treści.

Zettelkasten naprawia system notatek

Zettelkasten to w luźnym tłumaczeniu „pudełko z notatkami” i właśnie za pomocą takich narzędzi Luhmann porządkował swoją wiedzę.

Metoda ma bardzo proste zasady:

1. Notatki są autonomiczne – jedna notatka = jeden pomysł, pojęcie, ciekawostka… Twórz notatki tak małe, że gdyby trzeba było je przepisać na kartkę, zmieściłyby się na jednej fiszce fizycznego katalogu (takiego jak na zdjęciu).

2. Notatki mają unikalne identyfikatory – Luhmann stosował liczby, ale równie dobrze identyfikatorem może być data i godzina stworzenia notatki.

3. Notatki zapisuj własnymi słowami – notatka nie jest kompletna, jeśli jest wyłącznie cytatem. Zawsze wytłumacz, jak ją rozumiesz.

4. Notatki zawsze łącz między sobą – tworząc notatkę, zawsze (powtarzam ZAWSZE) znajdź inną, z którą możesz tę nową powiązać. Pamiętaj, że nie ma notatek sierot, wszystkie mają być ze sobą w jakiś sposób połączone (chodzi o odniesienia tematyczne pomiędzy nimi). W ten sposób budujesz system, w którym wszystkie pomysły leżą obok siebie, a dodatkowo na bieżąco poszerzasz wiedzę.

5. Notatki łącz kontekstem, nie kategorią – zapomnij o ogólnych pojęciach, jak „motywacja”, „produktywność” czy „marketing”. Pod hasłem „produktywność” znajdziesz przecież mnóstwo tematów – od „jak się koncentrować” po „w jakim programie do zadań pracować”. Istotą Zettelkasten jest pracowanie na tagach, które odnoszą się do konkretnego tematu, a nie całej kategorii. Zastanów się, w jakim znaczeniu w przyszłości możesz chcieć znaleźć tę notatkę. Bardziej prawdopodobne, że będziesz szukać „płatków róży”, kojarząc je z ozdobą czy ze składnikiem kulinarnym? To właśnie kontekst. Jeśli chcesz wiedzieć, jak dobrze tagować notatki w tej metodzie, koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Jak wygląda notatka w systemie Zettelkasten?

Oryginalne notatki twórcy metody, Niklasa Luhmanna

Jak widzisz, w Zettelkasten nie chodzi o to, żeby mieć miliard niepołączonych ze sobą (ani „na papierze”, ani w głowie) treści, ale raczej by tworzyć siatkę wiedzy. Dlatego struktura notatki (albo Zettela) jest specyficzna. Każda notatka ma:

1. Unikalny identyfikator – czyli krótką nazwę, po której można ją znaleźć. Może to być numer katalogowy albo, jeśli notujesz elektronicznie, data dodania notatki do systemu.

2. Źródło – jak w dobrej naukowej metodzie – musisz wiedzieć, skąd wziął się pomysł. Dlatego zawsze dodawaj źródło.

3. Tag – NIE ogólna kategoria, ale szczegółowy tag, dzięki któremu możesz znaleźć grupę notatek dotyczących jednej idei, choć niekoniecznie połączonych ze sobą bezpośrednio. Tagów nie wymyśla się wcześniej, powstają na bieżąco w trakcie dodawania kolejnych „karteczek” do naszego systemu. Jedna notatka może mieć więcej niż jeden tag.

4. Treść – czyli jeden pomysł lub ideę – pamiętaj, że należy zapisać ją swoimi słowami!

5. Własne przemyślenia (opcjonalnie) – Zettelkasten pozwala (a wręcz zachęca) do tego, by do właśnie przyswojonej treści dopisywać swoje odczucia na jej temat.

6. Połączenie z inną notatką – należy je wskazać: wpisując identyfikator notatki (jeśli notujesz ręcznie) lub linkując do niej w programie. Możesz dopisać też, dlaczego łączysz ze sobą wybrane notatki.

Baza wiedzy w metodzie Zettelkasten

Budowanie bazy wiedzy w tej metodzie jest bardzo proste i przypomina nieco GTD. Jeśli korzystasz z elementów GTD w swojej pracy, poczujesz się jak w domu.

Baza wiedzy składa się z trzech elementów:

1. Inbox – czyli miejsce, do którego wpadają wszystkie pomysły i notatki przed obróbką. Może to być np. cytat, który cię inspiruje, ale też cały artykuł, w którym podkreślone fragmenty nadają się potem do przerobienia na pojedyncze Zettele. Forma jest dowolna – elektroniczna „skrzynka podawcza”, notes z notatkami z książki, co chcesz. Inbox ma ułatwić ci szybkie rejestrowanie pomysłów „na brudno”, bez konieczności zamieniania ich od razu w pełnoprawne notatki. Dzięki temu nie tracisz czasu podczas czytania książki, artykułu czy słuchania podcastu. Zbiór uporządkuj np. raz w tygodniu.

2. Zettelkasten – czyli właściwy katalog: tu trzymasz wszystkie notatki. Pamiętaj, że w tej metodzie nie tworzy się skomplikowanej struktury kategorii. Najważniejsze, by notatki były ze sobą połączone i miały dobre, szczegółowe tagi.

3. Baza źródeł – czyli zbiór wszystkich książek, podcastów, youtube’ów i innych, w których znalazłeś informacje. Szczególnie ważna, jeśli chcesz później wykorzystać je np. w pracy naukowej.

Aplikacje do Zettelkasten

Jeśli jesteś jak ja i oprócz zapalenia się do nowego pomysłu od razu myślisz: „Czy są do tego aplikacje?”, to oczywiście służę pomocą:

THE ARCHIVEOficjalna aplikacja od twórców Zettelkasten.de. Prosty system do robienia notatek.
ROAMJedna z najlepszych aplikacji do Zettelkasten, polecana przez wielu fanów metody. Na minus brak wersji mobilnej (na razie). Płatna.
ZETTLRDość prosty edytor z wbudowaną możliwością linkowania pomiędzy notkami. Dostępny tylko na iOS.
TRELLORównież ten prosty system może z powodzeniem służyć jako Zettelkasten, tu znajdziesz instrukcję.
EVERNOTEZettelkasten w Evernote? Ależ proszę bardzo, nie ma problemu! Wprawdzie trzeba się trochę napracować, ale jeśli używasz Evernote, to możesz próbować. Tu więcej info na ten temat.
NOTIONTak, na pewno są lepsze programy do zarządzania wiedzą w tej metodzie, ale jako osoba totalnie zakochana w Notion nie mogłam sobie odmówić stworzenia template’a właśnie pod ten program! Wkrótce na YouTubie pojawi się też film o moim setupie.

Pierwsze tygodnie z Zettelkasten

Mój setup w Notion. Wkrótce więcej na jego temat.

Jestem pod ogromnym wrażeniem jak Zettelkasten zmienia przyswajanie przeze mnie nowych wiadomości.

Po pierwsze, wszystko czytam dużo uważniej, wyszukując w treściach elementy, które mogę dodać do systemu. Znajduję nowe pomysły dosłownie wszędzie – nie tylko w tak oczywistych miejscach, jak książki czy podcasty! Ostatnio zapisałam Zettela z… Instastories. ;)

Po drugie, dużo łatwiej robi mi się notatki (czyli bardziej chce mi się je robić – nie oszukujmy się…), bo wiem, że nie muszę opisywać ogromnych koncepcji ani streszczać książki. Wystarczy, że wyciągnę i zanotuję „samo mięso”.

Po trzecie, mocno korzystam z jednej z zaawansowanych metod Zettelkasten, w której do notatki mogę dodać wyjaśnienie, dlaczego łączę ją z inną. Bardzo systematyzuje mi to wiedzę i pozwala naprawdę rozumieć, a nie tylko chomikować to, czego się uczę.

Zettelkasten dla blogerów i pracowników wiedzy – do czego się przydaje?

Myślę, że do tej pory masz już 100% przekonania o przydatności tego systemu w codziennej pracy. Ale jeśli jeszcze nie, oto kilka powodów:

1. Zettelkasten ułatwia tworzenie contentu – jeśli piszesz, nagrywasz podcasty czy wideo, to pewnie często mierzysz się z brakiem pomysłów. Dzięki Zettelkasten dużo łatwiej znajdziesz inspirację.

2. Zettelkasten ułatwia tworzenie produktów online – w dokładnie taki sam sposób metoda mocno wspiera tworzenie większych projektów, jak kursy czy e-booki – szczególnie jeśli porządnie przyłożysz się do tego, by skatalogować wiedzę w dobry sposób.

3. Zettelkasten ułatwia uczenie się – ponieważ my, pracownicy wiedzy, uczymy się nieustannie, a metoda wspiera efektywne przyswajanie treści – w konsekwencji też lepszą pracę.

4. Zettelkasten zmienia sposób, w jaki konsumujesz treści – jeśli zdarza ci się „ćpać wiedzę”, dzięki Zettelkasten będziesz to robić z większą uwagą. Sama zauważyłam, że zaczynając nową książkę czy artykuł, przeglądam najpierw swoją (na razie skromną) bazę, żeby sprawdzić, jak to się ma do tego, co już wiem (a raczej wie mój system).

5. Zettelkasten ułatwia precyzyjne wyrażanie myśli – ponieważ każdą notatkę trzeba podsumować, a ze źródła wyciągnąć naprawdę konkret, Zettelkasten wprost wpływa na jakość tego, co tworzysz – i to znacznie!


I jak ci się podoba Zettelkasten? Spróbujesz zmierzyć się z tą metodą czy to nie dla ciebie? Koniecznie daj znać!