Przyjęło się myśleć, że tylko bardzo zajęci ludzie sukcesu mogą mieć wypchane terminarze. Tymczasem wszyscy ogarniamy równie dużo spraw codziennie, po prostu nie zawsze są to fuzje i przejęcia. ;)
Żeby ci to udowodnić, dziś w Life Geeku mój ulubiony rodzaj wpisów, czyli 100% mięsa w mięsie - przykłady aż 92 zadania, zagadnienia i sprawy, które powinny znaleźć się w twoim systemie planowania i organizacji.
Trójpodział organizacji
Zanim przejdziemy do samych przykładów, krótkie przypomnienie lifegeekowego trójpodziału organizacji zadań.
W ramach dobrej organizacji wyróżniam:
- kalendarz - do wydarzeń i spotkań
- planner - do projektów i zadań
- notatnik - do wishlist i różnych pomysłów
Więcej na ten temat pisałam na lifegeekowym Instagramie (który ogólnie jest najlepszym miejscem do szybkiego kontaktu i mniejszych porcji wiedzy, tipów i hacków)
Zgodnie z tym trójpodziałem uporządkowałam całą listę pomysłów na zadania, dzięki czemu od razu widać, co przynależy do którego z działów.
Starałam się uwzględnić większość moich zadań. Dodałam też te, których na co dzień nie robię - np. związane z dziećmi, których nie mam. Natomiast jeśli czujesz, że czegoś ci w tej liście brakuje - potraktuj ją jako inspirację do tego, by zrobić własną.
WAŻNE! Nie musisz próbować ogarniać tego wszystkiego od razu! W Hackbooku: Planowanie i Organizacja uczę, jak sobie tę codzienność poukładać bez wyrywania włosów z głowy i przytłoczenia. Tu chcę tylko pokazać, że każdemu z nas w głowie "wiszą" różnego rodzaju zadania, którym dużo lepiej będzie w zewnętrznym systemie.
Kalendarz
Zadania w kalendarzu mają konkretną datę i godzinę, a więc czas na nie na 100% "jest zaklepany". Nie wpisuję np. do kalendarza filmu, na który chciałabym pójść, ale jeszcze nie kupiłam na niego biletów (wpisuję to jako zadanie "Kup bilety na film X", a następnie dopiero przerzucam do kalendarza, gdy znam datę i godzinę). Dzięki temu mam pewność, że w kalendarzu znajdę nieprzesuwalne, dokładne terminy i mogę na ich podstawie budować tygodniową siatkę.
O tym, jak taką siatkę zbudować i dlaczego warto w ten sposób rozdzielić od siebie zadania i wydarzenia, dowiesz się oczywiście z Hackbooka: Planowanie i Organizacja.
WAŻNE DATY:
- Urodziny rodziny
- Imieniny rodziny
- Urodziny przyjaciół
- Święta państwowe i religijne (jeśli używasz kalendarza Google, dodasz je automatycznie)
- Uroczystości (przyjęcia urodzinowe i imieninowe, śluby)
- Ważne rocznice (ślubu, pierwszej randki itp.)
- Urlop ;)
- Wyjazdy dzieci (wycieczki, wakacje itp.)
- Rocznica zatrudnienia (aby pójść po podwyżkę lub ją dać, jeśli jesteś szefem)
- Niedziele handlowe
WIZYTY:
Wizyty wpisuję do kalendarza jak tylko otrzymam termin. Nie biorę żadnych karteczek, nie czekam na przyjście do domu. Do lekarza czy fryzjera umawiam się od razu po poprzedniej wizycie i natychmiast wpisuję to na komórce do kalendarza.
- Wizyta u lekarza
- Wizyta u fryzjera
- Wizyta u kosmetyczki / barbera
- Wizyta u weterynarza
- Wizyta w urzędzie (jeśli jest ustawiona na konkretną datę i godzinę)
- Odbiór dokumentów (w urzędzie, w innym miejscu)
- Wizyta u mechanika (jeśli jest ustawiona na konkretną datę i godzinę)
- Wizyty fachowców od napraw (hydraulik, elektryk itp.)
- Inne wizyty (np. w banku, jeśli ustawione są na konkretną datę i godzinę)
SPOTKANIA I WYJŚCIA:
- Spotkania towarzyskie (imprezy, wyjścia na kawę itp.)
- Rezerwacje, np. stolika w restauracji
- Spotkania zawodowe (rozmowy o pracę, spotkania biznesowe itp.)
- Regularne spotkania i check-iny w pracy (np. daily standup)
- Wyjścia kulturalne (kino, teatr itp.) - jeśli masz kupiony bilet
- Imprezy sportowe - jeśli masz kupiony bilet
- Konferencje i szkolenia biznesowe, na które jesteś zapisany (!) (również szkolenia online - po zapisaniu się na webinar wpisuję go do kalendarza nawet, jeśli dostanę maila z przypomnieniem)
- Wydarzenia związane z hobby (np. targi)
ZAJĘCIA I CZAS WOLNY:
- Zajęcia pozalekcyjne dzieci (jeśli mają konkretną datę i godzinę)
- Zajęcia sportowe (np. fitness, treningi itp., jeśli mają konkretną datę i godzinę)
- Inne zajęcia związane z hobby (warsztaty, spotkania itp., jeśli jestem zapisana i mają konkretną datę i godzinę)
Planner
W plannerze zapisuję zadania. Zadanie to akcja do wykonania, która może być przypisana do danego dnia, ale już niekoniecznie do godziny. Dlatego, by nie mylić jej z wydarzeniem, oddzielam ją od pierwszej kategorii.
Dom i życie
- Porządki domowe - szczególnie jeśli ze sprzątaniem jesteś na bakier, jak ja. ;) Żeby zachować minimum potrzebnych do życia warunków, wszystkie terminy okołoporządkowe wpisuję do plannera i ustawiam im terminy, np. co miesiąc lub co 2-3 tygodnie;
- Sprawdzanie terminów produktów spożywczych - minimum raz w miesiącu przeglądam wszystkie produkty spożywcze i wyrzucam te, które się przeterminowały;
- Terminy podlewania roślin - jak wyżej, szczególnie jeśli wymagają dłuższych okresów bez podlewania (np. tydzień-dwa);
- Remonty i naprawy;
- Ściągnięcie ozdób świątecznych - żeby nie wisiały aż do następnych świąt (;));
- Planowanie posiłków (najczęściej razem z planowaniem tygodnia);
- Przegląd szafy (minumum 2x w roku - wyrzucam co niepotrzebne, dopisuję rzeczy do kupienia do listy w notesie);
- Wymiana filtrów (w oczyszczaczu, w dzbanku filtrującym itp.);
- Wymiana pościeli;
- Wymiana ręczników;
- Odnowienie ważnych dokumentów (np. prawo jazdy, dowód osobisty) - wpisuję na minimum miesiąc wcześniej, żeby mieć czas spokojnie się tym zająć;
Zdrowie
- Koniec terminu badań kontrolnych (żeby umówić się na następne);
- Sprawdzenie terminów leków - co najmniej raz na kwartał;
- Uzupełnienie leków (na kilka dni przed terminem);
- Uzupełnienie leków dla zwierząt (odrobaczenie, preparaty na kleszcze, inne);
- Koniec terminu ważności otwartych kosmetyków (termin ważności otwartego kosmetyku nie równa się jego terminowi ważności!);
Finanse
- Opłaty za media (o ile nie są zautomatyzowane)
- Opłaty za czynsz (o ile nie są zautomatyzowane)
- Raty kredytów (o ile nie są zautomatyzowane)
- Przedłużenie ubezpieczenia na dom
- Przedłużenie polisy samochodowej
- Przedłużenie ubezpieczenia na życie
- Podsumowanie domowego budżetu
- Zaplanowanie domowego budżetu
Praca
- Start nowego projektu
- Start kampanii promocyjnej
- Planowanie dostarczenia konkretnych materiałów marketingowych
- Daty przygotowania treści
- Daty publikacji treści
- Daty publikacji treści w mediach społecznościowych
- Daty akcji specjalnych
- Deadline'y na oddanie całości lub części projektu
- Daty wprowadzenia poprawek
- Daty oczekiwanych odpowiedzi od klientów (np. na maila)
- Daty ponownego kontaktu z klientami
- Podsumowanie projektu
- Zakończenie projektu
- Terminy płatności faktur (od klienta i naszych)
- Terminy płatności cyklicznych (opłaty za sprzęt, leasingi) - jeśli nie są automatyczne
- Terminy płatności danin państwowych (ZUS, podatki itp.)
- Inne, specyficzne zadania związane z wykonywanym zawodem
Rozrywka i czas wolny
- Rezerwacja wakacji / urlopów / noclegów - zaplanowana co najmniej 2-3 miesiące wcześniej, jeśli chodzi o oblegane terminy, np. wakacje czy długie weekendy
- Przejrzenie kin / teatrów i zaplanowanie wyjść na ten miesiąc
- Przejrzenie dat premiery ulubionych gier / książek itp. i zaplanowanie zakupów
- Czas dla siebie
- Czas dla rodziny
- Konkretne działania związane z hobby
Zadania cykliczne
- Przegląd i podsumowanie roku
- Przegląd i podsumowanie kwartału
- Przegląd i podsumowanie miesiąca
- Przegląd i podsumowanie tygodnia
Notatnik
Notatnik to miejsce na wszystkie listy, pomysły i elementy, których nie da się (jeszcze) wpisać ani do kalendarza, ani do plannera. Zamiast zostawiać je w głowie, możesz zostawić je w... swoim zewnętrznym mózgu, czyli notatniku właśnie! :)
- Lista książek do przeczytania
- Lista filmów / seriali do obejrzenia
- Lista gier do zagrania
- Lista wydarzeń kulturalnych
- Lista restauracji do odwiedzenia
- Lista miejsc do odwiedzenia
- Lista osób do odwiedzenia
- Lista potraw do spróbowania
- Lista celów
- Lista rzeczy do kupienia
- Lista rzeczy do spakowania na wyjazd (jak to zrobić dobrze, dowiesz się m.in. tutaj)
Sporo, co?
No właśnie. Nawet jeśli odejmiesz niektóre, specyficzne dla biznesu czy pracy zawodowej sprawy i tak większość z nich i tak masz codziennie "na radarze".
Nie lepiej byłoby sobie je od razu, dobrze poukładać i przestać działać w chaosie? No właśnie.
Tu z pomocą przychodzi mój Hackbook: Planowanie i Organizacja, który zajmuje się właśnie tym - dobrym poukładaniem codzienności, by potem mieć więcej czasu na marzenia, plany, odpoczynek i wszystko to, co ważne.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak zmieścić te nieszczęsne 92 zadania w swoim systemie i nie zwariować - Hackbook ci w tym pomoże! :)
