Przyjęło się myśleć, że tylko bardzo zajęci ludzie sukcesu mogą mieć wypchane terminarze. Tymczasem wszyscy ogarniamy równie dużo spraw codziennie, po prostu nie zawsze są to fuzje i przejęcia. ;)
Żeby ci to udowodnić, dziś w Life Geeku mój ulubiony rodzaj wpisów, czyli 100% mięsa w mięsie – przykłady aż 92 zadania, zagadnienia i sprawy, które powinny znaleźć się w twoim systemie planowania i organizacji.
Trójpodział organizacji
Zanim przejdziemy do samych przykładów, krótkie przypomnienie lifegeekowego trójpodziału organizacji zadań.
W ramach dobrej organizacji wyróżniam:
- kalendarz – do wydarzeń i spotkań
- planner – do projektów i zadań
- notatnik – do wishlist i różnych pomysłów
Więcej na ten temat pisałam na lifegeekowym Instagramie (który ogólnie jest najlepszym miejscem do szybkiego kontaktu i mniejszych porcji wiedzy, tipów i hacków)
Zgodnie z tym trójpodziałem uporządkowałam całą listę pomysłów na zadania, dzięki czemu od razu widać, co przynależy, do którego z działów.
Starałam się uwzględnić większość moich zadań. Dodałam też te, których na co dzień nie robię – np. związane z dziećmi, których nie mam. Natomiast jeśli czujesz, że czegoś ci w tej liście brakuje – potraktuj ją jako inspirację do tego, by zrobić własną.
KALENDARZ
Zadania w kalendarzu mają konkretną datę i godzinę, a więc czas na nie na 100% „jest zaklepany”. Nie wpisuję np. do kalendarza filmu, na który chciałabym pójść, ale jeszcze nie kupiłam na niego biletów (wpisuję to jako zadanie „Kup bilety na film X”, a następnie dopiero przerzucam do kalendarza, gdy znam datę i godzinę). Dzięki temu mam pewność, że w kalendarzu znajdę nieprzesuwalne, dokładne terminy i mogę na ich podstawie budować tygodniową siatkę.
Ważne daty
- Urodziny rodziny;
- Imieniny rodziny;
- Urodziny przyjaciół;
- Święta państwowe i religijne (jeśli używasz kalendarza Google, dodasz je automatycznie);
- Uroczystości (przyjęcia urodzinowe i imieninowe, śluby);
- Kliknij, by uzyskać dostęp do pozostałych przykładów związanych z ważnymi datami.
Wizyty
Wizyty wpisuję do kalendarza, jak tylko otrzymam termin. Nie biorę żadnych karteczek, nie czekam na przyjście do domu. Do lekarza czy fryzjera umawiam się od razu po poprzedniej wizycie i natychmiast wpisuję to na komórce do kalendarza.
- Wizyta u lekarza;
- Wizyta u fryzjera;
- Wizyta u kosmetyczki / barbera;
- Wizyta u weterynarza;
- Wizyta w urzędzie (jeśli jest ustawiona na konkretną datę i godzinę);
- Kliknij, by uzyskać dostęp do pozostałych przykładów związanych z wizytami.
Spotkania i wyjścia
- Spotkania towarzyskie (imprezy, wyjścia na kawę itp.);
- Rezerwacje, np. stolika w restauracji;
- Spotkania zawodowe (rozmowy o pracę, spotkania biznesowe itp.);
- Regularne spotkania i check-iny w pracy (np. daily standup);
- Wyjścia kulturalne (kino, teatr itp.) – jeśli masz kupiony bilet;
- Kliknij, by uzyskać dostęp do pozostałych przykładów związanych ze spotkaniami i wyjściami.
Zajęcia i czas wolny
- Zajęcia pozalekcyjne dzieci (jeśli mają konkretną datę i godzinę);
- Zajęcia sportowe (np. fitness, treningi itp., jeśli mają konkretną datę i godzinę);
- Inne zajęcia związane z hobby (warsztaty, spotkania itp., jeśli jestem zapisana
i mają konkretną datę i godzinę).
PLANNER
W plannerze zapisuję zadania. Zadanie to akcja do wykonania, która może być przypisana do danego dnia, ale już niekoniecznie do godziny. Dlatego, by nie mylić jej z wydarzeniem, oddzielam ją od pierwszej kategorii.
Dom i życie
- Porządki domowe – szczególnie jeśli ze sprzątaniem jesteś na bakier, jak ja. ;)
Żeby zachować minimum potrzebnych do życia warunków, wszystkie terminy okołoporządkowe wpisuję do plannera i ustawiam im terminy, np. co miesiąc lub co 2-3 tygodnie; - Sprawdzanie terminów produktów spożywczych – minimum raz w miesiącu przeglądam wszystkie produkty spożywcze i wyrzucam te, które się przeterminowały;
- Terminy podlewania roślin – jak wyżej, szczególnie jeśli wymagają dłuższych okresów bez podlewania (np. tydzień, dwa);
- Remonty i naprawy;
- Planowanie posiłków (najczęściej razem z planowaniem tygodnia);
- Kliknij, by uzyskać dostęp do pozostałych przykładów związanych ze domem i życiem.
Zdrowie
- Koniec terminu badań kontrolnych (żeby umówić się na następne);
- Sprawdzenie terminów leków – co najmniej raz na kwartał;
- Uzupełnienie leków (na kilka dni przed terminem);
- Uzupełnienie leków dla zwierząt (odrobaczenie, preparaty na kleszcze, inne);
- Koniec terminu ważności otwartych kosmetyków (termin ważności otwartego kosmetyku nie równa się jego terminowi ważności!).
Finanse
- Opłaty za media (o ile nie są zautomatyzowane);
- Opłaty za czynsz (o ile nie są zautomatyzowane);
- Raty kredytów (o ile nie są zautomatyzowane);
- Przedłużenie ubezpieczenia na dom;
- Przedłużenie polisy samochodowej;
- Kliknij, by uzyskać dostęp do pozostałych przykładów związanych z finansami.
Praca
- Start nowego projektu;
- Start kampanii promocyjnej;
- Planowanie dostarczenia konkretnych materiałów marketingowych;
- Daty przygotowania treści;
- Daty publikacji treści;
- Kliknij, by uzyskać dostęp do pozostałych przykładów związanych z pracą.
Rozrywka i czas wolny
- Rezerwacja wakacji / urlopów / noclegów – zaplanowana co najmniej 2-3 miesiące wcześniej, jeśli chodzi o oblegane terminy, np. wakacje czy długie weekendy;
- Przejrzenie kin / teatrów i zaplanowanie wyjść na ten miesiąc;
- Przejrzenie dat premiery ulubionych gier / książek itp. i zaplanowanie zakupów;
- Czas dla siebie;
- Czas dla rodziny;
- Konkretne działania związane z hobby.
Zadania cykliczne
- Przegląd i podsumowanie roku;
- Przegląd i podsumowanie kwartału;
- Przegląd i podsumowanie miesiąca;
- Przegląd i podsumowanie tygodnia.
NOTATNIK
Notatnik to miejsce na wszystkie listy, pomysły i elementy, których nie da się (jeszcze) wpisać ani do kalendarza, ani do plannera. Zamiast zostawiać je w głowie, możesz zostawić je w… swoim zewnętrznym mózgu, czyli notatniku właśnie! :)
- Lista książek do przeczytania;
- Lista filmów / seriali do obejrzenia;
- Lista gier do zagrania;
- Lista potraw do spróbowania;
- Lista rzeczy do spakowania na wyjazd (jak to zrobić dobrze, dowiesz się m.in. tutaj).
- Kliknij, by uzyskać dostęp do pozostałych przykładów związanych z notatkami.
Sporo, co?
No właśnie. Nawet jeśli odejmiesz niektóre, specyficzne dla biznesu czy pracy zawodowej sprawy i tak większość z nich i tak masz codziennie „na radarze”.
Nie lepiej byłoby sobie je od razu, dobrze poukładać i przestać działać w chaosie?
🔒 GDZIE POZOSTAŁE 39 ZADAŃ?
To tylko część listy zadań, którą dla ciebie przygotowałam. Pozostałe 39 zadań, które powinny znaleźć się w twoim systemie planowania i organizacji znajdziesz w e-booku, będącym częścią pakietu efektywnego freelancera:
