Nie ma dobrego zorganizowania bez wcześniejszego zrozumienia, jak pracujemy, co nas rozprasza i jak wykorzystujemy czas. Dlatego dziś w narzędziowniku Life Geek przedstawiam jedną z najważniejszych dla mnie aplikacji do organizacji pracy, czyli Rescue Time.

Ten tekst jest częścią miesiąca tematycznego o organizacji pracy. Tradycyjnie, na lifegeekowym Instagramie znajdziesz wiele dodatkowych tipów i lifehacków, a zapisani do newslettera otrzymają dodatkowe materiały.

Czym jest Rescue Time?

O aplikacji pisałam już kilka razy, ostatnio wspominając o nim przy okazji narzędzi, które wspierają mnie w organizacji pracy. Rescue Time to nic innego jak strona, a także aplikacja i wtyczka do przeglądarki w jednym, która… śledzi jak bardzo produktywni jesteśmy. I z brutalną szczerością pokazuje potem, ile i na co zmarnowaliśmy czasu.

Uwaga! Wszystkie linki prowadzące do Rescue Time są linkami affiliacyjnymi. Nigdy nie polecam niczego, czego naprawdę nie cenię, a jeśli zarejestrujesz się przez ten link, wesprzesz rozwój Life Geek. Dziękuję!

Po co monitorować pracę?

To proste – żeby wiedzieć, jak pracować produktywniej! Peter Drucker, jeden z najbardziej znanych myślicieli i teoretyków zarządzania XX wieku wskazał monitorowanie czasu, diagnozowanie co w nim nie działa i reorganizację czasu tak, by robić tylko ważne zadania w niedługim czasie za jedne z najważniejszych elementów produktywności.

Z efektywną pracą jest podobnie jak z dowolnym celem, który chcesz osiągnąć – żeby wiedzieć, czy poruszasz się w dobrym kierunku, musisz mierzyć postępy. Bez pomiarów nie jesteś w stanie powiedzieć, czy cokolwiek się zmieniło, obojętnie czy próbujesz się odchudzać, odkładać pieniądze czy uczyć się pracować wydajniej.

Dzięki Rescue Time czarno na białym zobaczysz, jak to co zaplanowałeś w ciągu dnia ma się do tego, co naprawdę zrobiłeś. Gdzie w internecie zmarnowałeś najwięcej czasu i czemu znowu nie udało ci się skończyć tego super ważnego zadania na czas.

Jak dokładnie działa Rescue Time?

Rescue Time to aplikacja komputery z systemem Windows i te od firmy Apple, a także aplikacja na smartfony (iOS i Android) oraz wtyczka do najpopularniejszych przeglądarek.

Po zainstalowaniu zaczyna zbierać dane o tym, na jakie strony wchodzimy lub na jakich programach pracujemy (jeśli masz wątpliwości co do prywatności działań Rescue Time, koniecznie sprawdź ten wpis od twórców), a następnie zbiera je w mniej (wersja bezpłatna) lub bardziej (wersja płatna) szczegółowe raporty dotyczące naszej produktywności.

Rescue Time pozwala na dostosowanie do naszego trybu pracy i codziennych zadań:

  • synchronizuje się niezależnie od urządzenia, na jakim pracujemy – pod warunkiem, że na każdym z nich zainstalowany jest Rescue Time;
  • umożliwia kategoryzowanie stron i programów według własnych preferencji dotyczących produktywnościRescue Time kategoryzuje pracę od bardzo rozpraszającej po super produktywną, ale nie jest nieomylny. Co, jeśli praca na Facebooku jest produktywna w niektórych wypadkach (na przykład kiedy wykonujesz zadania dla klienta?) – możesz zmienić te kategorie na takie, które będą bardziej odpowiadać twojemu stylowi pracy;
Jak widać, mogę ustawić strony, których normalnie Rescue Time nie rozpoznaje według własnych preferencji. Mój psiarski podcast to zdecydowanie rzecz, którą chcę się zajmować, więc jest w „very productive”.
  • można ustawić go na konkretne godziny lub wyfiltrować godziny pracy – jeśli nie chcesz śledzić wszystkiego, co robisz na komputerze, możesz ustawić godziny pracy. A jeśli wolisz sprawdzać wszystko, ale wiedzieć, jak poradziłeś sobie w godzinach pracy, możesz ustawić filtr, by Rescue Time pokazywał ci jak spędzasz czas w biurze i poza nim;
Czas spędzony w pracy vs. czas spędzony poza pracą. Jak widać, w tym dniu szczególnie dobrze poszło mi nie pracowanie po 16. :)
  • pozwala mierzyć cele związane z produktywnością – i tu po raz kolejny kłania się Drucker, który mówi: „If something gets measured, gets managed”, czyli – jeśli chcesz naprawdę się czymś zająć, musisz umieć to zmierzyć. W Rescue Time ustawisz zarówno cele pozytywne (więcej niż X godzin produktywnej pracy albo pracy nad konkretnym zadaniem) i negatywne (mniej niż X czasu w miejscach, które rozpraszają, np. w social media czy na komunikatorach);
Cele pomagają mi sprawdzić, jak poradziłam sobie danego dnia. Jak widać, moim celem jest co najmniej 3:30 (docelowo ok. 4) godziny pracy w wysokim skupieniu (to jest akurat całkiem sporo!).
  • udostępnia szczegółowe raporty – czyli sedno całej sprawy! Dzięki aplikacji nie tylko sprawdzisz, ile procent czasu spędziłeś na sprawach produktywnych, ale także szczegółowo pokaże ci, w których dniach i godzinach najlepiej sobie radzisz;
  • wersja płatna: umożliwia blokowanie wybranych stron w internecie, podobnie jak Stay Focusd;
  • wersja płatna: umożliwia logowanie czasu spędzonego offline, a więc dodanie godzin spotkań czy sprawunków na mieście.

Jak korzystam z Rescue Time?

Na początku Rescue Time był dla mnie produktywnym lustrem. Mogłam zobaczyć, gdzie marnuję czas i w jakich godzinach lub dniach jestem najbardziej produktywna. Oczywiście przydała się też (i to bardzo…) informacja o tym, jak i gdzie marnuję swój czas, by móc skutecznie te miejsca zablokować.

Czy to się przydało? Oczywiście! Kiedy zaczynałam korzystać z Rescue Time, mój dzień potrafił wyglądać tak, jak poniżej. Naprawdę, zupełnie serio, potrafiłam osiągnąć 40/100 (albo i mniej!) productivity pulse (ogólna miara produktywności w Rescue Time) czyli na 100% czasu pracy pracować mniej niż połowę godzin!

Teraz, dzięki pracy nad sobą, sensownym blokowaniu rozproszeń i ustalaniu priorytetów, mój productivity pulse to około 80, czasem 70% w ciągu dnia. Czy to jedynie zasługa Rescue Time? Zdecydowanie nie, ale jego regularne używanie na pewno przyczyniło się do wyniku.

Teraz Rescue Time jest nie tyle batem nad moją głową, co narzędziem do eksperymentów (jak na prawdziwego life geeka przystało!):

  • praca od samego rana vs. praca po porannych rytuałach – ten eksperyment jest ciągle w mocy, ze względu na wyjątkowy sytem pracy obecnie (praca nad kursem o skupieniu);
  • efektywność pracy rano vs. efektywność po obiedzie / spacerze z psami – ile i jak jestem w stanie zrobić rano vs. po krótkim odpoczynku;
  • efektywność pracy w różnych miejscach – czy lepiej pracować z biura, z kanapy w salonie czy może z kawiarni – sprawdzając konkretne godziny w ciągu dnia mogę z dużą pewnością powiedzieć, kiedy pracuje mi się najbardziej produktywnie.

Zdecydowanie nie traktuję Rescue Time jako konkursu, w którym ścigam się sama z sobą i swoją produktywnością – i odradzam takie podejście do pracy, bo najzwyczajniej w świecie nie da się być produktywnym przez cały czas. Natomiast by zmieniać, poprawiać i ulepszać nasze procesy i to, w jaki sposób pracujemy, nadaje się idealnie.

Czy płacić za Rescue Time?

Czyli czym się różni wersja bezpłatna od płatnej. Moim zdaniem do podstawowej orientacji w naszych komputerowo-internetowych zwyczajach w zupełności wystarczy wersja bezpłatna.

Wersja płatna oferuje m.in. logowanie czasu offline (przyda się, gdy dużo chodzisz na spotkania i chcesz wiedzieć, ile zjadło ci to czasu w ciągu dnia), czy blokowanie konkretnych stron (jeśli nie używasz innych aplikacji, to bardzo dobra funkcja).

Jeśli faktycznie chcesz „wsiąknąć” w optymalizację czasu pracy z pomocą Rescue Time, to wersja płatna oferuje bardziej szczegółowe raporty (np. nie tylko ile czasu spędziłeś na Facebooku, ale także na których konkretnie fan page’ach czy grupach – pomocne, jeśli social media to też twoja praca!).

Nie uważam, żeby wersja płatna była szczególnie mocno potrzebna do organizacji pracy, ale od czasu do czasu uruchamiam dostęp na miesiąc lub dwa, by szczegółowo przyjrzeć się swoim przyzwyczajeniom (na przykład teraz, gdy testuję nowe sposoby na pracę).

Więcej na ten temat znajdziesz na tej podstronie, porównującej oba plany, a spróbować możesz samemu, bo każdy nowy użytkownik otrzymuje 14 dni pakietu premium za darmo.