Jeśli pracujesz w branży IT, to pewnie o oko obiła ci się nie raz i nie dwa idea Daily Standup – spotkania wszystkich w zespole w celu uspójnienia wiedzy, zaplanowania zadań na dany dzień i zidentyfikowania problemów, które mogły się pojawić w trakcie pracy.

Daily Standupy, potocznie nazywane „Daily” albo „Standup” to nie tylko domena programistów, sama pracując jako brand manager czy w zespole marketingowym korzystałam garściami z tego sposobu pracy – unikaliśmy wtedy mnóstwa fuckupów, mogliśmy sobie nawzajem pomagać i planować rzeczy z wyprzedzeniem. Ale też, a może przede wszystkim, mieć czas na to, by ze sobą porozmawiać, zacieśnić więzy i lepiej się poznać.

Daily Standupy to świetne narzędzie, ale też nieco zdradliwe. Bo choć faktycznie na co dzień pracujemy w zespołach, to jednak po tych porannych 15 minutach każdy z nas wraca do swojego biurka i zostaje sam z zadaniami, wyzwaniami, problemami. I trzeba sobie jakoś radzić. Zresztą nie tylko w pracy, bo tak samo jest przecież z naszymi planami i priorytetami w życiu osobistym.

W metodologii GTD (Getting Things Done) takimi osobistymi „checkami” są przeglądy tygodniowe. Można porównać je do Weekly Standup, czyli spotkań roboczych raz w tygodniu. Różnią się od scrumowych daily również tym, że robisz je… sam ze sobą.

I choć nie praktykuję w 100% GTD, nie wyobrażam sobie tygodnia bez dobrego przeglądu.

Po co robić przeglądy tygodniowe?

Przegląd tygodniowy to nie tylko przesuwanie i odznaczanie zadań w twoim ulubionym narzędziu do planowania. To mylne rozumienie zarówno samego narzędzia, jak i całej idei osobistej produktywności.

Przegląd tygodniowy to spotkanie z samym sobą. To taki czas, w którym być „na bieżąco”, zatrzymujesz się na chwilę i przeglądasz wszystkie swoje projekty, obowiązki i plany na nadchodzący tydzień. Sprawdzasz, co jest jeszcze ciągle aktualne, a co już się przeterminowało. Oczywiście, planujesz również z grubsza cały tydzień, ale to moim zdaniem nie jest najważniejsza rzecz w tygodniowym przeglądzie.

Dużo cenniejsza jest świadome podejście do obowiązków, planów i celów. Przełączenie się z trybu wykonywania zadań, na tryb, w którym oceniasz, sprawdzasz i wymyślasz nowe sposoby na osiągnięcie tego, co masz w planach. To czas na zaplanowanie małych kroczków, które teraz wydają się błahe, ale za kilka miesięcy czy lat mogą urosnąć do czegoś ogromnego i ważnego.

Jak zabrać się do przeglądu tygodniowego?

Jeśli pracujesz w miejscu, które kultywuje zwinne metodyki pracy, to masz już trochę pracy za sobą. Wiesz, jak wyglądają takie spotkania i po co je się robi, myślę też że rozumiesz dlaczego są potrzebne. Przeglądy tygodniowe mają nieco inną strukturę, ale sama idea będzie dla ciebie łatwiejsza do przełknięcia.

Przegląd tygodniowy robimy oczywiście… Na koniec tygodnia. Czy będzie to koniec tygodnia roboczego (piątek), czy koniec tygodnia w ogóle (niedziela), to już zależy od ciebie. Ważne, żeby ustalić konkretny dzień i – jeśli to możliwe – konkretną godzinę na taki przegląd. Wszystko dlatego, że wszystkie działania, które nie generują natychmiastowych efektów, lubią być przez nas spychane na sam koniec listy to-do i prędzej czy później w ogóle wypadają z obiegu. Dlatego konkretna data i godzina to w tym przypadku konieczność.

Przeglądy tygodniowe można robić w kilku opcjach:

  • przegląd wyłącznie zawodowy – tak działałam na początku pracy z systemami produktywności i choć działa to nieźle, to jednak pomija wiele dobrych aspektów przeglądu prywatnego, związanego z własnym samopoczuciem chociażby;
  • przegląd wyłącznie prywatny – można próbować oszacowywać wyłącznie to, co po pracy, ale znów – praca to przynajmniej 40 godzin w tygodniu i unikanie podsumowywania również tego aspektu zdecydowanie nie jest smart;
  • osobne przeglądy dla pracy i osobisty – kiedy pracowałam na etacie, tak właśnie zawsze robiłam. Polecam szczególnie tym osobom, których praca zamyka się właśnie w takich 40 godzinach pracy – gdy nie przeplata się zbytnio z życiem prywatnym (jeździsz do biura, pracujesz na etacie itp.) – żeby sobie nie zawracać głowy pracą w domu i odwrotnie;
  • jeden ogólny przegląd tygodniowy – od kiedy pracuję na własny rachunek, to jest właśnie mój główny tryb pracy z przeglądami tygodniowymi. Jest mi dużo łatwiej podsumowywać i układać cele prywatne i zawodowe w jednym miejscu, bo dużo z nich się przeplata. Zresztą – jak pewnie wiesz – często robię to z premedytacją, by pokazywać ci drogę, którą przechodzę. Tak dzieje się ostatnio chociażby z moim codziennym ruszaniem się w ramach #wyzwanielifegeek.

Wyzwanie na Instagramie. Piszę, jak się motywuję, jak ćwiczę, co działa a co nie. Zapraszam na instagram.com/lifegeek.pl

Jeśli pomyślisz sobie – ZOMG, PRZECIEŻ JA NIE MAM ŻADNYCH SPISANYCH CELÓW, PLANÓW I W OGÓLE NIE JESTEM TAK ZORGANIZOWANY JAK DOŁŻYCKA – to have no fear – przeglądy tygodniowe mogą być dobrym sposobem na wdrożenie się w taki tryb, a nawet jeśli nie – spokojnie możesz je ogarnąć nawet jeśli nie planujesz wszystkiego i zawsze w Nozbe.

Ja też tam byłam. Po prostu zostań ze mną do końca, pokażę ci, jak to ogarnąć.

Jak wygląda przegląd tygodniowy?

I tu, oczywiście (wiem, że tego nie lubisz, ale nie poradzę…) – TO ZALEŻY. Wypracowanie sobie własnego pomysłu na tygodniowy przegląd jest szalenie ważne. Powinno to być wszystko, co pozwoli ci spojrzeć z lotu ptaka na poprzedni i nadchodzący tydzień, a także zastanowić się, jak i czy posuwasz się do przodu w realizacji większych i ważniejszych (nie doraźnych!) zadań.

W dużym skrócie, opierając się na metodologii GTD, przegląd tygodniowy powinien składać się z 3 dużych obszarów:

  • Porządkowanie – czyli pozbywanie się wszystkich zaległości w każdym z Inboxów (miejsc, do których wpadają nowe informacje) – czyli na przykład na liście to-do, w mailu, na biurku, ale także w… głowie.
  • Planowanie – czyli takie potoczne rozumienie przeglądu tygodniowego. Po prostu, niczym pan na włościach, przechadzasz się po swoich wirtualnych grządkach i sprawdzasz, czy wszystko dobrze rośnie. ;) A zupełnie serio – to moment na to, żeby przejrzeć, co udało się już zrobić, czy wszystkie zadania są faktycznie aktualne, jakie mam zobowiązania zawodowe i prywatne na następny tydzień, co robię konkretnie w sprawie moich większych projektów, celów i marzeń;
  • Przyszłe plany i marzenia – czyli przejrzenie i zaplanowanie wszystkich odkładanych do tej pory spraw. Możesz też popuścić wodze fantazji i dopisać do listy celów następne rzeczy.

Oczywiście, jak to na Life Geeku, po wielu testach, próbach i błędach wypracowałam własny system przeglądów tygodniowych, który nie jest modelowy (ale nie stosuję też wprost metodologii GTD), ale fajnie i dobrze działa.

Mój przegląd tygodniowy

Przeglądy tygodniowe robię w niedzielę z samego rana. Bardzo lubię weekendowe poranki, kiedy cały dom jeszcze śpi i mogę wtedy w spokoju zająć się swoimi sprawami. Często wtedy podsumowuję, planuję, knuję – oczywiście mogę to też robić w tygodniu, ale po prostu poranne weekendy mają dla mnie coś z magii i staram się ją wykorzystać na maksa. :)

Elementy przeglądu tygodniowego:

1) PORZĄDKOWANIE

  • czyszczę biurko i parapet – wyrzucam wszystkie papiery, stare kubki, książki, które służą mi jako pomoce naukowe do kursów czy wpisów na blogu, ogarniam też sąsiednią kanapę, która często służy mi do pisania wpisów (jak tego chociażby :D). Po mojej lewej stronie mam dość szeroki parapet, na którym też często zbierają się jakieś śmieci czy zaległości. Wyrzucam to wszystko, żeby nie zaśmiecało mi głowy.
  • przeglądam wpisy z N/T/S z zeszłego tygodnia – pisałam już osobny wpis o tym, jak dużo daje mi prowadzenie dziennika. Wplotłam więc przejrzenie go w Tygodniowy Przegląd, bo daje mi dobry obraz tego, jak w danym momencie się czułam i jak działałam.
  • spisuję wnioski w jednym, większym wpisie w N/T/S – poświęcam niedzielną „kartkę z kalendarza” w N/T/S na osobiste podsumowanie w jakim momencie jestem teraz – mniej zadaniowo, a bardziej mindsetowo i osobiście. Wypisuję m.in. swój priorytet na nadchodzący tydzień czy sukcesy z minionego tygodnia. Czyli robię mniej-więcej to samo, co w ciągu dnia, tylko w ujęciu tygodniowym.
  • czyszczę wszystkie swoje Inboxy – czyli oglądam i sprawdzam wszystkie rzeczy, które „wiszą”, w szczególności:
    • robię Brain Dump – a więc wyrzucam z głowy wszystkie zadania, spotkania i inne rzeczy, które zajmują mi głowę. Wrzucam je do „Skrzynki spraw” w Nozbe;
    • czyszczę maila – zazwyczaj robię to na bieżąco, ale jeśli coś zostało – zajmuję się mailami, które tam zostały – dodaję do zadań, usuwam, archiwizuję itp.;

2) PLANOWANIE

  • przeglądam niezamknięte zadania na Clickup – do projektów komercyjnych i dla zewnętrznych klientów używam osobnego narzędzia:
    • Czyszczę wykonane, ale niezamknięte zadania (zdarza się…)
    • Usuwam zadania, które są już nieaktualne
    • Sprawdzam, czy wszystkie zadania są opisane w sposób, który łatwo identyfikuje, co jest do zrobienia (czasem zadania dodają klienci lub osoby, z którymi współpracuję i wtedy jest różnie… ;))
    • Nadaję terminy i przypisuję osoby do zadań
    • Spisuję zagadnienia na spotkania kontrolne z osobami, z którymi współpracuję – spotkania odbywają się w tygodniu, więc chcę mieć przygotowaną już listę tego, o czym chcemy porozmawiać
  • przeglądam zadania w NozbeNozbe służy mi jako lista moich prywatnych spraw – celów osobistych, domowych sprawunków itp.:
    • przeglądam listę priorytetów – lista priorytetów to albo zadania z konkretnego dnia, albo wszystko, co oznaczysz jako priorytet i wyświetla się jako pierwsza rzecz, którą widzę w Nozbe – sprawdzam, czy są tam jakieś wykonane, a niezamknięte zadania, czy trzeba coś przesunąć albo zmienić mu termin:
    • przeglądam Nozbe na następne 7 dni – sprawdzam, czy wszystkie zadania są aktualne, czy nie zmieniły się terminy, czy mam tam wpisany każdy ważny termin z Google Calendar (o tym, dlaczego mam jeszcze Google Calendar za chwilę)
    • przeglądam listę projektów – rzucam okiem na całe Nozbe i sprawdzam:
      • czy są jeszcze aktualne (czy chcę się nimi zajmować, czy ich data i czas trwania ciągle ma dla mnie sens)?
      • czy jest coś, co mogę odpuścić, zrezygnować, przekazać komuś innemu, by skupić się na tych najważniejszych?
      • czy w każdym z nich mam przynajmniej jeden „następny krok” do wykonania i czy jest on już zaplanowany?
    • porządkuję brain dump – wracam do listy brain dump i wrzucam pozycje z niej do konkretnych projektów, nadaję terminy i dobre nazwy;
    • przeglądam finanse zawodowe i prywatne – sprawdzam oszczędności, rachunki do zapłacenia, podliczam wydatki i wpływy z minionego tygodnia;

3) PRZYSZŁOŚĆ

  • wracam do mojej dużej listy celów i do zadań na ten miesiąc (mam je spisane w Evernote i podpięte pod zadanie w Nozbe) i sprawdzam, czy wszystko jest aktualne, jak mi idzie realizowanie celu w danym miesiącu i nad czym jeszcze trzeba pracować (planuję i dopisuję do listy);
  • wybieram, które zadania są dla mnie najważniejsze w danym tygodniu – w natłoku bieżących spraw można łatwo zapomnieć, które zadania są naprawdę ważne, ale niekoniecznie pilne – dlatego zanim tydzień się zacznie, wybieram te rzeczy, które dobrze byłoby zrobić i nadaję im etykietkę MIT („Most important task”), żeby wiedzieć, które z nich muszą być wykonane, by ruszyć najważniejsze dla mnie rzeczy do przodu;
  • przeglądam „Parking” – „Parking” to specjalna kategoria, w której parkuję wszystkie pomysły „Na kiedyś” – przeglądam ją i usuwam te, które już nie są dla mnie ważne lub zastanawiam się, czy nie nadszedł czas, by zacząć realizować któryś z nich (staram się nie decydować o realizacji częściej niż raz na miesiąc, żeby się nie zasypać zadaniami)
  • dopisuję zadania i terminy do Google Calendar – jako, że mój małż nie jest fanem przesadnego planowania, za to ma pamięć muszki owocówki, mamy współdzielony kalendarz Google, gdzie wpisujemy wszystkie wspólne terminy, o których chcemy pamiętać. Jeśli coś jest już „na horyzoncie”, to dopisuję to sama. Resztę zadań, zobowiązań, rzeczy omawiam z małżem przy porannym, niedzielnym śniadaniu.

Mimo, że wszystko wygląda mocno skomplikowanie i długo, w praktyce nie zajmuje więcej, niż godzinę. Przy czym (nie wiem, czy widać to dokładnie) – to nie jest tylko nudne przekładanie zadań w task managerze, a raczej szansa na to, żeby przyjrzeć się samemu sobie, poustawiać zadania i priorytety i ze spokojniejszą głową wejść w następny tydzień.

Nie mam prywatnych celów i nie planuję – co teraz?

Jeśli czytasz mnie regularnie, to najwyższy czas zacząć je mieć! :)

A tak zupełnie serio, to przegląd tygodnia może być pierwszym krokiem do stworzenia takiego własnego systemu produktywności i bez problemu można spróbować przyglądać się sobie bez rozpisanych zadań na 100 lat do przodu.

Ale popracować jednak trochę trzeba.

Po pierwsze, warto zacząć prowadzić dziennik (o którym już tu było) i podsumowanie tygodnia potraktować jako kolejny wpis w dzienniku, ale skoncentrowany na tym, jaki był ten tydzień. Można pomocniczo odpowiedzieć sobie na takie pytania:

  • Co mi się udało w zeszłym tygodniu?
  • Z czego jestem najbardziej dumny?
  • Co mogło pójść lepiej?
  • Co chcę poprawić w następnym tygodniu?
  • Czego chcę robić więcej w następnym tygodniu?
  • Czego chcę robić mniej w następnym tygodniu?

Po drugie, można wykorzystać ten czas na wpisanie do kalendarza wszystkich spotkań czy sprawunków, które mają się wydarzyć w przyszłym tygodniu. Ja zaczynałam budować swój system produktywności właśnie od opanowania kalendarza i tobie to też polecam.

Po trzecie, można wspólnie z bliską osobą zrobić przegląd wspólnych zobowiązań, planów, wyjazdów do cioci na imieniny itp. Bardzo lubię ten czas, bo często w trakcie rozmowy wychodzą nowe pomysły na wspólne spędzanie czasu, wycieczki, wyjazdy i inne sprawy, do których w ciągu tygodnia nikt nie ma głowy. To czas, kiedy po prostu rozmawiamy, marzymy, planujemy. Bardzo przyjemna część poranka. :)

Przegląd tygodnia – czy warto?

Oj zdecydowanie warto, warto! Jeśli chcesz zająć się sobą, mieć czas na plany, na zorganizowanie, a nie tylko wykonywanie – to przeglądy raz w tygodniu są absolutną koniecznością. Potraktuj to jako cotygodniową rozmowę z własnym team leaderem albo jako element dbania o własne zdrowie – jak wolisz.

Koniecznie daj znać, czy i jak robisz tygodniowe przeglądy. Jeśli nie wiesz, jak zacząć – też daj znać. Chętnie pomogę! :)