Czym jest produktywność? Jeśli kojarzysz to z bzdurami o najlepszej wersji siebie, to cieszę się, że się spotkaliśmy. Bo mam zamiar pokazać ci, że produktywność i zarządzanie czasem to coś więcej niż chcą wmówić nam „kołcze” i może naprawdę pomóc ci w działaniu i… zdobywaniu tego, czego chcesz.

(Bez manifestacji, retrogradacji i innych ezotematów)

START COWORKING

W tym artykule bardzo kompleksowo opowiem o tym, czym jest produktywność. Poznasz techniki zarządzania czasem, proste sposoby by być bardziej produktywnym każdego dnia czy produktywne książki, które warto przeczytać.

Zalinkowałam też sporo artykułów z bloga, więc jeśli masz ochotę sprawdzić, rozglądaj się i czerp z ponad 400 artykułów z bloga. Zaczynamy!

👉 Czym jest produktywność? – definicja

Szukając definicji produktywności znajdziesz tę odnoszącą się do fabryk i mówiącą o stosunku wyprodukowanych dóbr do zużytych zasobów (jak podaje Wikipedia), stąd pewnie myślisz że produktywność oznacza robienie jak najwięcej w jak najkrótszym czasie.

Ale to definicja produktywności osobistej, którą lansowano w latach 90tych, kiedy jeszcze nikt nie myślał o dobrostanie pracowników. I taka, z którą kompletnie się nie zgadzam.

Dobra definicja produktywności to:

Produktywność to konsekwentne wykonywanie najważniejszych zadań.

Innymi słowy, bycie produktywnym to raczej maraton w wykonywaniu tylko niektórych rzeczy w spokojnym tempie, a nie sprint w odhaczaniu wszystkich zadań z listy.

W ostatnich kilku latach narosło wiele mitów odnośnie produktywności, w tym:

  • Że produktywność to ciągły zapieprz (nie)
  • Produktywność to domena „ludzi sukcesu” (nie musisz mieć milionów, by być produktywnym)
  • Produktywność oznacza organizację WSZYSTKIEGO (możesz organizować to, czego potrzebujesz)
  • Produktywność zabija spontaniczność (nie zabija)
  • Bycie zajętym oznacza bycie super produktywnym (jest zupełnie odwrotnie)

Tymczasem, jak już mam nadzieję pokazałam, w produktywności chodzi przede wszystkim o ciebie i o twoje zasoby, a nie o pracę do porzygu.

Z czego składa się produktywność?

Ucząc się produktywności, tak naprawdę uczysz się:

  • Ustalania celów i strategicznego planowania
  • Planowania krótkoterminowego
  • Zarządzania swoją energią
  • Technik organizacji pracy
  • Technik układania listy to-do
  • Zarządzania projektami
  • Balansowania pracy i życia prywatnego
  • Dobrych nawyków

Czyli wszystkiego tego, co pozwala ci lepiej funkcjonować w pracy i w życiu bez „zużywania zasobów” (to z definicji Wikipedii) i pustych przebiegów.

Chyba każdy chciałby pracować mniej i osiągać więcej, prawda? No to o tym właśnie jest produktywność.

👉 Jak być produktywnym? Zarządzanie czasem – podstawy

Produktywność zawsze kojarzy się z technikami zarządzania czasem. I choć wiesz już, że to nie do końca tak, że ucząc się produktywności staniesz się nagle robotem, który wykonuje po 1000 zadań dziennie, dobrze jednak znać kilka technik, które pomogą ci lepiej działać.

Podstawowe techniki produktywności:

  • Brain dump, czyli mentalny inwentarz – świetna metoda na początek przygody z produktywnością, która pomoże ci lepiej oszacować co jest do zrobienia i poukładać zadania
  • Technika Pomodoro – dzięki której nauczysz się, jak lepiej zarządzać czasem, gdy już usiądziesz do zadania. Banalnie prosty sposób, by wycisnąć więcej z godziny albo dwóch i utrzymać laserową koncentrację!
  • Praca w blokach czasowych – dzięki której nauczysz się, jak długo utrzymywać koncentrację na jednym zadaniu i porządek na liście to-do. I tak, praca może pójść wtedy szybciej!
  • Ustalanie priorytetów – pamiętaj, że nie da się zrobić wszystkiego, warto więc nauczyć się, jak ustalać priorytety rozsądnie
  • Planowanie zadań – czyli praca nad tym, by nie zabierać się za pierwsze z brzegu zadanie, ale faktycznie pracować nad tym, co najważniejsze

👉 Produktywność to nie tylko zarządzanie czasem!

Mówiliśmy na początku, że produktywność sprowadza się do tego, by dobrze wykorzystywać swoje zasoby.

Oprócz czasu, który jest jednym z najważniejszych zasobów, mamy również energię (do działania) i koncentrację (łatwość w skupieniu się na jednej rzeczy i wykonywanie jej przez dłuższy czas). Stąd właśnie produktywność powinna być połączeniem pracy nad tymi trzema zasobami.

Skupmy się więc teraz na energii i koncentracji:

Jak się skoncentrować? Najważniejsze elementy

  1. Stwórz plan tygodnia, który sprzyja koncentracji (i odpoczynkowi! ;)) – nazywany czasem „Idealnym tygodniem” – ale ja wolę określenie „epicki tydzień”, bo idealne nie istnieje. Epickie – owszem! Jeśli wszystko w tygodniu uda ci się tak, jak planujesz, na 100% będzie epicko!
  2. Naucz się, jak zatrzymać natłok myśli – koncentracja to w 99% umiejętność mówienia „nie” rozproszeniom. Co oznacza, że można ją ćwiczyć! Oto, jak przestać się rozpraszać i zacząć pracować w laserowym skupieniu.
  3. Pokonaj cyfrowe rozproszenia – ach, ten telefon, Facebook, Instagram. Jeśli nauczysz się dobrze blokować takie rozproszenia, koncentracja będzie łatwiejsza. Zebrałam 8 tricków, które działają.
  4. Naucz się blokować czas na skupioną pracę – czyli tworzyć i regularnie przeprowadzać sesje skupienia.
  5. Dobierz dobrą muzykę do pracy w skupieniu – czy wiesz, że dźwięki wpływają na to, jak pracujesz i się koncentrujesz (nie, to nie musi być konkretnie muzyka!)? Zebrałam najważniejsze informacje o koncentracji z muzyką wraz z proponowanymi playlistami.

Jak odzyskać energię do działania? Przydatne wskazówki

  1. Zadbaj o swój sen i naucz się, jak się wysypiać – tak, mimo że sen jest naturalną biologiczną czynnością, to wcale nie tak łatwo nauczyć się wysypiać jak trzeba. W tekście zebrałam aż 11 sposobów, by poprawić swój sen.
  2. Naucz się, jak wyciszyć się przed snem – skoro potrzebujemy dobrego snu, potrzebujemy też dobrego zakończenia dnia. Oto 7 pomysłów, co zrobić, żeby nie gapić się w ekran.
  3. Pij kawę tak, by faktycznie działała – mało kto wie, że picie kawy też można zoptymalizować – dzięki temu łatwiej osiągnąć wzrost energii i koncentrację, której od niej oczekujemy.
  4. Więcej się ruszaj – ruch pomaga odzyskać energię i dobry humor. Możesz skorzystać z mojego pomysłu na wyzwanie.
  5. Naucz się regenerować (nawet, jeśli masz 10 minut dziennie) – chwila zatrzymania i „podładowania baterii” to jeden z najważniejszych elementów zarządzania swoją energią!
  6. Znajdź hobby poza pracą – moim ulubionym sposobem jest stworzenie i realizowanie… projektów osobistych, które mają więcej wspólnego z tworzeniem, niż poszukiwanie na siłę czegoś, czym się zajmiesz. I przy okazji – będą cię motywowały do działania!

👉 Produktywność: książki, które warto przeczytać

Jestem zwolenniczką praktycznych książek – czyli takich, po których produktywność możesz ćwiczyć od razu w praktyce.

Oto kilka z nich:

  • Hackbook: Planowanie i Organizacja – praktyczny kurs w formie e-booka, z którym stworzysz cały system organizacji i planowania. Wybierzesz program do organizacji, nauczysz się planować codzienność, by nic ci nie umknęło i dowiesz się, jak podsumowywać swoje działania, by wyciągać dobre wnioski i zmniejszać ilość pracy.
  • Hackbook: Ustalanie i realizacja celów – praktyczny kurs w formie e-booka, który nauczy cię ustalanie celów, które będziesz mieć motywację i chęć realizować. Głęboko schodzi do twoich wartości, pragnień, marzeń, by nauczyć cię, jak przekuć marzenia w cele.
  • Getting Things Done – klasyczny system Davida Allena, książka prezentująca sposób organizacji, z ktorego korzystają prawie wszyscy eksperci produktywności na świecie
  • Free to Focus – Michael Hyatt napisał książkę, która uczy produktywności z pozycji szefa. Dowiesz się, jak planować tydzień, delegować, ustalać priorytety i więcej.

Przeczytaj o książkach do o osiąganiu celów

👉 Jak zacząć pracę nad produktywnością?

Jeśli chcesz większyć produktywność, musisz się tego nauczyć. Na szczęście nauka produktywności nie jest trudna! Zacznij od dobrej organizacji dnia, a w szczególności:

1. Przygotowuj się do pracy dzień wcześniej

Zanim położysz się spać, spędź kilka minut na spisaniu planów na następny dzień. Dzięki temu rano będziesz wiedział, od czego zacząć, zamiast tracić czas na zastanawianie się nad tym.

2. Planuj w cyfrowym planerze

Korzystanie z cyfrowych narzędzi do planowania może znacząco poprawić Twoją organizację. Aplikacje takie jak Google Kalendarz, Nozbe czy Notion pozwalają na synchronizację zadań między różnymi urządzeniami, ustawianie przypomnień i dzielenie zadań na mniejsze etapy.

3. Usuń telefon z pola widzenia

Smartfony, choć niewątpliwie przydatne, często stają się źródłem rozproszenia. Powiadomienia z mediów społecznościowych, wiadomości czy po prostu chęć sprawdzenia czegoś „na szybko” mogą skutecznie przerywać Twoją koncentrację. Kiedy pracujesz nad ważnym zadaniem, wyłącz powiadomienia lub odłóż telefon w miejsce, gdzie nie będzie Cię kusił.

A oto jak oduzależnić się od telefonu.

4. Pracuj nad jedną rzeczą naraz

Choć może się wydawać, że robienie kilku rzeczy naraz to świetny sposób na zwiększenie produktywności, w rzeczywistości rozprasza to uwagę i obniża jakość wykonywanej pracy. Skup się na jednym zadaniu na raz i nie multitaskuj

5. Nie zapominaj o przerwach

Regularne przerwy pomagają odświeżyć umysł i ciało. Krótka przerwa na spacer, rozciąganie czy nawet parę minut medytacji może zdziałać cuda dla Twojej produktywności.

// Czy produktywność nie ma już przed tobą tajemnic? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zwiększaniu produktywności, zajrzyj do innych artykułów na blogu oraz do podcastu.