Czym są procedury w biznesie soloprzedsiębiorcy i czy warto je robić?

Jako właściciel małej firmy myślisz pewnie, że procedury w biznesie soloprzedsiębiorcy nie mają kompletnie sensu.

„Przecież jestem sam, po co mi jakieś formalne procedury?” – to pytanie, które pewnie pojawia ci się w głowie. W rzeczywistości jednak, procedury w jednoosobowej firmie są niezbędne, jeśli chcesz uciec z chomiczego kołowrotka i zacząć prowadzić biznes, który naprawdę oszczędza czas.

Napisałam ten poradnik, bo w polskim internecie jest mało informacji o tym, jak budować procedury jako soloprzedsiębiorca. Zazwyczaj natkniesz się na skomplikowane artykuły dotyczące tworzenia procesów w korporacjach.

Czas to zmienić – i wreszcie pokazać, że organizacja małej firmy nie jest tak skomplikowana, żeby trzeba było dla niej mieć skończone studia biznesowe!

👉 Czytaj też: Jakie narzędzie do zarządzania zadaniami wybrać jako soloprzedsiębiorca?

Czym są procedury biznesowe?

Zacznijmy od definicji.

Mamy do rozplątania trzy pojęcia, które układają się w hierarchię organizacji małej firmy:

• Proces biznesowy – to zbiór działań, który prowadzi do określonego rezultatu. Wszystko w firmie jest procesem – to, jak pozyskujesz klientów, jak przeprowadzasz rozmowy (jeśli jesteś np. konsultantem), jak promujesz swoje produkty i usługi, a nawet to, jak tworzysz treści na media społecznościowe.

• Procedura – to proces ujęty w ramy. Jeśli spiszesz, krok po kroku, w jaki sposób np. tworzysz i publikujesz podcast, będzie to właśnie procedura. Procedury mogą być prostą checklistą, a mogą być rozbudowanym dokumentem, a nawet wideo.

• System biznesowy – to zbiór zasad, procedur, procesów i zależności między nimi, tworzony, by określona część twojego biznesu działała sprawnie.

Czym różni się proces od procedury (i systemu)?

• Procesem jest np. twój unikalny sposób tworzenia treści na Instagrama (jak publikujesz, o której, czy tworzysz treści w canvie, czy na końcu posta odsyłasz np. do newslettera);
• Procedurą może być szczegółowa checklista wszystkich kroków potrzebnych do pobrania treści, które przygotujesz i wstawienia ich do social mediów (na przykład dla wirtualnej asystentki);
• Systemem jest cały twój marketing treści – jak Instagram łączy się z twoim newsletterem? A jak z promocją produktów i usług? Jaką ścieżkę przechodzi klient?

System odpowiada na pytanie „co robimy?”, a procedura „jak to robimy?”.

W dużych firmach, procedury są często spisane w formie formalnej księgi procedur, która jest dokumentem referencyjnym dla pracowników. W jednoosobowej firmie podejście może być bardziej elastyczne, ale zasada pozostaje ta sama – warto ustalić, jak wykonywać określone zadania.

Dlaczego procedury są ważne dla soloprzedsiębiorcy?

Procedury, a więc spisany sposób działania w określonych przypadkach jest nieocenioną pomocą, gdy chcesz jak najdłużej prowadzić jednoosobową firmę. Plus, jeśli masz dość powtarzania niektórych rzeczy po kilka razy.

Dzięki procedurom:

1. Oszczędzasz czas: Procedury pomagają eliminować zbędne działania, automatyzować powtarzalne zadania i działać maksymalnie efektywnie. Dzięki dobrej procedurze (u soloprzedsiębiorcy to najczęściej po prostu checklista) wiesz dokładnie, co robić i jak, zamiast tracić czas na zastanawianie się nad każdym kolejnym krokiem.

2. Działasz spójniej i bardziej profesjonalnie: niezależnie od tego, czy tworzysz treści, obsługujesz klientów, czy zarządzasz finansami – procedury pomagają Ci zachować spójność w tym, co robisz i uniknąć pomyłek. Dzięki temu nie tylko oszczędzasz sobie stresu, ale i klienci postrzegają cię jako solidnego partnera.

3. Ułatwiasz sobie rozwój biznesu: nawet jeśli teraz działasz samodzielnie, w przyszłości możesz chcieć zatrudnić wirtualną asystentkę, współpracownika albo zlecić część zadań na zewnątrz. Mając dobrze opracowane procedury, łatwiej wydelegujesz zadania, co przyspieszy jego rozwój.

Jak napisać procedurę?

Tworzenie procedur nie jest trudne i nie wymaga specjalnych umiejętności! Zrobisz to nawet, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś.

1. Określ, po co ci procedura: zastanów się się, jaki jest cel danej procedury. Na przykład, jeśli tworzysz procedurę publikacji treści na blogu, twoim celem może być regularne dostarczanie wartościowych treści, które angażują czytelników.

2. Zidentyfikuj kroki: wypisz wszystkie kroki, które są niezbędne do realizacji zadania. Ważne, aby każdy krok był jasny i zrozumiały.

Przykładowo, jeśli tworzysz procedurę publikacji wpisu na blogu, kroki mogą obejmować:

• Wybór tematu i słów kluczowych.
• Napisanie i edycja treści.
• Stworzenie grafik do wpisu.
• Publikacja na stronie i promowanie w mediach społecznościowych.

3. Dodaj szczegółowe instrukcje: Każdy krok powinien zawierać szczegółowe instrukcje, które pomogą Ci wykonać zadanie bez zbędnego zastanawiania się. Pomyśl o tych krokach jak o przepisie (tak, takim kulinarnym) – musi być na tyle szczegółowy, by ktoś z zewnątrz mógł bez problemu odtworzyć zadanie.

4. Przetestuj procedurę: Po napisaniu procedury, przetestuj ją, wykonując zadanie zgodnie z krokami, które zostały przez ciebie zapisane. Jeśli coś nie działa lub nie jest jasne, popraw swoją procedurę.

5. Zadbaj o regularną aktualizację: Procedury są być dynamiczne (choć może tak nie brzmią ;)). W miarę jak Twój biznes się rozwija i zmienia, regularnie przeglądaj i aktualizuj procedury, aby były one zawsze aktualne.

Gdzie spisywać procedury w biznesie?

No dobrze, ale jak w takim razie faktycznie spisywać procedury? I gdzie je przechowywać?

Jako soloprzedsiębiorca nie musisz mieć żadnych ksiąg procedur ani segregatorów z mnóstwem kartek.

Procedura w solobiznesie to nic innego jak szczegółowa checklista kolejnych kroków, nie potrzebujesz więc niczego szczególnego, oprócz narzędzia, które już używasz!

Jak najlepiej organizować procedury?

Procedury najlepiej przechowywać w miejscu, do którego masz łatwy dostęp. Możesz użyć:

• Dokumentów Google: Możesz je udostępniać i edytować z dowolnego miejsca.
• Notatnika cyfrowego (np. Evernote, Notion): Umożliwiają łatwe przeszukiwanie treści.
• Narzędzi do zarządzania zadaniami (np. ClickUp czy Asana): Umożliwiają one tworzenie checklist, które są idealne do organizowania procedur jako zadań do wykonania.

Jak wykorzystać narzędzia typu ClickUp do organizacji procedur?

Zawsze powtarzam, że najlepsze procedury to takie… z których korzystasz. Dlatego aplikacje do zarządzania projektami są najlepszym miejscem do przechowywania tego typu dokumentów.

Jak je wykorzystać?

• Każda procedura może być osobnym zadaniem: Możesz łatwo śledzić, które kroki zostały już wykonane.
• Procedury możesz zapisywać jako szablony i używać wielokrotnie
• Możesz ustawić powtarzające się zadania dla procedur, które wykonujesz regularnie.
• A jeśli planujesz rozwój firmy i zatrudnienie pracowników, możesz udostępnić im procedury w ClickUp czy Asanie.

Jaki przykładowe procedury w biznesie warto stworzyć?

Skup się przede wszystkim na procedurach do takich zadań, które wykonujesz najczęściej, a więc tych z obszaru:

• Tworzenia i publikacji treści
• Obsługi klienta
• Zarządzania finansami i sprawami księgowymi

Wzory procedur – skąd je wziąć?

Jeśli masz ochotę dowiedzieć się więcej o lepszej organizacji i automatyzacji powtarzalnych zadań, a także dostać ode mnie zestaw sprawdzonych procedur dla soloprzedsiębiorcy, koniecznie zapisz się na listę oczekujących mojego kursu Zorganizuj i Zautomatyzuj.

Mam nadzieję, że przekonałam cię, że posiadanie procedur w jednoosobowej firmie jest kluczowe. Dzięki nim zwiększasz efektywność, zachowujesz spójność i ułatwiasz sobie życie, szczególnie w momentach intensywnego rozwoju.

Czy masz już swoje procedury? Jeśli nie, to może czas zacząć nad nimi pracować? :)