Jak zacząć planować online (nawet jeśli próbowałeś i ci nie wyszło)?

Jak zacząć planować online (nawet jeśli próbowałeś i ci nie wyszło)?

Jeszcze kilka lat temu zupełnie nie widziałam sensu w planowaniu. No bo przecież wystarczy spisać, co zrobię danego dnia, żeby nie uciekło i tyle, prawda? Wprawdzie większe projekty zdarzało mi się rozpisywać, ale moją codzienność - nie.

Pomocne Jaki to seria postów poradnikowych, dotyczących korzystania z różnych internetowych narzędzi, „sposobów na…” i przydatnych tricków. Słowem: wszystkiego, co wpisalibyście w wyszukiwarkę zaczynając od „jak…”.

Dużo zmieniło się w ostatnich latach, na co jeszcze nie czas i nie miejsce na tym blogu (ale ten czas na pewno nadchodzi), ale po latach zrozumiałam, że jedynym sposobem na zaprojektowania życia takim, jakim chcę, jest postawienie sobie celów i konsekwentne dążenie do nich w każdym obszarze. A do tego trzeba planowania.

Miałam różne przygody z planowaniem - zwykły kalendarz (brrr...), planner, BuJo - wszystkie analogowe próby spaliły na panewce. Wiedziałam, że muszę wyrobić jakąś rutynę, ale ciągle szukałam sposobu, jak to zrobić.

Ponieważ - jak wiesz - jestem ogromnym fanem technologii, zaczęłam najprościej jak się dało, czyli od kalendarza Google. Ten proces, po wielu próbach i błędach (plus po wyrobieniu odpowiednich nawyków) zaprowadził mnie oczywiście do Nozbe, o którym wspominałam zyliard razy na łamach bloga.

Teraz mam system, odpowiednie foldery, porządek i dużą jasność tego, co powinnam robić w następnych tygodniach, czasem latach. Nie wszystko oczywiście dzięki Nozbe, ale wszystko ostatecznie właśnie tam ląduje.

Dziś o procesie "pomiędzy", czyli jak zacząć, żeby nie siedzieć z przysłowiową "pustą kartką" i narzędziem, które działa, ale najwyraźniej dla wszystkich innych, a nie dla ciebie.

Jak zacząć planować online?

1. Zaprzyjaźnij się z kalendarzem Google

Zaczynałam od kalendarza Google i tobie też to radzę. Na blogu znajdziesz obszerny poradnik jak ogarnąć kalendarz Google, od czego zacząć i co poustawiać.

Zainstaluj go na swoim telefonie, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zrób zakładkę w przeglądarce albo pobierz go na komputer.

Dodaj:

  • święta narodowe (Google ma swój specjalny kalendarz do tego, instrukcję jak go dodać znajdziesz we wpisie o kalendarzu);
  • urodziny przyjaciół i rodziny;
  • eventy Facebookowe, na które się zapisałeś (integracja również w tym wpisie);
  • niedziele handlowe

I pozwól, by kalendarz przypominał ci o tych wydarzeniach na przykład codziennie rano. Pozostań w tym stanie tak długo, aż poczujesz, że masz ochotę/siłę na więcej planowania i ogarniania. Nie próbuj na początek robić nic więcej.

2. Zacznij wpisywać do kalendarza wszystkie spotkania i wizyty

Moim pierwszym wielkim przełomem było postanowienie, że wszystkie ustalone zadania i wizyty natychmiast wpisuję do kalendarza Google. Zamiast brać karteczki od fryzjerów i wieszać w kuchni powiadomienia o panach kominiarzach, po prostu od razu dodaję je do kalendarza. Od razu = zaraz jak dowiaduję się o dacie. Czyli dosłownie przy kontuarze w recepcji u fryzjera czy dentysty, albo jak tylko zobaczę kartkę o spisywaniu liczników.

I znów - to nie musi być żaden skomplikowany system. Po prostu pamiętaj, by robić to regularnie. Skoro już masz zainstalowany kalendarz Google w telefonie i na komputerze, będzie to banalnie proste.

Słyszysz o dacie, zapisujesz ją w telefonie z przypomnieniem i tyle.

Dla mnie tu zaczęła się magia. Nagle terminy zaczęły się składać. Nagle miałam kontrolę nad tym, co i kto, i gdzie. Nie musiałam przekładać spotkań, nie musiałam nerwowo szukać kartek z terminami. Myślę, że wtedy po raz pierwszy poczułam, że mogę łatwo zdjąć sobie z głowy choć część organizacyjnego chaosu.

3. Załóż sobie planner do pracy i zintegruj go z kalendarzem Google

Na tym etapie powinieneś wiedzieć już, że wyrzucanie rzeczy z głowy do systemów, które w odpowiednim czasie i miejscu przypomną ci o zadaniu do wykonania jest świetne (gwarantuję).

Można powoli przechodzić do kolejnego kroku, czyli ogarnięcia obowiązków firmowych. Najłatwiej zacząć właśnie tutaj, bo w pracy każdy ma jakieś zadania, a te zadania mają terminy. Są spotkania, są deadline'y i są ważne wydarzenia firmowe.

Jak to ogarnąć online?

  • wybierz narzędzie do planowania - może być Nozbe, Trello (najłatwiejsze na początek) czy Todoist. Nie planuj w kalendarzu Google, bo to nie narzędzie do tego, nie wybieraj też ogromnych kombajnów do planowania, jak Asana czy Clickup;
  • zintegruj kalendarz Google z narzędziem (prawie każde ma taką funkcję) - dzięki czemu będziesz mieć wszystkie swoje zawodowe i pozazawodowe terminy w jednym miejscu - od teraz możesz wpisywać je w swoim narzędziu do planowania, a jeśli nadasz im datę i godzinę, to wskoczą do kalendarza Google;
  • wpisz do niego wszystkie zadania z danego dnia i na koniec dnia oznaczaj, co udało się zrobić, a co nie;
  • wpisz również do kalendarza spotkania, wyjazdy, urlopy - nawet jeśli w firmie jest do tego osobny system, np. wewnętrzny kalendarz Outlookowy - pamiętaj, że budujemy twój system i miejsce, gdzie przechowujesz swoje zadania;
  • zaznaczaj w plannerze również rzeczy, na które czekasz - a więc deadline'y innych osób, by móc się przypomnieć w odpowiednim momencie

Nie musisz na razie planować do przodu, nie musisz przejmować się systemami i sposobami - to przyjdzie z czasem, bo będziesz czuć, że musisz jakoś ogarnąć ten temat, gdy zadania zaczną się mnożyć.

W tym momencie zaczynasz mieć już pewne pojęcie o planowaniu online, wiesz że zrzucanie z głowy informacji ma sens i pewnie czujesz się już spokojniej. Można więc pomyśleć o rozszerzeniu systemu o kolejne elementy.

4. Dołącz do systemu cele i zadania prywatne

Kawa z przyjaciółką, premiera ulubionego filmu w kinie, a może zaplanowanie wyjazdu na święta lub Sylwestra? Do tego czasu powinieneś być już oswojony z wpisywaniem zadań do plannera. Prawdopodobnie będziesz widzieć też, że to działa i warto pójść krok dalej.

Właśnie wtedy warto zrobić mały "brain dump". Wpisać w plannerze wszystkie małe i duże sprawy, które chodzą ci po głowie. Założyć osobny folder / projekt na taki "zrzut myśli" i pisać tak długo, aż w głowie będzie pustka. A następnie metodycznie, sposobem wypracowanym w poprzednich tygodniach wpisywać rzeczy w nowe projekty, zadania i terminy.

5. Co dalej?

Całość zajmie pewnie kilka miesięcy - i dobrze! Nie chodzi o to, by rzucić się od razu na skomplikowany system planowania i organizowania, ale żeby przyzwyczaić się do tego krok po kroku.

A co potem? Potem możesz wybrać taki system, jaki najbardziej ci pasuje - albo wypracować swój.

Mogą ci w tym pomóc między innymi:

  • miesiąc tematyczny o smart planowaniu - na początku roku obszernie pisałam o tym, jak planować, jak się organizować i za pomocą czego
  • 5-dniowy darmowy bootcamp "Ogarnij ASAPy" - tu z kolei dowiesz się, jak ustalać priorytety - przede wszystkim w pracy, choć nie tylko. Często zdarza się, że nie podejmujemy działań i nie planujemy, bo tak naprawdę nie wiemy, co jest ważne - albo ważne jest wszystko.

Temat samej organizacji zadań online jest oczywiście ogromny i jeśli cię interesuje, to śmiało daj znać w komentarzach, czym warto się zająć - szczególnie chętnie przyjmę wszystkie problemy i wątpliwości, które masz w tej kwestii - może być z tego jeszcze dużo dobrych tekstów, z twoją pomocą oczywiście!