Po niemałym sukcesie tekstów o trickach w Netflixie i Spotify, pora na kolejną odsłonę Pomocnych Jaków – dziś zajmiemy się tym, jak uporządkować Gmail, by służył do produktywnej pracy!

Pomocne Jaki to seria postów poradnikowych, dotyczących korzystania z różnych internetowych narzędzi, „sposobów na…” i przydatnych tricków. Słowem: wszystkiego, co wpisalibyście w wyszukiwarkę zaczynając od „jak…”.

Gmail ma całe mnóstwo funkcji, opcji i wtyczek, dzięki któremu lepiej możesz zarządzać pocztą domową i firmową (jeśli jesteś szczęśliwym posiadaczem biznesowych rozwiązań gmailowych w miejscu, gdzie pracujesz…). Dlatego bez zbędnej zwłoki – wskakujemy w rozwiązania, jak uporządkować Gmail!

WYSYŁANIE WIADOMOŚCI

1. Cofnij wysłaną wiadomość

Gmail posiada własną maszynę czasu! A dokładniej – umożliwia cofnięcie wysłania maila do kilku sekund po rozpoczęciu całego procesu. Jak to zrobić?

Wejdź w Ustawienia > Ogólne i wybierz opcję „Cofnij wysyłanie” – a dokładniej ustaw, przez ile sekund to cofnięcie wysyłania ma być aktywne. Możesz ustawić nawet 30 sekund, a to dość, żeby zauważyć wszystkie błędy!

2. Stwórz gotowe odpowiedzi

Piszesz często bardzo podobne do siebie maile? Skorzystaj z szablonów odpowiedzi.

Aby je włączyć, przejdź do Ustawienia > Zaawansowane i włącz opcję „Gotowe odpowiedzi (szablony)”. Aby utworzyć szablon, włącz okienko tworzenia nowego maila, następnie napisz maila i kliknij w trzy kropki w prawym dolnym rogu. Wybierz Szablony odpowiedzi > Zapisz wersję roboczą jako szablon.

W ten sam sposób dostaniesz się do swoich szablonów i wybierzesz ten, który pasować będzie do sytuacji.

3. Gmail podpowie ci, co napisać

Jeśli chcesz pisać maile szybciej, włącz inteligentne tworzenie wiadomości. W oparciu o systemy uczące się Google, Gmail będzie sugerował ci jakie słowa (albo całe zdania) powinny pojawić się następne.

Aby włączyć inteligentne tworzenie wiadomości, przejdź do Ustawienia > Ogólne, a następnie:

  • włącz sugerowanie tekstu w opcji „Inteligentne tworzenie wiadomości”
  • włącz personalizowanie w opcji „Personalizowanie inteligentnego tworzenia wiadomości” – w ten sposób Gmail będzie uczył się twojego konkretnego stylu pisania i podpowiadał odpowiedzi zgodnie z twoim stylem (tej funkcji nie da się zmienić na smartfonie)
  • włącz inteligentną odpowiedź (osobna opcja!), by Google sugerowało ci również odpowiedzi na najczęściej pojawiające się maile

4. Wyślij mail w trybie poufnym

Od zeszłego roku Gmail idzie na rękę wszystkim, którzy cenią sobie prywatność. Maila można bowiem wysłać w trybie poufnym. Oznacza to kilka rzeczy, m.in., że maila nie można przekazać dalej, wydrukować, kopiować czy pobierać. Dodatkowo ustawić można też datę wygaśnięcia maila (od 1 dnia do 5 lat), a nawet SMSowy / mailowy kod dostępu.

Aby zaszyfrować wiadomość, kliknij w ikonkę w prawym dolnym rogu okienka tworzenia maila.

5. Przyznaj dostęp do swojego konta

Masz współpracownika / wirtualną asystentkę, członka teamu który powinien mieć dostęp do twojego konta? Wcale nie musisz dawać mu swojego loginu i hasła, wystarczy że przyznasz dostęp do skrzynki w ustawieniach.

Aby to zrobić, przejdź do Ustawienia > Konta i importowanie. Taka osoba będzie mogła czytać maile i odpowiadać w twoim imieniu, ale nie będzie mogła zmienić hasła. Wszystkie maile wysłane w ten sposób będą też zawierać adres osoby, która otrzymała dostęp (do adresu e-mail dołączona będzie informacja: „wysłane przez [adres e-mail osoby, która ma dostęp]”.

6. Funkcja „Wyślij jako”

Możesz dodać innego swojego maila, by wysyłać maile z jednej skrzynki, korzystając z innego adresu mailowego. Ja korzystam z kilku adresów mailowych, w zależności czy odpisuję prywatnie, z bloga czy firmy consultingowej, którą prowadzę.

Funkcję tę znajdziesz w Ustawienia > Konta i importowanie. Po dodaniu nowego konta musisz zalogować się na nie i potwierdzić chęć używania tej funkcji na koncie głównym.

ADRES E-MAIL

7. Kropki nie mają znaczenia

Znana funkcja, która może przydać się w wielu sytuacjach (również, kiedy ktoś zrobi literówkę w adresie). Gmail „nie zauważa” kropki w adresie e-mail i traktuje dokładnie tak samo maila imię.nazwisko@gmail.com, jak i imięnazwisko@gmail.com (a także i.mięnazwisko@gmail.com itp… – wiesz, o co mi chodzi).

8. …i plusy również!

Wszystkie informacje, jakie dodasz w mailu po znaku nie mają dla Gmaila znaczenia, jeśli chodzi o dostarczalność. Jeśli twój mail to na przykład imię@gmail.com, możesz do niego dodać np. imię+nazwaportalu@gmail.com czy imię+faktura@gmail.com.

Po co tak kombinować? Z dwóch powodów:

  • dodając nazwę serwisu, na który się zapisałeś, możesz łatwo sprawdzić, czy serwis nie sprzedał twoich danych osobowych dalej (gdy dostajesz maila z zupełnie innego miejsca, a w adresie odbiorcy widnieje imię+nazwaportalu, wiesz skąd się wypisać i kogo unikać);
  • dodając konkretny tag, możesz filtrować po nim maile i przypisywać do osobnych folderów

SKRZYNKA POCZTOWA

9. Nieprzeczytane/ważne/oznaczone gwiazdką na wierzchu

Jak uporządkować Gmail? Zmień układ skrzynki pocztowej! Jeśli masz wiele maili i gubisz się już w tych, które są ważne, albo nieprzeczytane maile przysypała ci góra tych odklikanych (chociaż ja mocno zachęcam do Inboxa 0, będziemy się o nim uczyć na nadchodzącym webinarze!), to możesz zmienić układ Gmaila.

Aby to zrobić, w głównym widoku skrzynki najedź na „Odebrane”, a następnie kliknij strzałkę w dół. Możesz wybrać tam dowolne układy skrzynek.

10. Znajdź wszystko dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu

Wiele osób narzeka, że nie jest w stanie znaleźć nic w Gmailu, tym czasem to nie kwestia samej skrzynki, a nieznajomości operatorów wyszukiwania!

Jest kilka różnych funkcji wyszukiwania, z których najważniejsze to:

  • wyszukiwanie po nadawcy – użyj funkcji from:, by wyszukać maile od konkretnego nadawcy;
  • wyszukiwanie kilku słów kluczowych – użyj funkcji OR, by wyszukać np. maila od kilku adresatów lub więcej niż jedno słowo kluczowe (faktura OR rachnek)
  • wyszukiwanie załączników – jeśli chcesz wyszukać załącznik konkretnego typu, wpisz komendę filetype:, a następnie rozszerzenie, na przykład – filetype:pdf
  • wyszukiwanie po dacie – użyj after: lub/i before: i datę, by znaleźć maile w konkretnym przedziale czasowym

Zaawansowane wyszukiwanie znajdziesz też w polu wyszukiwania, po najechaniu na strzałeczkę po lewej (jak na obrazku).

11. Zapisz maile offline

Jeśli chcesz przeglądać maile bez dostępu do internetu, zaznacz funkcję offline. Znajdziesz ją w Ustawienia > Offline.

Po zaznaczeniu funkcji skonfigurujesz ile maili wstecz ma być przechowywanych, a także czy zachowywać je na komputerze po każdej sesji.

12. Odłóż maila na później

Funkcja, którą pokochają szczególnie miłośnicy Inboxa 0 (jak ja!). Od niedawna Gmail pozwala odkładać maile na później – oznacza to, że mail znika z twojej skrzynki pocztowej, a pojawia się w konkretnym dniu i godzinie, które wybierzesz. Mega opcja!

Maila odłożysz najeżdżając na niego w skrzynce odbiorczej. Po prawej stronie zobaczysz małe menu, którego ostatnią opcją jest właśnie odłożenie maila na później.

13. Włącz skróty klawiszowe

Aby poruszać się po skrzynce naprawdę bez wysiłku, warto nauczyć się gmailowych skrótów klawiszowych. Ale najpierw trzeba je włączyć!

Aby włączyć skróty, przejdź do Ustawienia > Ogólne, a następnie włącz skróty klawiszowe. Skróty możesz dostosować do własnych potrzeb poprzez menu Zaawansowane i zaznaczenie opcji Niestandardowe skróty klawiszowe.

Listę skrótów klawiszowych do Gmaila znajdziesz pod tym linkiem.

14. Zrezygnowanie z subskrypcji bezpośrednio w Gmailu

Jeśli chcesz pozbyć się niechcianych maili, to część z nich możesz odsubskrybować bezpośrednio w skrzynce pocztowej!

Wejdź w maila, którego chcesz usunąć, następnie kliknij w strzałkę przy jego nazwie, a następnie w link „Anuluj subskrypcję wiadomości z tej listy adresowej”. Niektóre maile można usunąć bezpośrednio na liście maili.

WTYCZKI DO GMAILA

Jak uporządkować Gmail za pomocą wtyczek? Na koniec kilka hacków, które ułatwiają pracę z tą skrzynką pocztową.

15. Pauzuj maile na czas pracy

Nie potrafisz się skupić, bo ciągle widzisz przychodzące maile, a wyłączenie przeglądarki / powiadomień nie działa? Możesz skorzystać np. z wtyczki Free Pause Gmail, która… blokuje otrzymywanie wiadomości na określony czas. W tym czasie nie otrzymujesz żadnych maili, mimo że fizycznie lądują one w twojej skrzynce (i nigdy się nie zgubią!)

Po upłynięciu wyznaczonego czasu, otrzymasz wszystkie maile, które do ciebie przyszły.

16. Zmień nazwę maila

Chcesz zmienić nazwę maila, by łatwiej było ci ją wyszukać, ale nie chcesz albo nie możesz zmienić tego bezpośrednio w konwersacji? Możesz skorzystać z wtyczki Rename Email, która zmienia nazwę maila konkretnie pod twoje potrzeby, bez powiadamiania drugiej strony.

17. Sprawdź angielską pisownię bezpośrednio w mailu

Jeśli piszesz maile po angielsku, zawsze przyda się odrobina pomocy. Pisałam już, że wśród moich ulubionych narzędzi jest Grammarly, wtyczka i serwis pomagająca poprawiać angielskie zwroty bezpośrednio w przeglądarce. Jeśli zainstalujesz wtyczkę dla Chrome czy Safari, sprawdzi ona również pisownię twoich maili!

18. Dowiedz się, czy twoje maile zostały odczytane

Mailtrack to darmowa wtyczka do Chrome, dzięki której dowiesz się, kto i ile razy przeczytał twojego maila. W wersji darmowej otrzymujesz informacje, kto otworzył maila, ale także powiadomienia w czasie rzeczywistym i raporty. Mailtrack ma też wersję płatną, z dodatkowymi funkcjami i wolną od reklam.

19. Sprawdź, kto do ciebie napisał

Nie masz pewności, kto do ciebie napisał i chcesz to szybko sprawdzić? Zainstaluj wtyczkę Discover.ly, która na podstawie adresu email sprawdzi profil w mediach społecznościowych i wyświetli wspólnych znajomych. Dodatek działa też na Facebooku, Twitterze i Linkedinie!

20. Zablokuj możliwość sprawdzania, czy otworzyłeś wiadomość

A może nie chcesz, by inni śledzili czy otwierasz wiadomości? Proszę bardzo! Zainstaluj wtyczkę PixelBlock i pozbądź się tego problemu. PixelBlock nie tylko blokuje śledzenie, ale i pokazuje, ile razy ktoś próbował otrzymać takie informacje.

21. Dodaj notatkę do maila

Jeśli zainstalujesz Simple Gmail Notes, do każdego maila będziesz mógł dodać notatkę – taką tylko dla siebie. Notatki przechowywane są na Google Drive, dzięki czemu masz do nich dostęp zawsze, kiedy chcesz.


KURS „SKUP SIĘ WRESZCIE” 2019