,

Jak się zorganizować, gdy brak szefa nad głową? - 9 uniwersalnych zasad samoorganizacji w pracy

Jak się zorganizować, gdy brak szefa nad głową? - 9 uniwersalnych zasad samoorganizacji w pracy

Siadasz do pracy. Jest już prawie 9:00, bo nie udało ci się wcześniej zwlec z łóżka. Wstajesz na chwilę, no bo przecież trzeba napić się kawy. Przy okazji chowasz brudne naczynia do zmywarki, żeby ci nie przeszkadzały.

Jest już 9:30, ale nie szkodzi - masz przecież do zrobienia dzisiaj kilka bliżej nieokreślonych rzeczy, więc dasz radę! Otwierasz maila. Odpisujesz kilku klientom, w międzyczasie sprawdzasz coś na Twitterze. Maile pochłaniają cię do tego stopnia, że robi się z tego praca prawie do 12:00. Ugasiłeś kilka pożarów, ale ciągle jeszcze nie zacząłeś zadań na dziś.

Już chcesz ruszać do pracy, a tu znajomy wysyła śmiesznego mema i rozmawiacie chwilę o grze, w którą ostatnio graliście.

Zanim się obejrzysz, jest 14:00. Zadania się piętrzą, zaczyna burczeć w brzuchu i wiesz już, że dziś czeka cię kolejna nocka z zadaniem, które deadline miało wczoraj...

Być może u ciebie scenariusz jest trochę inny. Dodajesz jeszcze psa, rodzinę, partnera czy dzieci. Zamieniasz Twittera na Facebooka i odwrotnie.

Ale wniosek jest jeden - gdy brak przysłowiowego szefa nad głową, wszystko zaczyna się rozłazić. I to niezależnie, czy postanowiłeś wybrać zawód freelancera, założyć firmę czy jesteś teraz na koronawirusowym home office. Nagle okazuje się, że najgorsze w samoorganizacji jest właśnie... Zorganizowanie siebie.

Jak praca "dla siebie" różni się od pracy w zespole?

Niezależnie od tego, dlaczego pracujesz teraz z domu, jeśli wcześniej całe dnie spędzałeś w zespole i w biurze, to wiedz, że w twojej pracy zmieni się bardzo dużo. A pierwszą zmianą, jaką zauważysz jest to, że:

Zarządzanie swoim czasem i energią to niemal praca na drugi etat.

Bardzo, ale to bardzo mało z nas jest naturalnie zdyscyplinowana i zorganizowana. No i nie oszukujmy się - skoro dom do tej pory kojarzył się głównie ze słodkim nicnierobieniem, a nie skupioną pracą, to trudno będzie ci nagle stać się tytanem produktywności.

Pracując z innymi (i dla innych) masz spory komfort, bo:

  • struktury w biurze pomagają ci zarządzać czasem (godziny pracy, spotkania, daily standupy itp.);
  • struktury społeczne utrzymują w ryzach to, jak działasz (raczej nie wyjdziesz na 4 godziny na lunch czy nie będziesz grać 4 godziny w grę);
  • wyraźnie oddzielasz pracę (biuro, dojazd do pracy itp.) od strefy odpoczynku (dom, wakacje itp.);
  • skupiasz się na tym, co potrafisz najlepiej i nie musisz myśleć o strategicznych aspektach swojej pracy (strategia działań, długofalowe plany itp.);

Zobacz, jak wiele z tych elementów znika, nawet jeśli czasowo pracujesz zdalnie. Znikają wszystkie, gdy postanawiasz zostać freelancerem lub założyć firmę z przysłowiowego "garażu".

To dlatego praca, w której jesteś w 100% samodzielny, szczególnie jako pracownik wiedzy, wymaga dużo więcej... pracy.

Poniżej znajdziesz najważniejsze wskazówki dotyczące samodzielnej pracy, których trzeba nauczyć się właśnie teraz - szczególnie, gdy czujesz, że zamiast poukładanej pracy twoimi dniami rządzi chaos.

Niezależnie, czy czytasz to w trakcie szalejącej pandemii czy kiedy to wszystko już szczęśliwie się skończyło, mam nadzieję, że ten krótki poradnik zachęci cię do eksplorowania tematów mądrzejszej, samodzielnej pracy!

9 zasad samodzielnej pracy, dzięki którym będziesz pracować mądrzej

1. Stwórz swój dzień pracy

Wolność w samodzielnej pracy jest jednocześnie i przekleństwem, i błogosławieństwem.

Możesz pracować gdzie chcesz i kiedy chcesz - i to jest świetne. A wiesz, co nie jest? To, że możesz pracować gdzie chcesz i kiedy chcesz.

Bo prędzej czy później skończysz pracując zawsze i wszędzie.

I dlatego potrzebne są ci struktury.

O której zaczynasz pracować? O której kończysz? W czym pracujesz i gdzie? Nad czym pracujesz rano, a nad czym po południu? Kiedy jest czas na obiad, a kiedy na odpoczynek?

Uporządkuj głowę, a uporządkujesz pracę - to moje motto, którego absolutnie nie wymyśliłam 5 sekund temu (ale dobrze oddaje to, o co chodzi!). Czyli: nie siadaj do pracy bez wiedzy, jak ona konkretnie ma wyglądać, bo będzie wyglądać byle jak.

Nie chodzi oczywiście o układanie wielkich planów i strategii, ale o takie proste rzeczy, jak:

  • o której zaczynasz dzień pracy
  • z jakich narzędzi korzystasz, a z jakich nie
  • czy i kiedy planujesz przerwy
  • czego nie robisz (hello, brudne gary!), a co robisz w trakcie pracy
  • kiedy robisz najważniejsze zadania (rano, wieczorem...?)
  • kiedy masz czas na bieżączki
  • w jakim miejscu pracujesz
  • o której kończysz

Warto zrobić założenia już na samym początku i zmieniać je w miarę, jak będziesz mieć coraz więcej informacji o skupionej pracy.

Pamiętaj tylko o jednej rzeczy:

Zaprojektuj dzień pracy dla siebie, a nie tak, jak wydaje ci się, że powinien wyglądać.

To znaczy: o ile masz taką możliwość, nie próbuj dopasować tego, co robisz, do wyimaginowanych wyobrażeń innych o idealnym dniu pracy.

Dla mnie sprawa jest bardzo prosta - jestem typowym niedźwiedziem, a więc pracuję w bardzo standardowych godzinach (8-16) i czuję się z tym super.

Ale ty wcale nie musisz. Może lepiej pracuje ci się w nocy i chcesz przesunąć te godziny na nieco później. Albo odwrotnie - szczyt produktywności to dla ciebie 6 rano, więc możesz z radością zrywać się z łóżka o 5, pić kawę i biec do komputera.

Może lubisz pracować na balkonie, albo na kanapie (uważaj tylko na swój kręgosłup!), a w międzyczasie słuchać podcastów czy oglądać telewizję.

To nie ma znaczenia. Tak długo, jak naprawdę robisz swoją robotę (zobacz tylko, czy aby na pewno - to jest świetne narzędzie, które pomoże ci to sprawdzić...), działaj tak, jak chcesz.

2. Wiedz, dokąd idziesz, a nie tylko jak szybko biegniesz

Czyli, innymi słowy - pracuj jak pracownik, ale myśl jak szef.

W pracy etatowej to nie ty przejmujesz się targetami, planami i długofalowymi celami. W samodzielnej pracy (szczególnie zdalnej, a jeszcze bardziej szczególnie - w pracy dla samego siebie) łatwo to stracić z oczu na rzecz codziennych "bieżączek".

Jeśli do tej pory twoja lista to-do tworzyła się w tym samym momencie, w którym dotykałeś rano komputera, a ty nigdy nie zastanawiałeś się nad tym, jak ci idzie, to najwyższy czas, by zadbać nie tylko o wykonywanie zadań, ale i spojrzenie na to co robisz z lotu ptaka.

Nie na darmo właściciele firm mówią często, że dużo lepsze wyniki osiągają, gdy pracują nad firmą, a nie tylko w firmie. Nikt za ciebie nie stworzy planu rozwoju, nie zastanowi się, co zmienić lub poprawić w ofercie, a nawet - jeśli jesteś etatowym pracownikiem - jak rozplanować swój tydzień pracy w momencie, kiedy na home office musisz z mężem / żoną dyżurować na zmianę przy dzieciach, żeby ta druga osoba mogła choć chwilę popracować.

Tu właśnie, z pełną mocą wchodzi planowanie.

Najważniejsze elementy, o które trzeba zadbać natychmiast, to:

  • planowanie strategiczne - obejmujące twoje długofalowe działania i plany, na przykład w kontekście roku czy kwartału;
  • planowanie taktyczne - czyli krótkoterminowe zobowiązania i zadania, takie z którymi możesz działać w okresie tygodnia czy dnia;
  • organizacja - obejmująca nie tylko zarządzanie swoimi zadaniami na co dzień, ale też podsumowania i plany na kolejne dłuższe okresy, na przykład miesiąc, kwartał czy rok.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak w "pigułce" wygląda planowanie - na przykład w tym przedziwnym czasie kwarantanny, to zerknij do mojego "Poradnika przetrwania", gdzie opisuję prosty system planowania i organizacji w czasach kwarantanny.

3. Bądź elastyczny

Życie lubi udowadniać, że plany są do dupy. Tu podstawi nogę, tam zamiesza, tu przeszkodzi. Czy to znaczy, że faktycznie są?

Nie, jeśli są elastyczne.

Dzięki temu, że możesz decydować o sobie, nie musisz się poddawać sztywnym regułom, narzuconym przez dział HR twojego korpo.

Sam jesteś swoim korpo i sam narzucasz reguły. :)

Dlatego, mimo że w obu poprzednich punktach zachęcam cię do ustalania reguł i planów, w tej proszę cię... byś nie brał ich na 100% poważnie.

Nie każdy dzień pracy będzie idealny. Czasem za mocno się rozproszysz. Czasem wstaniesz godzinę później. Czasem zrobisz niezbędne minimum i nie ruszysz juz nic więcej.

Tak długo, jak idziesz do przodu, możesz to robić tak wolno jak chcesz. :)

Czasem najlepszym sposobem zadbania o swoją pracę jest po prostu nie robienie jej wtedy, kiedy zupełnie nie masz na to siły.

4. Stwórz granice

Trudno jest nie przeplatać życia prywatnego i pracy, gdy oba dzieją się w tym samym miejscu. Ale dla własnej głowy i dobrego odpoczynku - trzeba.

Potrzebujesz czasu, żeby się zresetować, zrelaksować i odpocząć. Nawet, jeśli twoja praca jest najlepszą rzeczą na świecie, nie możesz działać na pełnych obrotach przez cały czas.

Dlatego stawiaj granice. Dużo granic. Jakie? A no na przykład:

  • twórz miejsce pracy - w idealnym świecie to osobne biurko. W mniej idealnym - po prostu stałe miejsce, które z pracą ci się będzie kojarzyć. Gdy tam jesteś - pracujesz, gdy nie - robisz inne rzeczy. Jeśli nie możesz pozwolić sobie nawet na to, po prostu zamykaj i odkładaj komputer i firmowe "papiery" w inne miejsce;
  • rozdziel pracę od odpoczynku również wirtualnie - na ten temat napisałam już obszerny tekst, więc szkoda się powtarzać. W skrócie chodzi o to, by w cyfrowej przestrzeni również wypracować nawyki, dzięki którym palec "przypadkowo" nie omsknie ci się na Facebooka w trakcie pracy;
  • naucz granic swoich klientów i współpracowników - to oczywiście praca żmudna i trudna, ale potrzebna. Masz prawo mieć czas dla siebie, a klienci nie wynajmują cię na 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu! Im szybciej nauczysz się stawiać granice i tu, tym lepiej będziesz pracować i odpoczywać.

5. Pracuj z innymi... wirtualnie

Niezależnie, czy masz do czynienia z pandemią czy nie, w samodzielnej pracy najlepszą i najgorszą rzeczą jest to, że jest... właśnie samodzielna.

Tak, możesz siedzieć w samych gatkach.

Nie, siedzenie w samych gatkach 4 tydzień z rzędu i nie widywanie nikogo nie jest dobrym rozwiązaniem.

Tak, nawet jeśli jesteś programistą.

A tak zupełnie serio - praca z drugim (i trzecim, i czwartym...) człowiekiem jest potrzebna. Kontakt z innymi nie tylko poprawia samopoczucie, ale i często wpływa na jakość i szybkość pracy.

Stąd też wspólnie wynajmowane biura, czyli coworkingi. A co, jeśli na takie biuro mnie nie stać, albo - tak jakby - jest akurat środek pandemii i nie bardzo mogę gdziekolwiek wyjść?

A co powiesz na to samo, ale w wersji wirtualnej? Działamy tak już z kursantami kursu Skup Się Wreszcie (w wersji bardzo testowej) i wyniki są przefantastyczne.

Wirtualny coworking to nic innego jak spotkanie na komunikatorze z opcją wideo i wspólna, skupiona praca przez godzinę lub dwie. Za granicą są do tego specjalne aplikacje, jak na przykład Focusmate, a w Polsce... na razie robimy to na małą skalę przy SSW, ale wkrótce będzie więcej opcji wspólnej pracy, gwarantuję!

6. Dbaj o swoją głowę

W samodzielnej pracy to ty jesteś swoim najważniejszym narzędziem i "zasobem firmowym". Jeśli nie dasz rady pracować, nie zastąpi cię stażysta ani pani Basia z pokoju obok.

Do świetnie brzmiących (i skutecznych!) zasad pracy i organizacji tejże dodać musisz jeszcze jeden element - pracy z samym sobą, to znaczy dopasowania swoich zadań i planów do tego, jak czujesz się w danym momencie.

Jako samoorganizujący się pracownik musisz zwracać baczną uwagę na to, czy i jak jesteś w stanie pracować "na tu i teraz". To nie znaczy oczywiście, że pracę trzeba porzucać gdy tylko poczujesz się odrobinę gorzej, ale na pewno warto dopasowywać ją do poziomu energii w ciągu dnia.

Moim ulubionym narzędziem do kontrolowania swojego poziomu energii i wiedzy o samym sobie jest po prostu dziennik. Z samego rana wpisuję do dziennika to, co mi na serduchu i głowie leży. Przepracowuję w nim swoje pomysły. Wieczorem podsumowuję zadania i wyciągam wnioski.

Dziennik to trochę mentalne sprzątanie miejsca pracy (w tym wypadku - głowy) przed i po dniu pracy. Jeśli na codzień nie masz czasu, by się zatrzymać i przepracować swoje pomysły, problemy albo po prostu zastanowić się, gdzie biegniesz, to dziennik może być dobrym początkiem.

7. Zadbaj o odpowiednie narzędzia

Skoro samoorganizacja i wiedza o sobie są jednymi z najważniejszych zasad samodzielnej pracy, to dorzućmy do tego jeszcze jedną rzecz. Narzędzia.

To właśnie dzięki nim te elementy są możliwe.

W pracy, w której większość zadań wykonujesz samodzielnie ważne jest, by automatyzować, upraszczać i organizować w procesy wszystko, co się da. Najlepiej wirtualnie, by móc tymi procesami i automatyzmami dzielić się z klientami czy współpracownikami, to oczywiste (szczególnie w kontekście tego bloga ;)).

Jeśli chodzi o narzędzia, to koniecznie zadbać trzeba m.in. o:

  • organizację - z narzędziami do zadań, na przykład Nozbe, kalendarzem Google czy Trello;
  • inspiracje i wiedzę - z wirtualnymi notatnikami, jak Evernote czy Notion;
  • pracę w skupieniu - z narzędziami, które opisałam w ebooku 29 aplikacji do skupionej pracy;
  • narzedzia firmowe - zależne od specyfiki twojej pracy.

8. Dbaj o siebie

Jeśli za swoją pracę odpowiedzialny jesteś tylko ty, nikt cię nie zastąpi, gdy gorzej się poczujesz albo coś będzie cię boleć.

To dlatego dbanie o siebie w kontekście samodzielnej pracy jest szalenie ważne. Oprócz tego, że ważne jest w ogóle, to oczywiste.

Dlatego nie zamieniaj się w pracowego zombie. Dbaj o przestrzeganie godzin pracy, dobre krzesło. Jedz normalne posiłki, a nie pół łyżki płatków przed komputerem, pamiętaj o mądrym śnie. Ruszaj się, nawet jeśli tylko przed ekranem.

Jeśli potrzebujesz, zrób szybką drzemkę albo przejdź się po pokoju. Pamiętasz, co pisałam w pierwszym podpunkcie, o strukturze, którą możesz dopasować do siebie? Samodzielna praca daje ci tę możliwość, więc korzystaj z niej, by również dbać o swoje zdrowie!

9. Pracuj mądrzej, a nie więcej

Jeśli dopiero zaczynasz samodzielną pracę, to pamiętaj, że na początku wszystko będzie chaosem.

Dokładnie tak samo, jak nie wiedziałeś jak pracuje się w biurze jakiś czas temu (albo jak się pracuje w ogóle), tak samo na początku nie masz doświadczenia i umiejętności, by się mądrze samoorganizować.

Nie szukaj więc hacków, dróg na skróty, nie próbuj zastosować wszystkich możliwych wskazówek naraz. Znajdź swój rytm pracy, obserwuj się, planuj i wyciągaj wnioski.

Z czasem twoja praca nad pracą przyniesie odpowiednie skutki.