24 tricki i wskazówki jak korzystać z Kalendarza Google

Nie ma ludzi niezorganizowanych, są to tylko tacy, którzy jeszcze nie zaczęli wpisywać wszystkiego do kalendarza!

Zawsze uważałam się za osobę z natury niezorganizowaną. Kiedy miałam już dość ciągłego zapominania o różnych sprawach, postanowiłam dać szansę Kalendarzowi Google, na początek po prostu zapisując te spotkania, które chciałam, by mi nie uciekły.

I bez zbędnej demagogii mogę powiedzieć, że od tego czasu jakość mojego życia uległa zdecydowanej poprawie. Nie tylko nie zapominam o najważniejszych wydarzeniach w ciągu tygodnia, ale potrafię wygospodarować czas dla siebie, dla rodziny i na pracę.

Oczywiście nie zawdzięczam codziennej organizacji wyłącznie kalendarzowi Google, bo dziś wiem, że planowanie to konkretny system – o którym napisałam ostatnio wiele stron i przygotowałam drugie tyle ćwiczeń. Ale nie ukrywam, że ma on na nią bardzo duży wpływ.

Dlatego zebrałam więc w jednym miejscu wszystkie tricki i porady dotyczące tego, jak korzystać z kalendarza Google – od prawidłowego skonfigurowania, poprzez dodawanie eventów aż do moich własnych sztuczek, które wspierają mnie w codziennym planowaniu.

Ten tekst oryginalnie powstał dobre kilkanaście miesięcy temu. Dziś wraca – odświeżony, poprawiony, ale wcale nie aż tak dużo zmieniony – co pokazuje tylko to, że raz wypracowane zasady działają i świetnie się sprawdzają.

PRZYGOTOWANIE KALENDARZA

Kalendarz Google znajdziesz oczywiście na jego oficjalnej stronie. Jeśli korzystasz już z Gmaila, to w zasadzie już go masz. Jeśli nie, to wystarczy się zarejestrować, by dostać dostęp do kalendarza Google.

1. Zainstaluj kalendarz wszędzie, gdzie się da

Moją podstawową zasadą przy korzystaniu z narzędzi takich, jak Kalendarz Google, jest zawsze ułatwienie sobie do nich dostępu. Czyli w tym wypadku – zainstalowanie go wszędzie, gdzie się da. Tu znajdziesz linki do pobrania Kalendarza Google na różne platformy:

• iOS
• Android
• Mac
• Windows

2. Dodaj święta państwowe / religijne / inne

Zdarzyło ci się odbić od zamkniętego sklepu w Zielone Świątki? Zastanawiasz się, którego tym razem przypada Wielkanoc? Odpowiedzi na te pytania ułatwią ci „Pomocne kalendarze” Google.

Pomocne kalendarze znajdziesz klikając w ikonę trybiku w prawym górnym rogu, a następnie z menu po lewej wybierając opcję „Dodaj Kalendarz”. Możesz też po prostu przejść przez ten link. Są tam między innymi święta religijne, dni wolne w konkretnym kraju, a także wydarzenia sportowe i fazy księżyca.

A jeśli chcesz być na bieżąco z lifegeekowymi wydarzeniami, koniecznie dodaj do Google mój kalendarz! :)

3. Stwórz kalendarze na różne okoliczności

Jeśli chcesz naprawdę mieć czas pod kontrolą, najlepiej jeśli rozdzielisz poszczególne elementy swojego życia na osobne kalendarze. Może zdarzyć się tak, że będziesz chciał udostępnić komuś np. swoje biznesowe spotkania, a niekoniecznie już zaplanowaną wizytę u dentysty, prawda?

Nowy kalendarz dodajesz w tym samym miejscu, w którym znajdziesz „Pomocne kalendarze od Google”.

Możesz:

• Utworzyć nowy kalendarz – dodać mu nazwę i opis, a pojawi się w twoim głównym kalendarzu jako osobna zakładka – dokładnie jak na zrzucie ekranu powyżej;
• Zasubskrybować kalendarz – jeśli ktoś z twoich kontaktów prowadzi kalendarz i udostępnia go publicznie, możesz go zasubskrybować;
• Dodać kalendarz z adresu URL – jeśli znasz adres czyjegoś kalendarza (na przykład ulubionego blogera ;)), to możesz dodać go tędy. Jeśli zasubskrybujesz kalendarz Life Geek, nigdy nie ominą cię fajne informacje, jak na przykład nowe webinary, szkolenia itp!

4. Usuń lub pokazuj weekendy

Jeśli używasz kalendarza Google wyłącznie do pracy, możesz usunąć weekendy by zrobić więcej miejsca na pozostałe dni tygodnia. Opcję „Pokazuj weekendy” znajdziesz w ustawieniach, w zakładce „Opcje widoku”, czyli dokładnie tutaj.

W tym samym miejscu możesz ustawić, czy tydzień zaczyna się w poniedziałek, a także ile dni powinno być widoczne.

5. Pozwól Google dodawać wydarzenia za Ciebie

Wśród ułatwiających życie opcji znajdziesz także automatyczne dodawanie eventów do kalendarza przez Google. Jeśli korzystasz z Gmaila i właśnie na niego przychodzą ci różnego rodzaju potwierdzenia, Google Calendar wyłowi je z gąszczu innych maili i automatycznie doda do kalendarza.

Wiem, że to opcja, która nieco przeraża, ale jeśli spojrzeć na to z innej strony, to Google i tak nas ciągle śledzi, więc równie dobrze możemy ułatwić sobie życie. :)

Opcję tę znajdziesz w ogólnych ustawieniach, na karcie „Wydarzenia z Gmaila”

6. Zintegruj kalendarz Google z innymi narzędziami, z których korzystasz

Automatyzacje i integracje to chleb powszedni każdego Life Geeka! Dlatego zawsze szukaj sposobu, jak połączyć ze sobą narzędzia, których używasz.

Kalendarz Google połączyć możesz między innymi z:

• Aplikacjami do zadań, jak Nozbe, Todoist czy Clickup;
• Narzędziami do telekonferencji, jak Zoom czy Google Meet;
• Narzędziami do komunikacji, jak Slack;
• Narzędziami do automatyzacji, jak IFTTT albo Zapier, by na tej podstawie budować bardziej zaawansowane procesy.

CODZIENNE KORZYSTANIE Z KALENDARZA

7. Dzień pod kontrolą dzięki Planowi Dnia

Dla każdego z kalendarzy możesz ustawić opcję przypominania o wydarzeniach. Ale to, co przydaje się najbardziej, to poranny e-mail z podsumowaniem dnia.

Plan Dnia możesz włączyć, wchodząc w ustawienia konkretnego kalendarza, a następnie wybierając zakładkę „Inne powiadomienia”.

UWAGA! Dla każdego kalendarza trzeba ustawić to osobno. Jeśli chcesz mieć powiadomienia z wszystkich kalendarzy, to będziesz mieć 5 różnych Planów Dnia…Dlatego najlepiej dodawać Plan Dnia do kalendarza… z którego korzystasz najrzadziej. Dokładnie tak! Jeśli regularnie korzystasz z kalendarza, to prawdopodobnie mniej-więcej wiesz, kiedy pojawią się nowe wydarzenia, np. w pracy.

Najlepiej wybrać jeden, konkretny kalendarz, na przykład firmowy. Taki, w którym wydarzenia są na tyle ważne, że ich przeoczenie mogłoby być sporym problemem.

8. Stwórz listę zadań

Jak wspominałam na początku, twój kalendarz nie powinien być listą to-do! Najlepiej, jeśli rozdzielisz te dwa miejsca, na przykład jako planner wybierając wspomniane już Nozbe.

Ale ponieważ kalendarz od Google ma taką funkcję, nie mogę nie wspomnieć o tym w tekście „Jak korzystać z kalendarza Google”. :)

Listę zadań znajdziesz w podstawowym widoku kalendarza. W prawym górnym rogu widoku swoich kalendarzy. Kliknij niebieską ikonkę w prawym górnym rogu, by otworzyć menu z zadaniami.

Zadaniom można (ale nie trzeba) przypisywać konkretnej godziny, tworzyć zadania podrzędne, a nawet całe listy zadań.

Osobiście nie jestem fanką tego rozwiązania, ale jeśli dopiero zaczynasz z organizacją dnia, to może się to bardzo przydać.

9. Dodaj kalendarz znajomego

Chcesz być na bieżąco z kalendarzem znajomego / męża / rodziny itp? Warto w tym celu zsynchronizować kalendarze Google.

Kalendarz znajomego dodasz wpisując jego adres e-mail w okienku „Szukaj osób” po lewej stronie. Osoba, którą poprosiłeś o dostęp, będzie musiała wyrazić zgodę na udostępnienie swoich wydarzeń. Gdy to już się stanie, zobaczysz jego wydarzenia jako osobną warstwę w rozpisce dnia, a sam kalendarz w „Innych kalendarzach”.

10. Dodaj wydarzenia z Facebooka do kalendarza Google

Chciałbyś mieć wszystkie wydarzenia w jednym miejscu? Kalendarz Google umożliwia ci dodanie eventów z Facebooka podobnie jak kalendarzy znajomych. Aby to zrobić, wejdź na zakładkę „Wydarzenia” na Facebooku i znajdź opcję widoczną na screenshocie powyżej. Skopiuj link „Nadchodzące wydarzenia”, a następnie w ustawieniach wklej go w zakładce „Z adresu URL”.

11. Udostępnij kalendarz (nawet dla ludzi, którzy nie korzystają z Kalendarza Google!)

Aby udostępnić konkretny kalendarz, wystarczy że rozwiniesz jego menu po prawej stronie i klikniesz opcję „Ustawienia i udostępnianie”. Znajdziesz tam kilka opcji, między innymi:

• możliwość udostępnienia kalendarza innej osobie poprzez wpisanie jego maila
• możliwość udostępniania kalendarza publicznie (zobaczyć będą go mogli wszyscy, którzy otrzymali linka)
• możliwość udostępnienia kalendarza w formacie iCal, dzięki czemu korzystać będą mogli z niego wszyscy, którzy nie posiadają konta w Google.

12. Osadź kalendarz na stronie internetowej

A może chcesz udostępnić kalendarz większej liczbie osób? W takim razie możesz zainteresować się funkcją osadzania kalendarza na stronie, którą znajdziesz w ustawieniach konkretnego kalendarza, w zakładce „Integrowanie kalendarza”. Wygląd kalendarza możesz dostosować do własnych potrzeb.

To całkiem przyzwoita opcja, jeśli chcesz na przykład pokazać na swojej stronie nadchodzące wydarzenia twojej firmy.

13. Przesuwaj wydarzenia, jeśli chcesz je przeplanować

Wydarzenie się przesunęło? Nie musisz zakładać nowego ani wchodzić w jego szczegóły, by wrzucić nową datę. Po prostu przeciągnij je na nową godzinę czy termin w widoku kalendarza, a dane same się dopasują.

14. Odzyskaj utracone wydarzenia

Jeśli chcesz odzyskać wydarzenie usunięte przez przypadek, to kalendarz Google ma własny kosz. Znajdziesz go, klikając w zębatkę w prawym górynm rogu, a następnie wybierając opcję „Kosz” (nie spodziewałeś się takiego obrotu spraw, prawda? ;D).

Wydarzenia z kosza, podobnie jak w przypadku innych usług Google, usuwane są po 30 dniach. Nie zwlekaj za długo z ich przywracaniem!

UMAWIANIE SPOTKAŃ

Pora na prawdziwe mięso, czyli spotkania. Nawet jeśli na codzień nie korzystasz z kalendarza Google (do czego zachęcam bardzo mocno!), pewnie zdarzyło ci się nieraz otrzymać zaproszenie na spotkanie właśnie w ten sposób. A poniżej kilka tipów, jak dobrze korzystać z tych funkcji.

15. Znajdź datę i godzinę, która pasuje wszystkim

Na pewno wiesz, jak ustawić spotkanie w kalendarzu i zaprosić wszystkich zainteresowanych, ale czy wiesz jak sprawdzić, czy data i godzina pasuje wszystkim? Google dopuszcza też tę możliwość!

W menu dodawania wydarzenia znajdziesz zakładkę „Znajdź czas”. Jeśli dodasz do niej kalendarze zaproszonych osób, będziesz mógł łatwo podejrzeć ich plany dnia. Pamiętaj, że korzystając z tej funkcji udostępniasz również swój kalendarz!

16. Ułatw sobie (i innym) życie, dodając lokalizację

Dodając wydarzenie do kalendarza, możesz dodać jego dokładną lokalizację. To bardzo niedoceniana funkcja, która może bardzo ułatwić życie tobie i uczestnikom twojego spotkania, szczególnie jeśli na co dzień korzystasz na przykład z map Google.

Po prostu zacznij wpisywać lokalizację, a Google podpowie ci dostępne opcje ze swoich map. Jeśli to zrobisz, uczestnicy spotkania otrzymają dokładny adres i nie będą musieli szukać go na mapie – po prostu klikną w niego i będą mogli przenieść się automatycznie do map Google z wskazówkami dojazdu.

17. Automatycznie utwórz pokój konferencyjny online do wydarzenia

Nowa usługa rozmów wideo, czyli Google Meet od razu po wprowadzeniu zagościła w kalendarzu Google.

Jeśli często spotykasz się online (co w tych czasach jest zdecydowanie preferowanym sposobem kontaktu), to nie ma sensu za każdym razem osobno wysyłać zaproszenie, a potem zastanawiać się, jak konkretnie się spotkamy.

Możesz po prostu wcisnąć przycisk „Dodaj rozmowę wideo w Google Meet” i zostanie dla ciebie automatycznie wygenerowany link do pokoju konferencyjnego.

Kiedy nadejdzie czas, po prostu kliknij w link w kalendarzu lub mailu, a on automatycznie przeniesie cię w miejsce spotkania!

18. Dodaj załącznik do wydarzenia

Będziecie omawiać konkretny dokument? W kalendarzu Google możesz dodać załącznik, który zostanie rozesłany wraz z powiadomieniem o założeniu nowego eventu.

Możesz go przesłać albo podpiąć bezpośrednio z twojego Dysku Google. Jeśli trzymasz swoje dokumenty w chmurze, to świetny sposób na integrację! :)

19. Oszczędzaj czas dzięki szybkim spotkaniom

Nie masz chwili oddechu między spotkaniami? Wejdź w ustawienia Kalendarza Google i w zakładce Ustawienia wydarzeń aktywuj „Szybkie spotkania”. Od teraz dłuższe spotkania będą kończyć się 10 minut wcześniej, a półgodzinne – 5 minut wcześniej, dając ci czas na przygotowanie się do kolejnego wydarzenia.

20. Zmień właściciela wydarzenia

Jeśli chcesz oddać komuś możliwość zarządzania wydarzeniem, ale ciągle chcesz w nim uczestniczyć, możesz skorzystać z opcji „Zmień właściciela”, którą znajdziesz w dodatkowych opcjach podczas edycji spotkania.

MOJE WŁASNE TRICKI

Korzystam z kalendarza Google w tzw. „wielkiej trójcy”, czyli razem z narzędziem do planowania (Nozbe) i narzędziem do zapisywania pomysłów (Evernote/Notion).

Przez kilka lat jego używania wyrobiłam sobie kilka nawyków i zastosowałam kilka hacków, by dostosować go do siebie i dobrze połączyć z innymi narzędziami.

Więcej o tym, jak dobrze dopasować kalendarz do siebie i zbudować większy, dobry system codziennej organizacji znajdziesz w najnowszym Hackbooku Life Geek: Planowanie i organizacja.

21. Zapisuj każde wydarzenie od razu po tym, jak ustalisz jego datę

Moje problemy z nakładającymi się wydarzeniami zniknęły niemal w mgnieniu oka, gdy nauczyłam się natychmiast dodawać wydarzenia do kalendarza. Mój kalendarz w iPhonie sprzężony jest z Google Calendar, więc wszystko, co zapiszę tam, automatycznie pojawia się wszędzie, gdzie jest mi potrzebne.

Szczególnie polecam takie rozwiązanie, gdy umawiasz się „w biegu”, np. u lekarza, fryzjera czy na imprezie. Po prostu od razu wyjmij telefon i zapisz to wydarzenie w kalendarzu. Nie ufaj pamięci i karteczkom!

22. Stwórz osobne kalendarze dla swojej paczki i partnera

Jeśli masz zapominalskiego małża (jak ja :D), zamiast tworzyć wydarzenia w swoim kalendarzu, by mu o czymś przypomnieć, możesz stworzyć osobny kalendarz dla pary. W ten sposób łatwo odfiltrujesz wspólne wydarzenia, a także będziesz mógł je dodawać i zarządzać przypomnieniami. Podobnie, jeśli często spotykasz się większą paczką znajomych i potrzebujesz wspólne wypady jakoś uporządkować, możesz założyć im wspólny kalendarz.

23. Ustaw przynajmniej 2-3 przypomnienia

Zasada jest prosta – im dalej w przód jakieś wydarzenie i im jest ono ważniejsze, tym więcej powiadomień ustawiam. Chodzi o to, żeby mieć mieć sprawę „na radarze” odpowiednio wcześniej – żeby się do niej przygotować. Ponieważ skrupulatnie stosuję zasadę nr 22., często zapominam o wydarzeniach jak tylko wskoczą do kalendarza. Dlatego właśnie ustawiam kilka przypomnień – np. na 2 tygodnie, tydzień i dzień przed rozpoczęciem danego zadania / wydarzenia.

24. Włącz kalendarz Google do codziennej organizacji

Ideą regularnego korzystania z kalendarza Google jest nie tylko pamiętanie o wydarzeniach, ale i opieranie się na nich przy planowaniu miesiąca, tygodnia czy dnia. To szalenie ważne, by tak dopasować nieprzesuwalne terminy (czyli wydarzenia i spotkania) do przesuwalnych zadań, żeby mieć czas i na jedne, i na drugie.

Jak to zrobić? Więcej na ten temat, wraz z kompletnym procesem bardzo praktycznego planowania dnia / miesiąca czy tygodnia znajdziesz w najnowszym ebooku o organizacji od Life Geek. Pokazuję w nim m.in. jak włączyć kalendarz do codziennej organizacji, na co warto zwrócić uwagę i co w nim zapisywać (a co nie).