,

Do czego wykorzystać Notion? 13 praktycznych pomysłów (Narzędziownik Life Geek)

Do czego wykorzystać Notion? 13 praktycznych pomysłów (Narzędziownik Life Geek)

Notion zawładnął ostatnio sercami wszystkich Life Geeków (szczególnie na naszej najlepszej na świecie grupie), więc należy mu się osobny narzędziownik, a więc wprowadzenie do narzędzia.

Dla przypomnienia: narzędziownik to nieregularny cykl Life Geek, w ramach którego pokazuję, jak korzystać z konkretnych narzędzi. Do tej pory w narzędziowniku znalazły się m.in.:

Dziś zajmiemy się Notion. Ale ledwie "liźniemy" temat, ponieważ to narzędzie tak wszechstronne, że szykuje się co najmniej seria artykułów na ten temat, a nie tylko jeden, skromniutki wpis.

Uwaga! Wszystkie linki prowadzące do Notion są linkami affiliacyjnymi. Jeśli się zarejestrujesz, ja otrzymam 5$, a ty 10$ kredytu do wykorzystania w płatnym planie Notion. Nigdy nie polecam niczego, czego naprawdę nie cenię, a ty możesz wesprzeć rozwój Life Geek. Dziękuję!

Czym jest Notion?

Notion to aplikacja all-in-one, służąca do budowy całego, dużego systemu produktywności. To połączenie notatnika, task managera, kalendarza (czasem...), miejsca na przechowywanie notatek i wiele, wiele więcej.

Czasem Notion nazywa się "elektronicznym Bullet Journal" i trochę jest w tym prawdy, bo faktycznie, podobnie jak w Bullet Journalu, jego największą siłą jest budowanie list i przechowywanie danych.

Jak dokładnie działa Notion?

Notion opiera się na budowaniu... baz danych i relacji między nimi (nawet jeśli brzmi to dla ciebie jak czarna magia, nic się nie przejmuj, bo nie jest to tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać).

W przeciwieństwie do wszystkich innych task managerów, kalendarzy, czy notatników online nie ma ustalonej struktury, to ty nadajesz mu strukturę, tworząc kolejne bazy danych.

No dobrze, do brzegu.

Jak (w dużym skrócie) wygląda korzystanie z Notion?

1. Podstawą Notion są strony, które wyglądają jak zupełnie zwyczajna pusta kartka w notatniku. Można ją zresztą w ten sposób wykorzystywać, na przykład do przeklejenia treści artykułu.

2. Na stronie możesz stworzyć bazę danych w jednym z 4 widoków:

  • tabela - zwykła tabela, jaką znasz chociażby z Excela, przy czym z jednym fajnym usprawnieniem. Pozycją w tabeli nie musi być tylko tekst, może być jedno z tzw. "Properties" (Właściwości) - np. określony tag, link do strony, checkbox i tak dalej:
  • tablica - kanbanowa tablica, posortowana według któregoś z "Properties" z tabeli. Widok przypomina chociażby to, co znasz z popularnego narzędzia Trello;
  • lista - lista notatek w widoku uproszczonym (to, ile widzisz na liście można kontrolować);
  • kalendarz - czyli najzwyklejszy na świecie widok kalendarza, w którym poszczególne wpisy pojawiają się po prostu jak wydarzenia w kalendarzu Google

3. Jedna baza danych może mieć kilka widoków. Na moim przykładzie widzisz powyżej, że ta sama lista postów na bloga może być jednocześnie kalendarzem, tabelą i listą kanbanową, mogę więc wykorzystywać ją na wiele sposobów.

4. Dodatkowo bazy można ze sobą łączyć (mogę na przykład połączyć bazę notatek z treści, które przeczytałam z konkretnym wpisem, jak tutaj), tworząc całe systemy danych.

5. Dla najbardziej zaawansowanych są opcje "programowania" w Notion (jak na przykład tu), czyli nieco bardziej skomplikowanych formuł (podobnie jak formuły w Excelu), dzięki którym można na przykład tworzyć równania matematyczne czy wyświetlać treści w zależności od warunków.

Jak ja korzystam z Notion?

Jeśli to wszystko brzmi bardzo skomplikowanie, to... nie masz się czym przejmować, bo na szczęście w sieci jest MNÓSTWO tutoriali i gotowych szablonów do Notion, z których można śmiało korzystać, chociażby:

I ja dokładnie tak robię - nie staram się wymyślać koła na nowo, a w pierwszej kolejności szukać rozwiązań w sieci. Dopiero potem dostosowuję te rozwiązania do siebie.

Drugim, bardzo ważnym elementem mojej pracy z Notion jest rozdzielenie systemu, o czym obszernie mówiłam m.in. w poście o rodzajach zadań, które można dodać do swojego plannera.

W skrócie, nie traktuję Notion jako narzędzia do organizacji zadań. To tylko i wyłącznie miejsce do gromadzenia wiedzy, codziennej organizacji wspólnie z małżem oraz tworzenia strategicznych planów działania. Robię tak głównie dlatego, że Notion nie daje dobrych narzędzi do układania zadań, tworzenia przypomnień itp. (musiałabym stworzyć taki system sama, praktycznie od zera), ale też dlatego, że nie chcę zawierzać całego systemu jednemu narzędziu, nawet najlepszemu na świecie.

UWAGA! I najważniejsze - moje Notion nie jest przepięknie ułożonym, idealnie skrojonym narzędziem, podobnie jak nigdy w życiu nie kolorowałabym kartek w bullet journalu. Bo jest właśnie dokładnie tym - narzędziem.

No dobrze, pora na konkrety, a więc konkretne układy i funkcje, z których korzystam (i które polecam):

Do czego wykorzystać Notion? 13 konkretnych przykładów

Z Notion korzystam i w życiu, i w biznesie. Ciągle znajduję dla niego nowe zastosowania i przenoszę tam coraz więcej obszarów, które wcześniej realizowałam w innych narzędziach.

NOTION PRYWATNIE

1. Planowanie posiłków

Do Notion przeniosłam już niemal wszystkie przepisy z Evernote, które podzieliłam według przeróżnych kategorii, dodając im tagi, oceny, czy wpisując składniki. Dzięki temu mogła powstać osobna baza danych - produktowa, która służy mi teraz za listę zakupów. Do tego dorzucamy trzecią, czyli planowanie posiłków, łączymy ze sobą i powstaje coś, czego zawsze mi w aplikacjach brakowało - tworzenie listy zakupów uwzględniając co mam, a czego nie mam w domu.

Jakkolwiek by to zawile nie brzmiało, jest proste w obsłudze i niezwykle przydatne! Skorzystałam z tego setupu, nieco zmodyfikowanego na własne potrzeby.

2. Piwniczka z winami

Jestem bardzo początkującym koneserem wina (powiedziałabym nawet, że "fanką wina", bo do koneserstwa brakuje mi jeszcze baaaaardzo dużo) i ostatnio zaczęłam w sposób usystematyzowany spisywać moje ulubione winne odkrycia. Oczywiście w Notion, by móc je potem łatwo sortować i zmieniać.

3. Baza przyszłych wydarzeń

Niestety zdezaktualizowana w dobie pandemii, ale powoli powracająca do łask baza premier teatralnych, kinowych czy po prostu wydarzeń, na które "chcę mieć oko" w ciągu najbliższych miesięcy. Bardzo brakowało mi miejsca, w którym mogę mieć je wszystkie w jednym miejscu i nie musieć za każdym razem szukać w wydarzeniach na Fejsie czy stronach z koncertami. Ponieważ do kalendarza wpisuję wyłącznie wydarzenia, na które na pewno pójdę, potrzebowałam miejsca, które zbierze wszystkie wydarzenia i w jednym z widoków wyświetli na przykład tylko te nadchodzące w ciągu najbliższych kilku tygodni.

4. Baza roślin

Podobnie jak w przypadku początkującego winiarza, jestem tez początkującą posiadaczką roślin domowych (to chyba jakaś starość czy coś?) i trzymam informacje o nich w jednym miejscu w Notion, razem ze zdjęciem rośliny, nazwą, sposobem pielęgnacji itp.

5. Wishlista

Do tej pory dyskretnie podsuwaną innym w okolicy urodzin wishlistę z rzeczami do kupienia trzymałam w Excelu. Teraz przeniosła się do Notion, gdzie można ją łatwo sortować, edytować, dodawać obrazki itp.

6. "Life wiki"

Czyli zbiór planów, celów, życiowych misji, zainteresowań... ogółem wszystkiego, co do tej pory "walało się" po Excelu, notesach, Nozbe i kilku innych miejscach. Taka "instrukcja obsługi" Natalii, której zrobienie w Notion polecam absolutnie każdemu. Oczywiście swojej, nie mojej. ;)

7. Nawykownik

Odkąd korzystam z Notion, zarzuciłam śledzenie nawyków w innych miejscach niż właśnie tam. Z szablonu Notion skorzystałam zresztą, żeby zrobić dla was kwarantannowy obóz przetrwania w kwietniu.

8. Podsumowania tygodnia, miesiąca i roku

Do tej pory pisemne podsumowanie robiłam zawsze w Evernote, teraz dzięki Notion mogę przerzucić je w miejsce, w którym łatwiej jest mieć nad tym kontrolę. Powoli przenoszę więc swoje podsumowania właśnie tam. Jak powinny wyglądać takie podsumowania i jak z nimi pracować, znajdziesz oczywiście w Hackbooku: Planowanie i Organizacja.

NOTION ZAWODOWE

W krótkim czasie Notion stało się niemal moim centrum zarządzania biznesem - tu tworzę długofalowe plany, rozpracowuję strategie dla klientów, tworzę sobie bazę wiedzy i tzw. "swipe file", czyli ściągawkę z marketingowymi inspiracjami wszelakimi.

Oto kilka najciekawszych elementów, które przeniosłam do Notion:

9. Kalendarz publikacji

W Notion w naturalny sposób można stworzyć bardzo fajny kalendarz publikacji z różnymi widokami - od widoku kalendarzowego po szczegółowy opis treści aż do prostej tablicy kanbanowej z treściami na różnych etapach realizacji. Przyda się każdemu biznesowi, który tworzy treści do sieci - nie tylko blogerom. Jako template użyłam oficjalnego notionowego kalendarza publikacji.

10. OKRy

W swoim biznesie mocno opieram się na koncepcji OKRów, a więc kluczowych wskaźników efektywności, w ujęciu kwartalnym. Dzięki temu widzę, czy i jak idę do przodu i mogę na bieżąco reagować na zmiany. OKRy przeniosłam do Notion po tym jak znalazłam do tego genialny szablon (do tej pory robiłam je w Excelu). Korzystam do tego z tego setupu.

11. "Swipe file"

Nie wiem, czy "Swipe file" ma dobrą nazwę po polsku, ale w skrócie jest to po prostu spis inspiracji i rozwiązań marketingowych, podpatrzonych u innych w sieci. Przydaje się ogromnie przy projektowaniu kampanii marketingowych dla siebie i innych i nie wyobrażam sobie pracy bez niego. Do tej pory mój "Swipe file" był porozrzucany w różnych miejscach, a także nieudolnie porządkowany w Evernote (którego, niestety, Notion bije na glowę), teraz na dobre już osiądzie właśnie w Notion (jestem w trakcie przenoszenia się). Moją inspiracją jest dokładnie ten artykuł.

12. Notatki z książek

Wszystkie notatki z książek rozwojowych, które obecnie czytam, lądować będą właśnie w Notion. Dzięki temu będę mogła je podpiąć chociażby pod teksty i treści, które dla was tworzę. Będę bazować na szablonie poniżej (znajdziesz go w podstawowych szablonach Notion) z modyfikacjami. A przede wszystkim, będzie w nich wreszcie większy porządek! :)

13. Rekomendacje

Jedna z moich ulubionych "baz", czyli spis wszystkich dobrych rzeczy, które mówicie o Life Geeku czy poszczególnych lifegeekowych produktach. Uważam, że absolutnie każdy, kto robi coś w internecie, powinien mieć takie własne pudełko pochwał, by sięgać do niego w trudniejszym czasie (nie wspominając oczywiście o momentach, w których można wesprzeć się takimi opiniami przy sprzedaży produktów czy usług). Powyżej mała baza waszych okołolifegeekowych przemyśleń (czeka mnie jeszcze m.in. przeniesienie waszych maili!).


To oczywiście nie koniec pomysłów na wykorzystanie Notion. Ciągle uczę się i rozpracowuję to narzędzie, a w najbliższym czasie na pewno pojawi się więcej praktycznych treści dotyczących wykorzystania go w życiu i w biznesie.

A ty? Zaprzyjaźniłeś się już z Notion? :)