Jak znaleźć czas na planowanie w małym biznesie? Pomoże CEO Day

Jedną z najważniejszych rzeczy, których nauczyłam się w ciągu pierwszych miesięcy na swoim, jest to, że choć praca z klientami i tworzenie produktów przynoszą pieniądze, to do rozwoju potrzebne jest strategiczne planowanie.

W zasadzie mogłam się tego spodziewać, przecież sama uczę o produktywności! Ale pochłonęło mnie tworzenie – kursów, w których wzięły udział setki osób, bestsellerowych e-booków, czy świetnych strategii działania dla kreatywnych przedsiębiorców, którzy nie potrafili znaleźć czasu dla siebie.

Aż przyszedł moment, w którym miałam bardzo mocno dość. To był jeden z moich rozwodów z Instagramem – w czasach, gdy zdjęcia były najważniejsze, a ja uparcie nie miałam ani ochoty, ani siły poświęcać czasu na uczenie się fotografii – w końcu mój biznes na tym nie polega!

No właśnie – pomyślałam wtedy – a na czym…?

I co ja właściwie robię na tym Instagramie? I po co?

Myślę, że kiedy zrozumiałam, że potrzebuję lepszego planowania i strategii… plaśnięcie w czoło słychać było gdzieś w okolicach Berlina.

Co było bardzo zabawne, biorąc pod uwagę to, czym zajmuję się na co dzień. ;)

Kto zarządza twoim małym biznesem? Niestety nie ty!

Mniej więcej wtedy zetknęłam się z koncepcją trzech ról w biznesie – z książki „Mit przedsiębiorczości” Michaela E. Gerbera.

Są to (niezależnie od obowiązków):

• Wizjoner – osoba, która tworzy strategię, ustala cele i kierunek działania dla firmy;

• Manager – ktoś, kto organizuje pracę – planuje, liczy, dba o to, by biznes się „spinał”. Przekłada pomysły wizjonera na działanie;

• Wyrobnik (w oryginale „Inżynier”, ale polski „Wyrobnik” moim zdaniem lepiej oddaje sens tej roli) – dla niego liczy się tu i teraz, czyli praca, bieżączki i lista to-do. Nie dba o wizję ani organizację – bo firma powinna mu to zapewnić – podobnie jak na etacie.

Dwie pierwsze role pomagają firmie rosnąć. Pozwalają ci z czasem rozwinąć biznes do momentu, w którym zarabiasz więcej – nawet jeśli masz mniej klientów, pracujesz krócej i nad bardziej satysfakcjonującymi projektami.

Okazuje się, że twórcy i właściciele kreatywnych biznesów mają trochę przerąbane…

Nie jest tak, że kiedy założysz swój biznes (szczególnie oparty na wiedzy), stajesz się od razu CEO. Wręcz przeciwnie. Na początku twoja praca ma bardzo mało wspólnego z „Jestem szefem w mojej własnej firmie”. Za to bardzo dużo z byciem… szeregowym pracownikiem.

No bo kim jest szef (albo żeby było poważniej – CEO)? Zdecydowanie to nie jest ktoś, kto wykonuje każdą pracę. Jego głównym zadaniem jest wyznaczanie kierunków rozwoju. Określanie celów i wyzwań. Strategicznie planowanie.

Elon Musk nie składa samochodów Tesla, choć jego firma je produkuje.

Po prostu – zarówno w biznesie, w projektach „po godzinach”, jak i w… życiu – musi być ktoś, kto oprócz tego, że działa i ciągle leci do przodu, wie także, PO CO działa i DLACZEGO leci do przodu.

Problem w tym, że w małym biznesie często nie masz czasu na takie rzeczy, bo z założenia pełnisz kilka ról jednocześnie i zawsze jest coś innego – jak sądzisz ważniejszego – do zrobienia.

Zła wiadomość jest taka, że nawet jeśli wydaje ci się to niemożliwe, dla dobra firmy i swojego spokoju, musisz taki czas znaleźć.

Dobra jest taka, że nie musisz i nie powinieneś być szefem przez cały czas. Jako ekspert w swojej dziedzinie zarabiasz właśnie na tym, że tworzysz, doradzasz, konsultujesz.

Jednym słowem – zamiast starać się być CEO na pełen etat, spróbuj wykroić regularnie nieco czasu na strategiczne planowanie.

Ja takie dni, wzorem z zachodu, nazywam CEO Day.

CEO Day – zostań szefem na jedną piątą etatu

CEO Day to regularne, zaplanowane spotkania twojego jednoosobowego zarządu, podczas których pracujesz NAD swoim biznesem, a nie W biznesie.

W trakcie CEO Day nie zajmujesz się bieżączką (zlecenia dla klientów, treści na bloga, maile itp.). Robisz to, czym powinien zająć się szef: analizujesz działania, planujesz strategicznie (na dalej, niż tydzień do przodu), „korygujesz kurs”, wyznaczasz priorytety itp. Słowem to, co powinien robić CEO – obojętnie, czy w dużej, czy w jednoosobowej firmie.

Mimo że CEO Day nazywa się CEO Day, tak naprawdę może być CEO… tygodniem lub CEO godziną – w zależności od potrzeb. Ja też nie spędzam całych dni na planowaniu i robieniu strategii!

Jak często robić CEO Day?

CEO Day jest spotkaniem cyklicznym, tj. w konkretnych momentach w ciągu roku. Ja swoje CEO Day planuję w ten sposób:

• Główne CEO Day – raz w roku. To czas na zmiany strategii, długoterminowe plany, duże projekty i budżetowanie;

• Półroczne CEO Day – nieobowiązkowe (czasem odpuszczam) spotkanie raz na pół roku. To czas na korektę strategii rocznej, być może poprzesuwanie niektórych tematów lub inne większe decyzje (np. zrezygnowanie z jakiegoś kanału dotarcia do klientów);

• Mini CEO Day – raz na kwartał. To czas na wyznaczanie lepszych, mierzalnych celów kwartalnych (zgodnych z metodologią OKR, o której jeszcze na blogu będzie).

Oprócz tego CEO Day zwykłam określać jeszcze dwa inne spotkania, które w zasadzie powinny mieć trochę inne nazwy:

• Manager Day – raz w miesiącu. To czas na zajęcie się prowadzeniem projektów, dość drobiazgowe planowanie i podsumowanie – najpierw samodzielnie, a potem z zespołem, a także czas na wszystkie, klasyczne „ważne i niepilne”, jak poprawki na stronie, technikalia itp.;

• Podsumowanie tygodniowe – to spotkanie z samą sobą w roli Pracownika – Wyrobnika, połączone z prywatnym przeglądem tygodniowym (ponieważ w małym biznesie praca i sprawy prywatne często się przenikają, nie ma sensu tego rozdzielać).

Struktura CEO Day

CEO Day składa się z trzech podstawowych etapów. Oczywiście różnią się one w zależności od tego, na którym poziomie jesteśmy, tj. czy planujemy cały rok, czy może tylko następny tydzień, ale najprościej powiedzieć, że CEO Day to:

• podsumowanie i porządkowanie – analiza tego, co się wydarzyło. Przegląd projektów, statystyk, sprawdzenie efektywności działań, bilans przychodów itp.

• planowanie – czyli zadania na najbliższy okres. Zasada jest taka, że planujemy na taki okres, jaki podsumowujemy:
  • w podsumowaniu miesięcznym planujemy miesiąc
  • w podsumowaniu tygodniowym planujemy tydzień
  • itp.

• cele i przyszłość – czyli przyglądamy się swoim celom i przyszłości. Zastanawiamy się, jak zadania, które robimy, wpłyną na to, co sobie założyliśmy.

Ważne, żeby CEO Day przeprowadzać zawsze tak samo i w tej samej kolejności – by porównywać ze sobą dane z okresu na okres.

Czego potrzebujesz do CEO Day?

Mój CEO Day jest zaplanowany w ClickUpie (moje narzędzie do projektów) – spięty z tabelami Excela, w których mierzę statystyki i procent wykonania celów – lub Notion (przenoszę coraz więcej analiz właśnie do tego narzędzia).

Natomiast ty CEO Day możesz równie dobrze wykonać na kartce czy w dowolnym narzędziu, którego używasz (bo używasz jakiegoś, prawda…? :))..

Jedyne, co w CEO Day się przyda, to konkrety. Jeśli nie masz sprecyzowanej listy zadań do zrobienia, a jedynie mgliste przekonanie, że coś tam trzeba poplanować i podsumować, to CEO Day pewnie wyleci z twojego kalendarza z prędkością światła.

A tego byśmy bardzo, bardzo nie chcieli, prawda? ;)

Moja lista wiele razy się zmieniała, ale mam poczucie, że ta, którą wypracowałam, jest najlepszą checklistą dla małego, kreatywnego biznesu, który chce zarabiać na sprzedawaniu wiedzy, kursów, treningów czy szkoleń. Przyda się też wszystkim tym, którzy promują się przede wszystkim poprzez dobry content marketing, czyli tzw. dawanie wartości.

Zamiast tworzyć własną listę zadań na CEO Day, możesz skorzystać z mojej.

Przygotowałam dla Ciebie paczkę, w której znajdziesz to, co jest potrzebne do sprawnego przejścia przez procesy planowania i podsumowania roku, kwartału, miesiąca, tygodnia i dnia. I najważniejsze – zrobienia tego dokładnie. Krok po kroku. Tak, żeby o niczym nie zapomnieć.

W paczce znajdziesz aż 4 checklisty i szablon do wykorzystania w Canvie –  co pozwoli je edytować i wydrukować. Dołączyłam też szablony do najpopularniejszych aplikacji do organizacji (Trello, Asany i mojego ukochanego ClickUpa).

Dorzucam wskazówki, jak działać z zawartością paczki, mini e-book „Biznes na autopilocie” i – jeśli kupisz podczas launchowej promocji – przydatne do prowadzenia małej firmy kalkulatory w Excelu!

Paczka checklist i szablonów „Planuj jak CEO”

Jak zaplanować czas na CEO Day?

Zgodnie z moją ulubioną zasadą:

Żeby znaleźć czas, musisz zacząć go szukać!

Natalio Cohelo

Najprościej zacząć od podsumowań tygodniowych, bo są najkrótsze, a mimo to pozwolą na spojrzenie z lotu ptaka na twój biznes i działalność w sieci.

Tygodniowe przeglądy powinny zająć maksymalnie godzinę i tyle warto sobie zaplanować, najlepiej w piątek lub weekend poprzedzający tydzień z pierwszym CEO Day.

Zaplanować to znaczy wpisać do kalendarza i tym samym zablokować czas tak, jakby to było zwykłe spotkanie. Bo to JEST spotkanie! Z samym sobą, albo – jak wolisz – spotkanie zarządu. ;)

Ja dzięki temu wiem, w których dniach i godzinach po prostu nie będę dostępna – dla klientów, współpracowników czy na przykład… dla fryzjera. :D

Wygląda to dokładnie tak:

I tak jak po wizycie u fryzjera – nie zapomnij umówić się na następne spotkanie! Pod koniec CEO Day zapisz kolejne „zebranie zarządu” w kalendarzu. Wtedy trudniej będzie ci się wykręcić albo zapomnieć o zaplanowaniu podsumowania.

Kiedy robić CEO Day?

Najlepiej w ostatni dzień roboczy. Jeśli pracujesz krócej niż pięć dni w tygodniu – zrób go, gdy tylko skończysz swój tydzień pracy. Pracujesz w weekendy? Tak, wiem, że się to zdarza… – zrób go w niedzielę.

Przy okazji jeden hack, który bardzo ułatwił mi życie i planowanie CEO Day. Jak wiadomo, piątunio nie sprzyja koncentracji. Bo koniec pracy, bo słoneczko, bo odpoczynek, bo niechcemisię. Kiedy robiłam CEO Day pod koniec dnia, zdarzało się, że o nim zapominałam albo nie chciało mi się go robić w ogóle (życie…).

Dlatego właśnie tygodniowe CEO Day jest obecnie pierwszą rzeczą, którą robię w piątek. Jeszcze zanim otworzę skrzynkę mailową i wysypią się na mnie ASAP-y, bieżączki i zadania do wykonania.

Dzięki temu mam czas na spokojne podsumowanie tygodnia i wyciągnięcie wniosków. Wiem, że technicznie mam jeszcze 8 godzin, w których „wszystko się może zdarzyć”, ale prawda jest taka, że… wcale tak często się nie zdarza. Bo ileż może być trzęsień ziemi w ciągu tygodnia? ;)

Co, jeśli nie mam czasu na CEO Day?

Czyli… nie masz czasu na prowadzenie własnych projektów czy biznesu? ;)

Nie bądź jak ten robotnik z kawału, który biegał w tę i z powrotem z pustą taczką, bo był taki (pardon my French) zapi***ol, że nie było kiedy załadować.

W małym, kreatywnym e-biznesie, ZAWSZE będziesz się przełączać między tworzeniem a zarządzaniem.

Jeśli poświęcisz się tylko tworzeniu, nie będzie miejsca na to, by zwiększać ceny, zatrudniać, rozwijać firmę.

Bez przeznaczenia, choć odrobiny czasu na strategię nigdy nie uda ci się osiągnąć tego, co pociągało cię w prowadzeniu własnej firmy – wolności, spokoju czy pracy, kiedy i jak chcesz. Zawsze będziesz mieć ręce pełne roboty dla klientów, bieżączek i ASAP-ów.

A to, jeśli się już trochę znamy, zdecydowanie nie jest coś, do czego dążyłby jakikolwiek Life Geek. ;)

Jak podoba ci się idea CEO Day? A może robisz już coś podobnego, tylko inaczej to nazywasz? Jestem bardzo ciekawa twoich doświadczeń – daj znać w komentarzu!