CEO DAY to dedykowany czas, który poświęcasz na rozwój i planowanie swojego biznesu. Polskim odpowiednikiem może być tzw. dzień strategiczny, ale CEO DAY brzmi dużo, dużo lepiej. ;)

Od tego roku mój CEO DAY wypada w piątki i faktycznie jest dniem CEO – oznacza to, że nie pracuję nad żadnymi bieżącymi projektami w tym czasie. Nie jestem też dostępna dla zespołu i klientów. W tym czasie uczę się, planuję strategicznie, podejmuję ważne dla biznesu decyzje.

START COWORKING

Więcej na ten temat mówiłam w podcaście o podsumowaniu i planowaniu roku.

Wszystko to pięknie brzmi na papierze (i w internecie :)), ale podstawowe pytanie brzmi zawsze – od czego zacząć? I jak zorganizować CEO DAY, by nie zajmował całego dnia (jeśli go faktycznie nie masz)?

Poniżej znajdziesz mój sposób organizacji dnia strategicznego w małym biznesie, które (wcale nie) przez przypadek składa się też na całkiem niezłe wskazówki organizacji każdego ważnego zadania:

1. Umów się na spotkanie z samym sobą

Podstawową zasadą produktywności jest planowanie najpierw „dużych kamieni” (ważnych i niepilnych rzeczy), a potem dosypywanie do nich piasku (czyli bieżączek).

Dlaczego? Bo zadania lubią zajmować cały czas dostępny na ich wykonanie (to tzw. prawo Parkinsona). Jeśli przez 8 godzin będziesz zajmować się bieżączkami, licząc na to, że na koniec dnia „uda ci się” (cudzysłów zamierzony) znaleźć czas na CEO DAY, to podpowiem – to się nigdy nie uda!

Właśnie dlatego CEO DAY planuj zawsze jako spotkanie z samym sobą – i w ten sposób zaznaczaj je w kalendarzu.

Po pierwsze, dajesz sobie wtedy do zrozumienia, że twój dzień pracy skurczył się o jedną godzinę – na bieżączki masz czas tylko 7, a nie 8 godzin. Po drugie, jeśli współdzielisz kalendarz albo udostępniasz klientom, otrzymują oni wyraźny sygnał, że w tym czasie nie możesz zająć się ich sprawami.

Jak zaznaczyć CEO DAY w kalendarzu?

Bardzo prosto, na przykład tak ;)

A zupełnie serio, mam 3 wskazówki, dzięki którym znajdziesz na niego czas w kalendarzu:

  • wyznacz maksymalnie godzinę – jeśli sprawnie uporządkujesz zadania do zrobienia w ramach CEO DAY, bez problemu zmieścisz się w godzinie – szczególnie przy cotygodniowym planowaniu. Uspokoisz też w ten sposób sumienie – skoro planowanie to tylko godzina, to po tym czasie spokojnie możesz wrócić do bieżączek;
  • wyznacz CEO DAY na koniec tygodnia – podsumowanie tygodnia na koniec tygodnia to oczywistość, ale dni strategiczne planowane na koniec tygodnia mają jeszcze jedną zaletę – ponieważ zbliża się weekend, bieżącej komunikacji jest coraz mniej (i my, i nasi klienci myślimy o weekendzie);
  • zrób CEO DAY… rano – dużo łatwiej będzie ci znaleźć czas na CEO DAY na początku dnia, kiedy nie jesteś jeszcze głową w bieżączkach. Po południu od zaczętej pracy trudno się oderwać. Dlatego mój ulubiony sposób na CEO DAY to… potraktowanie tego czasu, jakbym zaczynała pracę godzinę później. Nie włączaj maili, nie odpisuj klientom, nie rozpędzaj się łatwymi zadaniami – przejdź przez swój CEO Day i potem rusz do bieżacej pracy.

2. Przygotuj się do CEO Day

Być może znana ci jest metoda „szefów kuchni”, jedną z najważniejszych zasad mądrej, skoncentrowanej pracy. Otóż prawdziwi szefowie kuchni nie zaczynają pracy, dopóki ich przestrzeń robocza nie zostanie przygotowana – wszystkie noże, składniki, przyprawy są na swoim miejscu. Dzięki temu mogą się w pełni skupić na tym, co potrafią najlepiej.

Ty możesz wykorzystać tę metodę również do pokonywania wewnętrznego prokrastynatora oraz unikania rozproszeń w trakcie pracy.

Ponieważ twoje CEO Day ma już konkretną godzinę w kalendarzu, tuż przed jej wybiciem możesz zamienić się w… swoją własną asystenkę i przygotować wszystko, co w tym czasie może być potrzebne, czyli:

  • przynieść picie / jedzenie / przekąski;
  • upewnić się, że nie przeszkodzą ci warunki zewnętrzne (jak to, że jest za zimno, za ciepło, albo że… chce chcesz iść do toalety ;));
  • zakomunikuj, że nie będzie cię przez godzinę (wrzucając np. status „nie przeszkadzać” na firmowym komunikatorze);
  • przygotuj wszystko, co jest ci potrzebne do pracy – dokumenty, checklisty, notatnik.

Wszystkie te rzeczy możesz zrobić „przy okazji”, pomiędzy jednym zadaniem a drugim, więc kiedy nadchodzi moment pracy nad organizacją i planowaniem, czyli czas na zadania CEO – nie pozostaje nic innego, jak sprawnie przejść przez checklistę.

3. Dokładnie określ, nad czym będziesz pracować w tym czasie

Mój każdy dzień CEO ma konkretną strukturę. Najpierw podsumowuję działania z zeszłego okresu, następnie porządkuję i domykam, a na koniec robię plany, strategie i podejmuję ważne dla biznesu decyzje.

To, jakie zadania dokładnie robię, różni się w zależności od okresu, który obejmuje mój CEO DAY. Inaczej pracuję nad firmą, gdy chcę zaplanować cały rok, a zupełnie inaczej, kiedy potrzebuję poukładać zadania na tydzień.

Więcej na temat tego, bardzo konkretnego systemu organizacji w małym biznesie opowiem na webinarze „Planuj jak CEO: 4 kroki do organizacji biznesu, dzieki którym osiągniesz więcej, pracując mniej” – wpadnij, a otrzymasz nie tylko sporą dawkę wiedzy, ale także prezent: Zestaw pytań, które warto zadawać sobie przed planowaniem, by skupić się na właściwych rzeczach.

4. Pracuj z checklistą

Masz tak czasem, że siadasz do pracy – szczególnie pracy koncepcyjnej i strategicznej – mija godzina czy dwie, a ty masz wrażenie, że nic nie ruszyło się do przodu?

Znam to aż za dobrze, dlatego zaprzyjaźniłam się z checklistami.

Im bardziej niekonkretne jest zadanie, tym więcej dobrego dla twojej produktywności zrobią właśnie checklisty.

Podobnie jest z CEO Day. Dzięki checklistom nie muszę się zastanawiać, czy powinnam w tym miesiącu pomyśleć o nowych produktach, czy może „przycisnąć” marketing lub sprzedaż. Ponieważ wcześniej opracowałam bardzo konkretny system, mogę podpiąć pod niego równie konkretne checklisty.

Checklisty uwzględniają nie tylko okres, który planuję, ale też skupiają się na tym, co warto podsumować i uporządkować.

Dzięki checkliście tygodniowe CEO DAY może być tak naprawdę godziną (i zazwyczaj tygodniowe podsumowania właśnie tyle mi zajmują), a mnie bardzo łatwo jest wrócić do przerwanych podsumowań, nawet jeśli coś mnie rozproszy albo niespodziewanie wpadnie bieżączka.

5. Skorzystaj z checklist Planuj jak CEO!

CEO DAY to jeden z moich najważniejszych nawyków, które praktykuję w małym biznesie – dlatego właśnie przygotowałam dla ciebie zestaw checklist, które wesprą cię w przeprowadzeniu takiego „spotkania zarządu” sprawnie i bez bólu.

Checklisty możesz sprawdzić w naszym sklepie:

Koniecznie daj znać w komentarzu, czy masz już w planach swój pierwszy CEO DAY!