Istnieją produktywne hacki, które zmieniają życie. Jednym z nich jest dla mnie brain dump – po polsku: mentalny inwentarz.

Moja głowa jest zawsze pełna myśli. Szczególnie teraz, gdy prowadzę swoją firmę lub pracuję dla zewnętrznych klientów. Mam do wyboru ogrom opcji i wiem, że nikt nie pomoże mi tego okiełznać.

START COWORKING

Próbujesz się czasem skoncentrować i nie potrafisz, bo przeszkadzają ci nie social media czy maile, ale… własne myśli? Ciągle przypomina ci się jedna ważna sprawa, by nagle zupełnie zniknąć z twojego radaru i wpaść do głowy w najmniej odpowiednim momencie albo kiedy deadline jest tak blisko, że stres i pośpiech są nieuniknione?

Jeśli tak – potrzebujesz mentalnego inwentarza. Lubię mówić o nim „spa dla głowy”.

Czym jest brain dump?

Brain dump – mentalny inwentarz to jeden z najważniejszych produktywnych hacków, jakie poznałam w życiu. Polega na spisaniu wszystkich zalegających w głowie spraw i umieszczeniu ich w twoim systemie produktywności. Ja najczęściej robię go przy okazji przeglądu tygodniowego.

Bez właściwego uporządkowania myśli, połączonego z zapisywaniem zadań w Nozbe (w firmie służy mi do tego ClickUp), planów i notatek w Notion – nie byłoby tego bloga, Life Geeka i realizacji ani jednego celu.

To bardzo prosta metoda na uspokojenie natłoku myśli, wyciszenie. Chodzi przede wszystkim o wyrzucenie z głowy (bo ona zupełnie się do tego nie nadaje), do systemu organizacji wszystkich spraw, które powinny się w nim znaleźć.

Jak to możliwe?

1. Mózg to niezły komputer, ale słaba wyszukiwarka

Często porównuje się mózg do komputera i to oczywiście słuszne. Przetwarzamy gigabajty informacji dziennie. Pamiętamy ogrom rzeczy. Posługujemy się językiem (szczególnie nasz, polski, jest bardzo wymagający ;D), ale…

…chodziła ci kiedyś po głowie melodia piosenki i nie potrafiłeś odszukać w głowie tytułu albo wykonawcy? Spotkałeś się z kimś i zupełnie nie wiesz, skąd się znacie…?

No właśnie. Głowa to nie Google, gdzie wpisujesz frazę i otrzymujesz wszystkie informacje. Czasem coś przypomni ci się w najmniej spodziewanym momencie, a czasem po terminie. Mózg rządzi się swoimi prawami, jeśli chodzi o zapamiętywanie i dlatego nie należy mu wierzyć w kwestii przechowywania treści.

To prowadzi nas do następnego podpunktu.

2. Niedokończone sprawy zawsze będą zajmować ci głowę

Fachowo nazywa się to efekt Zeigarnik. Chodzi o to, że lepiej pamiętamy zadania niedokończone (David Allen mówi o nich „otwarte pętle”) niż dokończone („zamknięte pętle”).

Jeśli tych „pętli” masz pootwieranych w głowie za dużo, to zamiast skupić się na tym, co jest do zrobienia, twoje myśli nieustannie krążą. W efekcie – ani nie robisz dobrej roboty, ani nie pamiętasz o tym, co powinno się niedługo stać. Nie wspominając już o emocjach i wspomnieniach, które też zajmują część twojego „systemu operacyjnego”.

I tu właśnie z pomocą przychodzi brain dump, czyli regularne spisywanie wszystkich niedomkniętych spraw, znajdowanie dla nich miejsca w swoim systemie produktywności i przenoszenie ciężaru pamiętania z zawodnej głowy na niezawodny program lub papier.

Jak zrobić brain dump?

Z pozoru mentalny inwentarz jest bardzo prosty:

  1. Weź coś do pisania
  2. Wypisz wszystkie niedokończone sprawy (w formie listy)
  3. Przenieś je do swojego systemu (kalendarz, planer)
  4. Rób to regularnie (na przykład raz na tydzień czy miesiąc)

Ale oczywiście diabeł tkwi w szczegółach i jest kilka zasad, o których warto pamiętać:

1. Rób brain dump odręcznie

Nawet jeśli zawsze organizujesz się elektronicznie, przypomnij sobie starożytną sztukę ręcznego pisania. Weź kartkę, długopis i zrób brain dump na papierze.

Zapewni to większe skupienie (komputery i komórki rozpraszają), kreatywność i lepsze wyrażenie emocji. Dlatego właśnie wszystkie „zrzuty z mózgu”, czy jest to brain dump, czy pisanie dziennika, zawsze wykonuję ręcznie.

2. Rób brain dump na czas

Lubię wyznaczyć sobie na przykład 30 minut. Nie po to, żeby przerwać w określonym momencie, ale żeby… więcej pisać! Zasada jest prosta: piszę tak długo, aż skończy się czas. Nie przestaję nawet, gdy wydaje mi się, że już nic nie wymyślę – co najczęściej wydarza się w pierwszych 15 minutach.

Dlaczego to dobra metoda? Bo nasz mózg jest leniwy i nie bardzo chce mu się myśleć. ;) W początkowym etapie włącza się u nas „myślenie szybkie”. Dopiero po pewnym czasie do gry wkracza „myślenie wolne”, analityczne. I stąd właśnie 30 minut, dzięki którym zmuszasz mózg do wysiłku. Dokładniej wyjaśnia to w książce Pułapki umysłu. O myśleniu szybkim i wolnym David Kahneman.

3. Rób brain dump systemem

Mentalny inwentarz można robić swobodnie, wykorzystując wyłącznie zakamarki własnej głowy, ale gdy zaczniesz go robić regularnie, to prawdopodobnie nie wystarczy.

Przy pierwszych próbach pojawi się sporo niedokończonych spraw. Z czasem, gdy przeniesiesz je do swojego zewnętrznego systemu albo zakończysz (regularny brain dump zwiększa szansę na dokończenie projektów!), zapisywanie może być coraz trudniejsze.

Dlatego do mózgowych porządków przydaje się lista „zapalników” lub, jak ktoś woli – „triggerów”. To system kategorii, podzielony na przykład na sprawy prywatne i zawodowe. Kiedy będziesz spisywać myśli, możesz to robić zawsze w podobnej kolejności i wypisywać niedokończone sprawy według gotowego schematu.

4. Brain dump nie zadziała bez organizacji!

Samo wypisanie zadań i przemyśleń nie wystarczy. Należy przenieść je do odpowiednich zeszytów, folderów lub kategorii we własnym systemie produktywności.

Najprostszy podział, jaki zawsze stosuję, to:

  • terminy – wpisuję do kalendarza (w moim przypadku to niezawodny kalendarz Google);
  • zadania – trafiają do odpowiednich kategorii planera elektronicznego (prywatnie używam Nozbe, a w firmie sprawdza się ClickUp);
  • luźne myśli, cytaty, pomysły, książki do przeczytania czy rzeczy do kupienia – wrzucam do elektronicznego notatnika (w moim przypadku to Notion).

Oczywiście w każdym z tych miejsc organizuję się trochę inaczej, ale to już temat na zupełnie inny wpis.

Dla kogo brain dump?

Kto najbardziej skorzysta z robienia mentalnego inwentarza? Moim zdaniem – absolutnie każdy. To najlepsza metoda, by uspokoić głowę, wreszcie zacząć pamiętać o rzeczach do zrobienia, ale też snuć plany i zmotywować się do realizowania wszystkich super projektów, które do tej pory chodziły nam po głowie i nic z tego nie wynikało. ;)

Jeśli miałabym wskazać tych, którzy brain dump powinni robić obowiązkowo, to byłyby to osoby odpowiedzialne za konkretne projekty, czyli:

  • twórcy, którzy budują własne miejsca w sieci
  • organizatorzy eventów, konferencji, szkoleń
  • właściciele firm
  • freelancerzy
  • każdy, od kogo zależy stworzenie czegokolwiek – zawodowo (za pieniądze) lub po godzinach (hobby, działanie w stowarzyszeniu itd.).

Kiedy sam jesteś sobie sterem, żeglarzem i okrętem, to pamiętanie o ważnych sprawach jest po prostu twoim obowiązkiem. I wtedy brain dump – mentalny inwentarz, jest nie do przecenienia!

A ty, stosujesz brain dump? Widzisz efekty – albo odwrotnie – w ogóle ich nie ma? Podziel się własnymi przemyśleniami na ten temat poniżej! ;)