Zawsze kiedy mam do zrobienia wiele rzeczy w ciągu dnia (jak na przykład dziś….), czuję się trochę bezradna. Co powinno być pierwsze? Klienci, blog, sprawy operacyjne, czy może pożary, które lubią pojawiać się już o 8 rano?

Żeby się w tym połapać, stosuję kilka sztuczek i systemów, by przypomnieć sobie, że nie wszystko, co się świeci i domaga mojej uwagi jest tym, na co powinnam zwracać uwagę.

Postanowiłam się dziś podzielić tym systemem z wami, w ramach zaproszenia do 5-dniowego BOOTCAMPU „Ogarnij ASAPy”, o którym przeczytasz na końcu tego tekstu.

Jak więc dobrze rozpoznać, czym zająć się w pierwszej kolejności?

1. Nie panikuj

W momentach, gdy robota dosłownie pali się w rękach jesteśmy… najmniej produktywni. Praca wymagająca może wprawdzie dać ci „pozytywnego kopa” i dzięki tak zwanemu eustresowi (pozytywnemu stresowi) jesteś w stanie zrobić więcej i lepiej, ale gdy wszystkiego jest za dużo, pojawia się bezradność. Dosłownie nie wiadomo „w co ręce włożyć”, bo wszystko jest pilne.

Pamiętaj, że to zupełnie normalne. Nie da się dobrze pracować i efektywnie koncentrować na jednym zadaniu, gdy wisi nad tobą jeszcze 65 innych.

2. Zorientuj się, co jest do zrobienia

W takie szalone dni planowanie i analizowanie dnia jest koniecznością. Najgorsze, co możesz zrobić dla siebie, dla projektu i dla swojego pracodawcy czy klienta, to rzucenie się w wir zadań bez ich analizy.

Do tego przydaje się miesięczne, tygodniowe i dzienne planowanie, a także prowadzenie dziennika, ale jeśli tego nie robisz, to twoim priorytetem powinno być jak najszybsze zorientowanie się, co jest do zrobienia.

Możesz wypisać zadania na kartce, w planerze, w aplikacji – ważne, by nie były w twojej głowie jako rzeczy, które „może” są do roboty, ale konkretne, możliwe do wykonania zadania. Najlepiej jak najmniejsze, bo „zorganizowanie konferencji” czy „przygotowanie prezentacji” to tak naprawdę projekty, które składają się z o wiele większej liczby czynności, niż ci się na początku wydaje.

3. Oddziel ważne od pilnego

Jak kiedyś powiedział prezydent Eisenhower:

To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

(What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.)

Coś w tym jest, prawda? Zidentyfikuj więc, co jest ważne, co jest pilne, a co nieważne i niepilne. Szczególnie przyjrzyj się zadaniom, które wprawdzie wydają się pilne, ale zupełnie nie są dla nas ważne – na przykład ktoś prosi o recenzję swojego projektu, a który zupełnie nie leży w obszarze twoich obowiązków.

Gdy pracy jest pod sufit, zauważysz, że lubisz wskakiwać w krótkie i pilne zadania, które dają ci tzw. „quick win”, podczas gdy należałoby, zając się zadaniami długimi i wymagającymi, domknąć ważne sprawy i ruszyć do przodu.

4. Czy to mi się naprawdę opłaca?

No dobrze, oddzieliłam ziarno od plew i wiem już, które zadania powinny być zrobione w pierwszej kolejności. Ale dalej zostaje ich dużo i większość z nich brzmi jak srogi ASAP. Co teraz?

Na te zadania można spojrzeć pod kątem ich opłacalności. Możesz to zdanie rozumieć dosłownie, jeśli jesteś freelancerem czy właścicielem biznesu. Jeśli jednak pracujesz na etacie, to „opłacalność” można mierzyć największym efektem dla firmy, dla projektu, w którym pracujesz czy dla samego siebie.

Zadania najszybsze, ale przynoszące najwięcej wartości przestaw na sam początek listy to-do.

5. Tylko 3 zadania

Zazwyczaj po wyselekcjonowaniu zadań nie mam już aż tak dużo na sobie, ale lubię ograniczyć moją listę jeszcze mocniej. Wspominałam już kilka razy o metodzie MIT (Most Important Task, najważniejsze zadanie), która uczy, żeby wyznaczyć sobie od 1 do 3 MITów i nie zaczynać ŻADNEJ INNEJ pracy, jeśli nie wykona się tego zadania. Moim zdaniem to jedna z najfajniejszych metod ogarniania zadaniowego chaosu i staram się dobrze określić MIT (najczęściej są to max 3 zadania) na początku dnia.

Moim MITem na dziś jest napisanie właśnie tego tekstu. :)

No i oczywiście ogłoszenie bezpłatnego, 5-dniowego BOOTCAMPU „Ogarnij swoje ASAPy”, w którym będziemy uczyć się właśnie tego – dobrego priorytetyzowania zadań, które na nas spadają.

BOOTCAMP „Ogarnij ASAPy”

Czyli jak mądrze pracować, gdy wszystko jest turbopilne

7-11 października 2019

Tak, Dołżycka znowu to robi! Na początku października odpalam darmowe, 5-dniowe warsztaty online, na których nauczysz się:

  • jak pracować efektywniej, zajmując się wyłącznie tym, co najważniejsze w danej chwili;
  • jak nie dać się magii „wrzutek” i ASAPów;
  • jak dobrze podzielić obowiązki i mieć jasność, czym zająć się w pierwszej kolejności;
  • jak wybierać zadania strategicznie i w oparciu o dane, jednocześnie mając na uwadze nieprzewidywalność dnia pracy;
  • jak mieć czas na pilne zadania, nie poświęcając pracy nad długoterminowymi projektami;
  • jak nie robić nadgodzin tylko dlatego, że w godzinach pracy nie masz czasu na rzeczy najistotniejsze;

W trakcie trwania bootcampu codziennie na maila przyjdzie do ciebie krótka lekcja wraz z zadaniem do wykonania. W każdy z 5 dni wieczorem odbędzie się też live w grupie na Facebooku, gdzie będę odpowiadać na wszystkie nurtujące pytania, pomogę w ustaleniu priorytetów i przede wszystkim – pokażę, jak taki proces przenieść z offline do online – do ulubionych narzędzi, programów i aplikacji.

Jeśli więc chcesz:

  • okiełznać chaos na swojej liście to-do i w pracy;
  • pracować pod mniejszą presją;
  • zasypiać i budzić się bez stresu, że znów nie wiesz, w co ręce włożyć;
  • zamienić pracową „partyzantkę” w poukładany system;
  • pchać projekty i zadania do przodu, by wychodzić z pracy z uczuciem spełnienia

To z tym wszystkim będziemy walczyć na 5-dniowym, bezpłatnym bootcampie „Ogarnij ASAPy!”, już za kilka dni.


UWAGA! Bootcamp jest bezpłatny jednorazowo i wyłącznie dla zapisanych. Po jego zakończeniu pojawi się w powstającym sklepie Life Geek w cenie 129 złotych. Jeśli więc chcesz skorzystać z niego za darmo, zapisz się teraz!


Skup się wreszcie 2020

Już w marcu powraca flagowy kurs Life Geek "Skup się wreszcie!", dzięki któremu dowiesz się, jak pracować produktywniej, wyeliminować rozproszenia i wreszcie zrobić robotę! To pierwszy w Polsce program online dedykowany pracownikom wiedzy, freelancerom i przedsiębiorcom z branży nowych technologii, który skupia się przede wszystkim na poprawieniu wydajności podczas pracy na komputerze i w internecie. To aż 6 tygodni praktycznych rozwiązań, dzięki którym kursanci poprzednich edycji poprawili znacząco jakość swojej pracy, a niektórzy nawet uzyskali awanse i nowe perspektywy w pracy.

Zapisz się na listę oczekujących, a w dniu otwarcia kursu będą czekać na ciebie atrakcyjne bonusy.