Ten tekst jest częścią miesiąca tematycznego o organizacji pracy. Tradycyjnie, na lifegeekowym Instagramie znajdziesz wiele dodatkowych tipów i lifehacków, a zapisani do newslettera otrzymają dodatkowe materiały.

Znasz mnie. Bez narzędzi do organizacji pracy, czasu i celów ani rusz. Lubię automatyzować, upraszczać, zawierzać technologii, by osiągać rzeczy mniejszą ilością pracy. Dlatego dziś prezentuję ci ulubione narzędzia organizacji pracy, bez których Life Geek i wiele innych projektów, które prowadzę, nie miałoby racji bytu.

Wiele z narzędzi szczegółowo opisywać będę w narzędziowniku Life Geek, który po krótkim urlopie (moim i tego cyklu) wraca już niedługo. Dziś jednak prezentuję sporą część tego, co towarzyszy mi w pracy na co dzień.

UWAGA! Niektóre z linków w tekście to linki afiliacyjne, co oznacza, że otrzymam prowizję lub inny benefit, jeśli w nie klikniesz i zdecydujesz się na zakup. Afiliacja pomaga mi w rozwoju bloga, nie narażając cię na koszty. Dzięki za zrozumienie!

Plany, cele, projekty

Czyli wszystkie te elementy, które odnoszą się do organizowania zadań i planowania następnych kroków w życiu i w biznesie.

Evernote

Praktycznie każdy większy projekt rozpoczynam od rozpisania go w Evernote (najczęściej korzystając z szablonów projektowych, bo lubię mieć ładne tabelki ;)). Tam powstają miesiące tematyczne, plany na następne kwartały i wszystko, czym zajmuję się obecnie w pracy.

Zwyczajnie projekt rozpisany w ten sposób, jeszcze bez dat i deadline’ów wpisanych w programy do zarządzania projektów, lepiej mi się układa w głowie. Lubię zresztą planować „wizualnie” chociażby częstotliwość postów w social media – wrzucam je do tabelek w Evernocie, a dopiero potem rozpisuję na konkretne zadania.

O Evernote była już też obszerna notka w ramach narzędziownika, więc odsyłam cię do niej i przypominam, że rejestrując się z tego linka otrzymasz bezpłatny miesiąc subskrypcji Evernote premium.

Nozbe

Napisałam już tyle o Nozbe, że powtarzanie się byłoby stratą miejsca. To moje ulubione narzędzie do organizacji własnego czasu i własnych projektów – czyli głównie osobistych oraz związanych z techniczną stroną prowadzenia własnego biznesu.

Każdy projekt osobisty po przemieleniu przez Evernote wpada właśnie do Nozbe.

Ciągle uczę się Nozbe, mieszam i zmieniam układ zadań i organizację tasków. Przede mną właśnie spora taka przebudowa, bo stary układ jest już nieczytelny i nie służy mi jak kiedyś.

Ciągle mam w planach krótkie szkolenie z Nozbe w wersji podstawowej (obsługa i funkcje) + zaawansowanej (jak dobrze organizować i układać cele), możesz wskoczyć do mojego newslettera, żeby dowiedzieć się, kiedy ruszą zapisy.

A jeśli Nozbe cię interesuje, to rejestrując się z tego linka otrzymasz miesiąc wersji pro gratis.

ClickUp

O, jak ja się cieszę, że znalazłam ClickUpa! To przecudowne, darmowe (ale jest też wersja premium) narzędzie do organizacji większych projektów, w teamie. Mam tam rozpisane większe projekty, jak np. organizacja kursów, eBooki czy rzeczy związane chociażby z podcastem Daj Głos!

Wszyscy, którzy męczą się z Asaną, a Trello im nie wystarcza, powinni w trybie natychmiastowym przesiąść na ClickUp i poczuć, jak fajnie działa się w dobrym narzędziu. Zresztą sam ClickUp zrobił bardzo fajne porównanie z Asaną i Trello właśnie, które może przekonać cię do spróbowania czegoś nowego. Dla mnie to absolutny hit.

Dlaczego używam i Nozbe, i ClickUpa? Z oszczędności. W Nozbe mam plan solo, do własnych projektów, większe pakiety po prostu kosztują więcej. Plus więcej zaawansowanych funkcji i fajne integracje, które przydają się do bardziej skomplikowanych projektów.

Kalendarz Google

Tak, planować można nawet w kalendarzu Google (i mam od tego nawet webinar, który znajdziesz w biblioteczce Life Geek), ale ja używam go głównie do zapisywania spotkań i ważnych wydarzeń osobistych i pracowych.

Jest mi w nim najłatwiej rozeznać się, kiedy mam czas, kiedy ktoś poprosi o spotkanie lub jak zaplanować rodzinne wyjazdy. Z tego powodu praktycznie nie używam integracji Nozbe z kalendarzem, nie wpisuję też tam żadnych deadline’ów (bo nie ustawiam ich na konkretną godzinę, co dla kalendarza Google stanowi małe wyzwanie).

Bardzo lubię widget kalendarzowy na moim iPhonie, dzięki któremu zawsze wieczorem mogę szybkim rzutem oka sprawdzić, czy czekają mnie jutro ważne spotkania albo np. wizyta u lekarza.

Komunikacja

Czyli wszystkie narzędzia, które ułatwiają komunikację w zespole i z klientami.

Slack

Król jest tylko jeden – Slack. Najlepsze narzędzie do komunikacji z innymi członkami teamu. Czat i prywatny komunikator w jednym. Jeśli jesteś stary (jak ja), to możesz skojarzyć go z IRCem, a jeśli jesteś młody i dużo grasz – z Discordem, ale w wersji do pracy.

Siłą Slacka jest nie tylko własnie ten grupowy element, ale przede wszystkim tona wspierających pracę integracji – od Clickupa, przez Jirę, Twittera i co-tylko-potrzebujesz.

Slacka używam zarówno do komunikacji w pracy, jak i… prywatnie (nasza grupa znajomych ma osobnego Slacka i rozmawiamy na nim zamiast na Facebooku).

Slack ma jeszcze jedną, niewątpliwą zaletę – dzięki niemu nie muszę wchodzić na Facebooka, żeby z kimś porozmawiać, więc nie wpadam automatycznie w miliony powiadomień i komentarzy. To zdecydowanie sprzyja mojemu skupieniu.

Gmail

Oczywista oczywistość, ale wrzuciłam go tu dlatego, żeby dodać, że nawet w etatowej pracy używałam ekosystemu Google (nie w każdej, nad czym ubolewam) i kiedy Life Geek rozrośnie się do większego projektu, to będę na nim działać nadal. Uwielbiam go jako skrzynkę pocztową i na pewno powstanie tekst o tym, jak dobrze zoptymalizować Gmaila do pracy, bo to narzędzie potrafi cuda.


Czytaj też: Jak uporządkować Gmail? 21 użytecznych tricków


Skupienie i walka z rozproszeniami

Czyli ulubione narzędzia do blokowania rozproszeń i lepszego skupienia. Narzędzi, technik i sposobów jest oczywiście mnóstwo, a sporo z nich omawiamy na kursie o skupieniu. Pierwsza edycja już trwa, ale możesz zapisać się na listę oczekujących (kurs wróci jesienią i będzie płatny).

Brain fm

Moje ulubione „narzędzie” do skupienia, czyli serwis internetowy z wyborem specjalnie skomponowanych utworów wzmagających focus. Wpływ muzyki na koncentrację jest nieoceniony, pod warunkiem że słucha się tych dźwięków, które naprawdę sprzyjają skupieniu.

Brain.fm pomaga nie tylko koncentrować się w pracy, ale też relaksować czy pomagać zasypiać. Co więcej, ekipa Brain.fm współpracuje z naukowcami i nieustannie udoskonala swój produkt w oparciu o badania nad skupieniem.

StayFocusd

Wtyczka-killer. Dosłownie i w przenośni. Killer, bo z pomocą odpowiednich ustawień zablokuje ci dostęp do wszystkich rozpraszających stron i nie pozwoli ich odblokować choćby nie wiem co. I killer, bo to najlepsze narzędzie do blokowania „internetów” jakie przetestowałam. Na rynku są inne, bardziej zaawansowane wtyczki czy programy, jak Cold Turkey chociażby, ale ja cenię StayFocusd za prostotę i bezlitosne działanie. No i darmową wersję, oczywiście.

Rescue Time

Rescue Time to aplikacja, która mierzy stopień produktywności w ciągu dnia (w wersji bezpłatnej), ale może też m.in. blokować strony internetowe jak StayFocusd. Jeśli nie przeraża cię śledzenie w zasadzie każdej strony, na którą wchodzisz w ciągu całego dnia (lub w określone godziny), to Rescue Time zrobi bardzo dużo dobrego dla analizy twojej produktywności i rozproszeń.

Dzięki niej dowiesz się, kiedy i ile czasu naprawdę pracujesz, kiedy się rozpraszasz i jak wiele czasu marnujesz na głupoty w internecie. Wiedza straszna, ale niezwykle przydatna.

Pomodoro Tracker

Praca w technice Pomodoro jest dla mnie jak dotąd największym produktywnym lifehackiem na świecie. Niemal każdy tekst na blogu powstał z pomocą pomidorów, a ja poświęciłam metodzie Pomodoro nawet osobny tekst.

Bardzo lubię korzystać ze stron z Pomodoro zamiast aplikacji, bo mogę mieć je wszędzie i nie przejmować się instalacją. Gdy piszę ten tekst, w tle działa sobie Pomodoro Tracker, którego serdecznie polecam.


KURS „SKUP SIĘ WRESZCIE” 2019

Jeśli chcesz wiedzieć, jak ogarniać maila, social media, internet i zbudować kuloodporny system, który sprzyja skupieniu i pozwala pracować efektywniej, zapisz się na listę oczekujących kursu „Skup się wreszcie”. To już druga edycja kursu, która wraca w październiku 2019. To jedyny tak kompleksowy kurs online, który pomoże ci zwalczyć rozproszenia i nauczy maksymalnej koncentracji na zadaniu. Do tej pory kurs pomógł ponad 150 osobom, może więc pomóc i Tobie!


Social media / tworzenie contentu

Czyli co wspiera mnie w codziennej pracy w socialach i przy tworzeniu tekstów na bloga lub dla klientów.

Recur Post

Bardzo lubię automatyzację mediów społecznościowych i planowanie cykli tematycznych lub po prostu postów na najbliższe dni. Długo szukałam narzędzia, które jest zarówno darmowe, jak i ma sporo fajnych funkcjonalności i obecnie w pracy na Facebooku i Twitterze wspiera mnie Recur Post.

Recur Post pozwala z wyprzedzeniem planować posty na fan page, grupach, Twitterze, czy nawet Instagramie. Lubię to narzędzie za możliwość ustawienia konkretnego przedziału czasowego, w którym publikowane będą posty z puli. Na przykład środy są u mnie dniem promocji i zawsze wtedy na socialach pojawia się informacja o newsletterze, innych kanałach, w których można śledzić Life Geek czy przedsięwzięciach, które organizuję.

Canva

Canva, czyli najlepsze narzędzie graficzne dla tych, którzy grafik robić nie potrafią. Proste w obsłudze i z mnóstwem szablonów – można z nim zrobić wszystko, od logo po ebooka (tak, składałam w Canvie eBooka i byłam super zadowolona!). Tam powstaje sporo grafik do tekstów i na social media właśnie.

Wersja darmowa w zupełności wystarcza na wszystkie podstawowe potrzeby każdego, kto pracuje „w internetach”, czyli do robienia bannerów, nagłówków do maili czy grafik na sociale.

ColorZilla

ColorZilla to prosta wtyczka do Chrome, która pozwala podkraść kolor z dowolnej strony, zdjęcia czy miejsca w internecie. Podoba ci się jakiś kolor i chcesz go użyć w swoim projekcie? Odpal ColorZillę, najedź pipetą na obrazek i sczytaj jego kod, a potem bez problemu przekopiuj go chociażby do Canvy!

Unsplash

A skoro jesteśmy już przy grafikach, to najlepszym przyjacielem każdego marketera jest Unsplash, czyli jeden z pierwszych darmowych banków zdjęć w internecie. Zdjęcia na Unsplash publikowane są w ramach licencji CC by 0, co oznacza, że można z nimi robić cokolwiek – również w celach komercyjnych – i nie trzeba oznaczać autora (choć oczywiście warto!) ani nic płacić.

Korzystam z wielu takich banków zdjęć, bo Unsplash ma koszmarne wyszukiwanie, ale zawsze zaczynam właśnie tam.

Grammarly

Jeśli piszę tekst po angielsku, czy to w pracy, czy po prostu na Facebooku lub w mailu, Grammarly zawsze czuwa, żebym nie popełniała gramatycznych baboli. Aplikacja istnieje samodzielnie, jako strona, ale i jako wtyczka do Chrome, która analizuje tekst napisany po angielsku i spieszy z pomocą, gdy zapomnimy jakiegoś „the” czy trafi nam się literówka.

W wersji bezpłatnej Grammarly pozwala poprawiać podstawowe błędy, w wersji „pro”, również błędy stylistyczne chociażby – jeśli pracujesz dużo z angielskim, to zdecydowanie polecam ci zaprzyjaźnienie się z wersją płatną.

Inne, często używane programy

Google Docs / Google Slides

Nie mogło zabraknąć oczywiście dopełnienia ekosystemu Google, czyli Google Docs i Slides. Tędy wysyłam zawsze wszystkie teksty do klientów, a także tworzę prezentacje – na szkolenia, do webinarów i kursów – słowem: wszędzie!

Mimo, że na Macu mogę robić cudowne prezentacje we wbudowanych programach, to oszczędza to problemów, gdy muszę wysyłać pliki innym – googlowe slides czy docs odczyta każdy i bez problemu.

Scannable

Scannable to aplikacja mobilna od twórców Evernote, która szybko i łatwo skanuje dokumenty i zamienia je w PDFy. Wystarczy tylko zrobić zdjęcie dokumentowi, który chcesz zeskanować. Używam jej często do przesyłania podpisanych umów czy skanowania faktur, które dostaję pocztą.

1password

1password to manager haseł w internecie. Po pierwsze, zabezpiecza wszystkie moje konta, po drugie, oszczędza czas i przestrzeń w głowie, bo nie muszę zastanawiać się, jakie hasło mam akurat do tej konkretnej usługi. Miesięcznie nie kosztuje dużo, a i sama firma często organizuje spore promocje, w których można złapać roczną subskrypcję w naprawdę rozsądnej cenie.

Pocket

Pocket (narzędzie do przechowywania linków) pomaga mi w pracy? Ależ oczywiście! Pisałam o tym w miesiącu dotyczącym prokrastynacji. Jak często zdarza ci się, że „tylko na chwilę” wejdziesz na Facebooka, przejrzysz kilka statusów i nagle w oko rzuca ci się świetny tekst o tym i owym, zaczynasz czytać, potem przypomina ci się o czymś innym, a potem o jeszcze jednym i… godzina uciekła nie wiadomo gdzie!

Pocket jest najlepszym narzędziem, by pokonać prokrastynację prokrastynacją, czyli wrzucić link do przeczytania na później i spokojnie zająć się pracą. A ile frajdy jest potem z usuwania tych wszystkich bzdur, które wylądowały tam tylko dlatego, że nie chciało mi się akurat pracować… :)

To wszystko, co mam dla ciebie w tym zestawieniu – wtyczek, aplikacji i sposobów na organizację pracy mam jeszcze sporo – planuję się nimi podzielić w osobnym ebooku, dostępnym dla zapisanych do newslettera. Więc jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, to koniecznie śmigaj się zapisać!