,

Praca w blokach czasowych: 5 zasad, którymi się kieruję, by pracować efektywniej | LGS 019

Praca w blokach czasowych: 5 zasad, którymi się kieruję, by pracować efektywniej | LGS 019

Większość ludzi korzysta ze swoich kalendarzy reaktywnie. Wrzucają rzeczy w pierwsze wolne miejsce w swoim terminarzu.  Ktoś chce się spotkać? Pierwszy wolny termin. Klient ma pytanie i prosi o zdzwonienie się? Zróbmy to od razu. 

Taka praca sprawia, że dzień wygląda jak szwajcarski ser. Jest pełen dziur - telefonów, spotkań, e-maili i nie ma w nim czasu na zadania, które wymagają wysokiego skupienia.  Jeśli ciągle przełączasz się między zadaniami, komunikacją, obowiązkami, trudno ci będzie robić postępy. 

I tu, cała na biało, wchodzi praca w blokach czasowych. 

Blokowanie czasu to wyjątkowa strategia wykonywania zadań, która w centrum stawia nie tylko efektywność, ale przede wszystkim potrzeby twoje i twojego biznesu. A przy okazji - przyspiesza wykonywanie zadań!

A więc dziś o tym, jak w praktyce można wykorzystać blokowanie czasu w małym biznesie  i dlaczego wcale nie trzeba trzymać się go tak ściśle, by osiągnąć wyniki.

Linki z odcinka:

Warto posłuchać też:

Dziś zajmiemy się pewną techniką zarządzania pracą, którą zna chyba każdy, a ale większość wcale nie potrafi dobrze jej używać. Mowa o pracy w blokach czasowych. Na pewno znasz tę technikę i jeśli jej nie stosujesz, to pewnie stoi za tym kilka powodów:

  1. Nie sprawdziło się to u ciebie - były próby, może nawet raz czy dwa blok czasowy pojawił się w twoim kalendarzu, ale potem dopadły cię bieżączki i nic z tego nie wyszło;
  2. Wydaje ci się, że to nienaturalny sposób pracy - wolisz niezależność, pracę jak chcesz i czujesz, że cię to ogranicza
  3. Nie masz pojęcia, jak się za bloki zabrać i co w nie włożyć, oprócz bloku odpisywania na maile, który nagle rozciąga się na cały dzień.

Trafiłam? Pewnie tak, bo to były dokładnie te same problemy, które miałam ja. Dlatego dzisiaj chcę pokazać ci, jak wygląda blokowanie czasu w moim wykonaniu - czyli zamiast teorii, sprawdzimy ten system “w boju”. Jak to zawsze u mnie. ;)

Czym jest praca w blokach czasowych?

Praca w blokach czasowych jest prosta. Wystarczy, że wydzielisz w ciągu dnia albo tygodnia czas, w którym skupiasz się na jednym zadaniu lub jednym rodzaju zadań. Bloki czasowe zakładają, że zamiast traktować zadania "linearnie" (coś należy zrobić - robię to), łączymy je w grupy i wykonujemy je razem, tak żeby zajmowały mniej czasu.

Oprócz niewątpliwych korzyści, jeśli chodzi o szybkość działania (przełączanie się między zadaniami powoduje, że tracimy 20% czasu na każdej takiej zmianie!), dzięki zaplanowaniu tygodnia z góry wreszcie odzyskujesz kontrolę nad własnym czasem, świadomie decydując, kiedy jest czas na pracę strategiczną (tak ważny w małym biznesie CEO Day), a kiedy na pracę dla klienta.

Są trzy podstawowe rodzaje bloków, które możesz brać pod uwagę:

  • bloki czasowe - zablokowoanie czasu w kalendarzu na określone zadanie. Spotkanie z samym sobą - np. czas na pracę głęboką
  • bloki tematyczne - łączenie ze sobą podobnych zadań. Może ale nie musi być ograniczone czasowo - np. praca nad wszystkimi treściami na social media naraz
  • dni tematyczne - czyli poświęcenie czasu na pracę nad różnymi rzeczami naraz

Więcej o teorii i o tym, jakie bloki czasowe i tematyczne przydadzą ci się w małym biznesie napisałam we wpisie, który zalinkowany jest w notatkach do podcastu. Możesz też wejść na stronę lifegeek.pl i wyszukać wpis o tytule “Praca w blokach czasowych”.

Dobrze, do brzegu - czyli jak wygląda to u mnie?

Moja praca w blokach czasowych - podstawowe założenia

Kilka danych wyjściowych, na moment nagrywania tego podcastu:

1. Jestem soloprenerką ze szczątkowym zespołem - to znaczy, nikogo nie zatrudniam na stałe, współpracuje ze mną kilka osób, w tym dwie trochę bliżej. Ale nie mam - i nie planuję mieć - dużego zespołu.

2. Moją filozofią w pracy jest dążenie do tego, żeby mieć jak najwięcej swobody i wolności. Dlatego praktycznie nie pracuję z klientami 1:1, tworzę raczej produkty niż usługi i mocno dbam, by moje zarobki nie przyklejały się do ilości przepracowanych godzin. Stąd mam możliwość wyłączania dużych porcji czasu na tworzenie czy strategiczne działanie - bo od samego początku buduję biznes, który nie polega na sprzedawaniu czasu. 

Mówię o tym dlatego, żeby zapamiętać, że każdy z nas jest inny i każdy powinien dopasowywać porady i zasady efektywnej, produktywnej pracy do siebie. Opowiadam o swoim przykładzie właśnie dlatego, żeby pokazać ci, że wcale nie podchodzę ortodoksyjnie do bloków czasowych - i że to jest praktyka, którą warto stosować.

Nasza praca na pewno nie wygląda tak samo i dlatego nasze systemy nie powinny wyglądać tak samo. 

Dlatego pamiętaj, cokolwiek tu usłyszysz albo przeczytasz o pracy w blokach na moim blogu, nie traktuj tego jak wyroczni! Po pierwsze, poznaj zasady, żeby wiedzieć, jak działać z tematem blokowania czasu. Po drugie, posłuchaj, jak inni ten system wykorzystują u siebie. Po trzecie, zrób po swojemu, ucząc się na cudzych błędach - w końcu to twój biznes i twoja praca - dopasuj ją do siebie!

Jak pracuję w blokach? 5 zasad, którymi się kieruję

W takim razie, jak wygląda moja praca w blokach czasowych? To kilka zasad, którymi się kieruję:

1. Nie mam “zblokowanego” całego kalendarza!

Przyznaj się, pewnie to była pierwsza rzecz, która przyszła ci do głowy - zaplanować każdy moment dnia w zgrabnych bloczkach. Jeśli jesteś początkującą osobą i twoja praca jest bardzo chaotyczna, to mooooże być dobre rozwiązanie. Ale nie musi. Bo wiesz, to nie jest tak, że wszystkie twoje zadania automagicznie zmieszczą się w tych czasowych pudełkach, które dla nich masz. Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi, a praca w blokach ma nam pomagać, nie przeszkadzać!

Dlatego w tygodniu mam tylko kilka bloków czasowych - wcale nie za dużo - na najważniejsze zadania. W pozostałe dni / godziny pracuję tak, jak dyktuje mi to moja lista to-do czy projekty. Daję sobie przestrzeń na zmianę zdania, inne projekty, albo po prostu ułożenie zadań tak, jak mi akurat pasuje.

Warto też pamiętać, że nie trzymam się tego planu ortodoksyjnie. Czasem jakiś dzień tematyczny mi wypadnie. Ale intuicyjnie szukam łączenia ze sobą zadań. Nie dalej jak wczoraj, w poniedziałek, miałam cały dzień spotkań - bo tak poukładały mi się zadania, że lepiej było zrobić to w ten sposób. Czyli zawsze planuję z myślą o tym, by łączyć ze sobą zadania, nawet jeśli nie w te dni,w które pierwotnie sobie wymyśliłam.

2. Blokuję czas na poziomie tygodnia, nie dnia

Czyli nie ustalam bloków czasowych rano, bo bardzo dobrze wiem, że jeśli wcześniej nie nastawię się na taką pracę, to jej po prostu nie zrobię. Jeśli nie zakomunikuję tego dopowiednio wcześniej - ludziom, z którymi pracuję czy rodzinie, to nic z tego nie będzie. Bo ja wcale nie mam takiej silnej woli, żeby pracować jak w zegarku, kiedy akurat tak postanowię sobie w czwartek rano. Dlatego ułatwiam sobie zadanie, planując to wszystko z góry.

A w zasadzie, nawet jeszcze lepiej - jeśli się da, w ogóle tego nie planuję, tylko korzystam z konkretnych zasad, które ustaliłam jakiś czas temu. Co prowadzi nas do punktu 3:

3. Jestem dużą zwolenniczką dni tematycznych i umiarkowaną entuzjastką pracy w blokach.

To znaczy, wolę przeznaczać większość dnia na dany temat, bo wtedy mogę faktycznie w niego wejść, niż szatkować mój dzień kilkoma, zupełnie różnymi zadaniami. To pozwala mi decydować z dużym wyprzedzeniem, kiedy będę miała czas się z kimś spotkać albo pracować nad “ważnymi i niepilnymi”.

W tym momencie mój tydzień wygląda tak, że poniedziałki są dniem organizacyjnym, w którym sprawdzam zadania, rozpisuję nowe i planuję do przodu. Wtorki to dzień contentu, czyli tworzenia treści (takich, jak ten podcast). Środy to dzień, w którym zamykam się w swojej introwertycznej jaskini i pracuję nad projektami, które często nie ujrzą światła dziennego dłuuugo. Czwartek to dzień spotkań, a piątek to mój CEO Day, a więc dzień analiz, nauki, znajdowania inspiracji i rozwoju.

To nie oznacza, że KAŻDY mój tydzień tak wygląda. Ale oznacza, że mam pewne ramy, które ułatwiają mi ułożenie tygodnia w zgodzie ze sobą. Ktoś chce się spotkać na nagranie podcastu? Proszę o czwartek. Potrzebuję dokładnie rozpisać kolejność treści w miesiącu? Poniedziałek. Chcę rozkminić cele na przyszły kwartał - piątek.

W ten sposób na wiele tygodni do przodu mogę ustalać zadania czy tematy, którymi chcę się zająć.

4. Rzeczy naprawdę ważne umieszczam w blokach czasowych

W ciągu tygodnia jest kilka bloków czasowych, których lubię się trzymać.

  • Pierwszą godzinę każdego dnia poświęcam na pisanie trwalszych treści. To znaczy wpisów na bloga, newsletterów czy scenariuszów podcastów. Bardzo lubię tworzyć i mój mózg bardzo dobrze pracuje rano. Plus jestem osobą, dla której natychmiastowa gratyfikacja jest bardzo wazna - dlatego poranna godzina pisania jest dla mnie idealnym rozpoczęciem dnia. Właśnie dlatego dla zespołu czy ekipy Wirtualnego Coworkingu jestem dostępna najwcześniej od 9:00.
  • Po drugie - raz-dwa razy w tygodniu mam zablokowane dwie godziny na pracę w sesjach skupienia, czyli taką naprawdę głęboką pracę nad najważniejszymi dla mnie treściami czy projektami. Na 100% jest to zawsze wtorek o 10:00 i - jeśli nie mam spotkań - czwartek od 12:00. Nawet, jeśli mój tygodniowy plan się posypie, to mam 95% szans, że znajdę przynajmniej 2-4 godzin w tygodniu na pracę w skupieniu. Skąd to wiem? Bo to są godziny oficjalnego Focus Party, czyli wspólnej pracy online w Wirtualnym Coworkingu. Spotykamy się razem na kamerkach i przez dwie godziny każdy z nas pracuje nad zadaniami, które są dla niego / niej ważne. Taka praca naprawdę działa cuda.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to posłuchaj odcinka o Wirtualnym Coworkingu.

  • Po trzecie, mój CEO Day. Mówiłam wcześniej, że to cały dzień na strategie, rozkminy, naukę… I tak faktycznie jest, ale wiesz, jak to bywa z niezaplanowanym dniem - potrafi mocno się rozłazić. Szczególnie jeśli to piąteczek. Dlatego obowiązkowym blokiem w piątek, najczęściej jako pierwsza rzecz w ciągu dnia, jest przejście przez najważniejsze zagadnienia związane z rozwojem mojej firmy. Te zagadnienia różnią się w zależności od tego, czy podsumowuję tydzień, miesiąc, kwartał czy cały rok i są ułożone w bardzo konkretny system, który nazwałam Planuj jak CEO, a który pozwala podsumować, uporządkować i zaplanować wszystkie strategiczne zadania w małym biznesie dosłownie w godzinę. Jeśli tylko przejdziesz przez te checklisty, oczywiście.

Cały system planuj jak CEO, opierający się na tym, że są takie momenty w ciągu tygodnia, w których warto pracować NAD biznesem, a nie tylko W biznesie - wraz z kilkoma kalkulatorami, znajdziesz na stronie lifegeek.pl/ceo.

I nawet jeśli naprawdę nie mam na nic czasu, nawet jeśli posypie mi się poranne pisanie, to staram się nigdy nie opuścić sesji skupienia, ani tym bardziej mojego CEO Day. Wiem dobrze, że to klasyczne “ważne, ale niepilne”, ale że to są te najważniejsze, najbardziej istotne zadania, które w długiej perspektywie przynoszą mi najwięcej wartości. Skąd to wiem? Bo mierzę i sprawdzam moje wyniki - i widzę, że ta strategiczna praca działa. Ale o tym innym razem.

5. Rozwinęłam ten system słuchając siebie i ucząc innych, kiedy mam czas

Nie kopiuj mojego systemu! Wypracowałam go w słuchając siebie i zastanawiając się, co będzie dla mnie najlepsze. Wzięłam też pod uwagę rytm tygodniowy - bo nie wiem, czy wiesz, że nasza praca statystycznie układa się w taki dzwon na osi czasu - w poniedziałek jesteśmy najmniej skupieni, a w środę przypada szczyt skupienia. Ale na przykład kiedyś wskakiwałam od razu w najtrudniejsze zadania w poniedziałek, a dzisiaj wiem, że w poniedziałek lepiej ogarnia mi się zadania administracyjne.

Natomiast, mając ramy, mogę łatwo komunikować osobom, z którymi pracuję lub współpracuję, kiedy jestem, a kiedy mnie nie ma. Nie chodzi o to, że wychodzę z wielką kartką moich zasad i mówię “dostosuj się lub zgiń”. Ale kiedy wiem, że czwartki to mój najlepszy dzień na spotkania, jeśli mogę to ustawiam czwartek. Skoro wiem, że we wtorek o 10:00 mam sesję skupienia, to nigdy nie ustawiam na ten czas deadline’ów, live’ów czy nawet postów na social media, żeby powiadomienia nie odciągały mnie od pracy. Dosyć naturalnie w moim kalendarzu tworzą się momenty, w których mogę pozwolić sobie na komunikację, networking, inne, w których pracuję nad ważnymi projektami, a jeszcze inne, kiedy mogę nadrobić bieżączki i sprawy administracyjne na przykład na miesiąc do przodu.

A tobie jak wychodzi praca w blokach czasowych? Daj znać w komentarzu!

Słuchaj Life Geek Show na:


Life Geek Show to podcast o zarządzaniu czasem i firmą dla soloprenerów i właścicieli małych biznesów. Rozmawiam z inspirującymi gośćmi o tym, jak pracują i myślą, mówię o satysfakcjonującej pracy, mądrej organizacji i zmienianiu świata. Prowadzi Natalia Dołżycka.

Zostaw komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.