,

Jak organizuję się w małym biznesie, by pracować mniej i osiągać więcej? (LGS 011)

Jak organizuję się w małym biznesie, by pracować mniej i osiągać więcej? (LGS 011)

Z małą firmą jest trochę jak ze szczeniakiem. Kiedy zwierzak pojawia się w twoim życiu, to zostaje twoim oczkiem w głowie. Dbasz, chuchasz, dmuchasz i patrzysz, jak rośnie. Dajesz mu całą miłość świata, a on rośnie i rośnie i… pojawiają się problemy. Jeśli nie wprowadzisz w waszą relację jakichś reguł, to nagle okazuje się, że ulubionym zajęciem twojego kochanego pieseczka - dziś 30kg wilczura - jest szczekanie na sąsiadów z balkonu albo ściąganie ciastek ze stołu. Jednym słowem: sama pasja i miłość do zwierzęcia nie wystarczy - musisz być też dobrym przewodnikiem. 

I tak samo jest z małą firmą, która bez reguł i zasad szybko wejdzie ci na głowę, zamieniając życie w niekończące pasmo frustracji. Dlatego w swoim małym biznesie musisz również być przewodnikiem, nawet jeśli jest tylko jednoosobowy.


Dziś porozmawiamy więc o organizacji małego biznesu - na przykładzie, na którym najlepiej się znam, czyli swoim. ;)

Z tego odcinka dowiesz się:

  • 2:56 Kto jest kim i dlaczego nie zatrudniam nikogo na stałe.
  • 5:05 Jak i gdzie się organizujemy.
  • 5:36 Kto rozdziela zadania i w czym pomaga ClickUp.
  • 8:15 Discord jako narzędzie do wewnętrznej komunikacji.
  • 9:09 Struktura zadań, szablony i codzienna praca.
  • 10:11 W poszukiwaniu najlepszego systemu organizacji, czyli skąd pomysł na „Planuj jak CEO”.
  • 13:01 Od ustalania celów, przez projekty, do konkretnych zadań.
  • 18: 52 Sprawdzamy skuteczność działań.
  • 19:46 Procesy, procedury i automatyzacje.
  • 20:26 Przykłady gotowych procedur.
  • 23:54 Dzień CEO – praca nad biznesem z checklistami „Planuj jak CEO”.
  • 25:11 Podsumowanie – za dużo organizacji w organizacji?
  • 26:43 Czy to się opłaca?

Nagrałam ten odcinek w lutym 2022. Specjalnie podaję datę - dla ciebie i dla siebie, bo dzięki temu będziemy mieć wszyscy porównanie, jak rozwijała się moja mała firma, jeśli w przyszłości nagram podobny odcinek.

A na pewno tak będzie, bo - wracając do analogii ze wstępu - moja firma jest pewnie gdzieś pomiędzy szczeniakiem, który potrafi już wyjść na siku na dwór, a bardzo młodziutkim psem. I wszystko, co się w niej dzieje, wykuwa się w ogniu walki - także organizacja.

Pomyślałam, że to dobry moment, żeby opowiedzieć, jak jest teraz, bo jestem w takim miejscu, w jakim jest większość z was - nieduża firma z kilkoma projektami i minimalną załogą na pokładzie.

Przy okazji chciałam podziękować tym osobom, które podpowiedziały mi, o czym chciałyby posłuchać w ramach tego odcinka - zarówno w naszej przestrzeni w ramach Wirtualnego Coworkingu (jesteście the best!), jak i na Instagramie. To dzięki wam ten odcinek będzie miał taką formę, jaką będzie miał!

W takim razie uchylam drzwi do mojego wirtualnego biura i zapraszam do wnętrza firmy!

Jak wygląda struktura mojej małej firmy?

Sędzia Dredd powiedział kiedyś “I am the law” (Ja jestem prawem), więc ja mogę powiedzieć: I am the company, czyli moją firmą jestem… ja. 

Nie zatrudniam na stałe żadnej osoby, która ze mną współpracuje. Co więcej, nie mam zamiaru tego robić, bo chcę, by firma zawsze została jednoosobowa i mała.

Dlaczego? Bardzo cenię sobie niezależność i wolność - również projektową. Dzięki temu, że jestem sama, nie muszę na przykład tworzyć projektów tylko dlatego, by zapewnić komuś wypłatę. Z drugiej strony - moi współpracownicy mogą pracować również z innymi klientami, na innych projektach, dzięki czemu, nawet jeśli u mnie jest monotonnie, to w innych projektach nie jest - i odwrotnie.

Z częścią osób, jak na przykład z Agatą, która montuje ten podcast, korektorką czy redaktorką współpracuję projektowo - i tak się też rozliczam. Za podcast, za ebooka, za zredagowany tekst.

Na stałe pracuję z project managerką i grafikiem, którzy pracują przy większości rzeczy, które widzicie w sklepie, na blogu czy nawet w podcaście. Na stałe, tj. mamy ze sobą codzienny kontakt, spotykamy się na regularnych checkach i w zasadzie pracujemy ze sobą każdego dnia.

I mój cel był taki, żeby to się nigdy nie zmieniło. Cenię sobie niezależność soloprenerki i swobodę działania, którą daje współpraca z zewnętrznymi wykonawcami.

Więcej o tym, jakie będą moje kierunki działania w następnych latach mówiłam w ostatnim, 10tym odcinku podcastu.

ALE! Przy takiej współpracy tym ważniejsza jest dobra organizacja.

Gdzie się organizujemy? Narzędzia i sposoby

Centrum naszej współpracy jest narzędzie do zarządzania zadaniami, ClickUp. To w ClickUpie rozpisujemy projekty, dajemy sobie feedbacki do zadań i ogólnie cała projektowa komunikacja odbywa się właśnie tam.

Jeśli nie znasz ClickUpa - to taka fajniejsza (moim zdaniem!) Asana. Jeśli chcesz się z nim zapoznać, to w notatkach do podcastu znajdziesz link, który jest linkiem affiliacyjnym.

Każde zadanie, grafika do zrobienia, tekst do napisania ląduje w Clickupie. Zadania na początku przydzielałam głównie ja, teraz coraz częściej robi to project managerka, która dba o to, by projekty szły do przodu - nawet w takim małym zespole jest mnóstwo zmiennych, których trzeba pilnować.

Jeśli mamy jakiś feedback do zadania - umieszczamy go jako komentarz pod zadaniem na ClickUpie. Jeśli mam coś przygotować i o czymś pamiętać - zakładam sobie zadanie w ClickUpie (albo ktoś inny mi je zakłada). Nie ma zadania w ClickUpie, nie ma zadania w ogóle. To pierwsza i najważniejsza zasada, jaką wprowadziłam w firmie - właśnie po to, żeby nie tonąć w mailach czy jakichś ustaleniach na komunikatorach.

Swoją drogą, prywatnie teraz też już organizuję się w ClickUpie właśnie. Kiedyś do prywatnej organizacji służyło mi Nozbe, ale utrzymywanie dwóch systemów stało się męczące - więc przeniosłam wszystkie zadania do ClickUpa.

Jest jeszcze jedna aplikacja, której używamy na co dzień do komunikacji - Discord, czyli aplikacja do chatowania - trochę jak IRC na sterydach, jeśli ktoś jest tak stary jak ja i pamięta jeszcze takie wynalazki. To takie nasze wspólne biuro, w którym możemy się przywitać, pożartować, poprosić o szybki feedback czy przypomnieć, jak ktoś nie zrobi jakiegoś zadania.

Mamy też integrację ClickUpa z Discordem, dzięki czemu na jednym kanale widzimy np., że jakieś zadanie zostało wykonane, w którymś jest komentarz, na który trzeba zareagować i tak dalej. To bardzo ułatwia pracę, bo dzięki temu nie musimy mieć stale otwartego Discorda.

Jak wygląda nasza struktura zadań i projektów?

Nasza codzienna praca to praca przede wszystkim na projektach. Każdy launch, premiera nowego produktu, czy otwarcie Wirtualnego Coworkingu zaczyna się od postawienia projektu w ClickUpie i rozdzielenia zadań. Do wielu projektów (choć niestety nie do wszystkich) mamy już gotowe szablony, czyli po prostu jednym kliknięciem pojawia się np. lista wszystkich grafik do stworzenia na premierę.

To jest możliwe dzięki temu, że dużą wagę przykładamy do procesów i standaryzacji, o czym opowiem jeszcze później.

Ale skąd bierzemy te projekty i kto je ustala?

I tu musimy się na chwilę zatrzymać na systemie, który ja nazywam “Planuj jak CEO”, a który jest po prostu pewnego rodzaju kaskadą celów, projektów i zadań.

Jakiś dobry rok temu zrozumiałam, że jeśli moje działania nie będą miały powtarzalnej, prostej struktury, którą ubiorę w proste checklisty, to… oszaleję. A tak zupełnie serio, po prostu nie dam rady kontrolować tych wszystkich ruchomych części w moim biznesie, jak marketing, tworzenie treści, produktów i tak dalej.

Byłam tak zakopana w bieżączkach, że nie było szans, żeby znaleźć czas na te klasyczne “ważne i niepilne”, więc musiałam znaleźć system, który pozwoli mi regularnie zajmować się rozwojem biznesu, nawet jeśli będzie to maks godzina w tygodniu.

O tym, jak znaleźć na to czas, mówiłam w 5 odcinku podcastu “Jak znaleźć czas na rozwój siebie i biznesu”.

Ten system jest bardzo prosty (choć jego wykonanie to oczywiście co innego!):

  • na początku roku wyznaczam sobie zawodowe i firmowe cele. To cele finansowe, cele związane z zasięgiem czy moją pozycją jako ekspertki. Często jest tak, że któreś są ważniejsze niż inne, tj. raz cel finansowy jest najważniejszy, a raz cel związany z budowaniem społeczności;
  • każdy z tych celów otrzymuje następnie bardzo twarde wskaźniki, które mierzę (i często też wyznaczam) z kwartału na kwartał, na przykład:
    • Jeśli chcę zbudować zasięg, to jakie liczby będą o tym świadczyć? Np. liczba osób na Instagramie, liczba unikalnych użytkowników na blogu czy nawet liczba klientów - zawsze wyznaczam sobie bardzo konkretne liczby. Wiadomo, że im więcej tym lepiej, ale staram się realnie oszacować, o ile chciałabym, żeby coś mi przyrosło - jeśli jakiś kanał jest dla mnie ważny, to czasem szacuję z małą górką, tj ustalam trochę bardziej ambitny cel, żeby zmobilizować się do lepszej pracy nad jego rozwojem;
  • wiedząc, jakie mam cele wynikowe (to znaczy liczbowe) na kwartał, mogę dobrać do nich projekty, które pomogą mi te wyniki osiągnąć. Projekty, czyli jakieś akcje do wykonania - np. premiera produktu (do celu finansowego), lead magnet (do celu związanego z newsletterem) i tak dalej. Staram się, żeby takich projektów nie było w kwartale więcej niż 2-3, z czego zawsze jednym z nich jest co najmniej jeden projekt związany ze sprzedażą - no bo pieniądze na drzewach nie rosną, wiadomo. ;) W moim przypadku projekty związane są z premierami produktów, ale jeśli pracujesz w usługach, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby też taki stworzyć, koncentrując się na jakimś jednym, ważnym obszarze. Na przykład jeden kwartał możesz poświęcić na postawienie strony. Inny - na dopracowanie przefantastycznego lead magnetu na stronie i sekwencji powitalnej, która na końcu kieruje na twoje usługi. Lubię projektowe podejście, bo projekty mają początek - I KONIEC, dzięki czemu możemy śledzić ich postęp, ustalać deadline’y czy nawet umawiać się z podwykonawcami i wspólnie ustalać dostępność
  • dopiero kiedy mamy cele, wynikające z nich wyniki i projekty, które będą te wyniki realizować, możemy ustalać codzienne zadania. Oczywiście, zostawiam sobie miejsce na nowe, genialne pomysły - bo na pewno wiesz, że czasem po prostu jest tak, że musimy zrobić coś wbrew planowi i tyle - ja tak w zeszłym roku zrobiłam z zestawem checklist Planuj jak CEO - po prostu wiedziałam, że MUSZĘ spróbować z takim produktem, dlatego powyrzucałam inne pomysły do kosza i zrealizowałam ten. Co zresztą okazało się najlepszym pomysłem na świecie!

Nie tylko organizacja, ale też - analiza!

Jak widzisz, większość zadań jest dość mocno przemyślana. Przykładam bardzo dużą wagę do tego, żeby wiedzieć PO CO robię zadania, co dają mi w kontekście wyników i rocznych celów, Dlaczego? Żeby nie pracować więcej, ale więcej osiągać - to proste! ;)

Element analizy i sprawdzania tego, co działa a co nie jest zresztą na stałe wpisany w DNA naszej pracy. Po pierwsze, ja sama co tydzień poświęcam czas na pracę NAD firmą, a nie W firmie - czyli analizuję, planuję, robię procesy i procedury. Ten czas nazywam CEO Day i na pewno nieraz obiło ci się o uszy to określenie w moich kanałach. 

Po drugie, nasza organizacja w naszej organizacji (;)) rozwija się organicznie, dlatego, że po każdym większym projekcie rozmawiamy ze sobą, czyli robimy tak zwaną retrospektywę. W ramach takiego spotkania nie tylko mówimy, co poszło dobrze czy źle w projekcie, ale przede wszystkim, co poszło dobrze lub źle w naszej współpracy - dzięki czemu możemy z projektu na projekt poprawiać nasze procesy i procedury działania.

Procesy i procedury, które uwalniają czas

No właśnie - procesy i procedury. To rzecz, którą budujemy każdego dnia. Staram się na każdym etapie mojej codziennej pracy zastanawiać się, czy czegoś nie da się ulepszyć, poprawić lub zautomatyzować. To już powoli wchodzi mi w krew i dążę do tego, by jak najmniej rzeczy zawsze robić od zera.

Dlaczego? Właśnie dlatego, że chcę, żeby firma intencjonalnie została mała - muszę więc dbać o to, by rzeczy zajmowały nam jak najmniej czasu.

Co to znaczy procesy i procedury - to jest temat na zupeeeełnie inny odcinek podcastu, ale podpowiem tylko kilka z nich:

  • gotowe odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania - mamy bardzo dokładnie rozpisane procedury, co odpowiedzieć w danym przypadku - na przykład, jeśli klient nie dostał dostępu do kursu czy potrzebuje faktury. W dokumencie rozpisane są kolejne kroki, które osoba odpowiadająca musi wykonać, żeby na przykład tę fakturę bez mojej pomocy wygenerować. Albo co odpisać klientowi, żeby ten mógł się łatwo zalogować.
  • proces (w postaci gotowego zestawu zadań w ClickUpie) przygotowania się do webinaru - kiedyś webinary robiłam co tydzień, więc bardzo szybko złapaliśmy konkretny proces i “flow” - tematy podcastów mogły być inne, ale ich przygotowanie - przecież zawsze takie same.
  • agenda cotygodniowego spotkania z project managerką - zawsze omawiamy nasze zadania w podobnej kolejności - idziemy projekt po projekcie, każda z nas dzieli się swoim statusem (czyli co aktualnie robimy. Tak, ja też - ponieważ oczywiście zajmuję się zadaniami operacyjnymi, czyli siedzę w okopach z innymi, więc również dla transparentności dzielę się tym, co robię), omawiamy następne kroki i ewentualne blokery.
  • czy wreszcie moje "spotkania zarządu", a więc dzień CEO - do każdego takiego spotkania mam przygotowane dokładne, dopasowane do siebie checklisty - po to, żeby nie marnować czasu na to, czy muszę bardziej zastanowić się nad podcastem czy może nad nowym projektem - wszystko mam ułożone i ustrukturyzowane tak, że wystarczy tylko wejść do checklisty i zacząć z nią działać.

Jak tylko stworzyłam te checklisty to wiedziałam, że będą ratować życie, dlatego od razu zapakowałam je w produkt, o którym dzisiaj już mówiłam - Planuj jak CEO.

Sama nie sądziłam, jak ogromną pomocą będą w mojej pracy - jak się okazało, w pracy ponad 600 właścicieli małych firm, którzy planują razem ze mną.

Podsumowanie, czyli czy to ma sens?

Może się wydawać, że w naszej organizacji jest dużo… organizacji. I faktycznie tak jest, ale to wszystko z jedną, ważną myslą - jak zrobić tak, żeby tracić jak najmniej czasu na rzeczy proste, powtarzalne i usprawniać pracę tak, by nie dochodziło między nami do nieporozumień czy pomyłek, a żeby praca szła sprawnie.

A w konsekwencji - mieć więcej czasu na życie, ale tez robić coraz większe projekty bez skalowania się niepotrzebnie.

To taki “koszt” intencjonalnego pozostawania małą firmą - ale z drugiej strony koszt, który z przyjemnością ponoszę, bo w zamian daje mi wolność i święty spokój.  W końcu nie na darmo moim totemicznym zwierzęciem jest leniwcorożec. :D

Linki i notatki z tego odcinka:

Słuchaj Life Geek Show na:


Life Geek Show to podcast o produktywności i osiąganiu bez spiny dla przedsiębiorczych twórców i twórczych przedsiębiorców. Rozmawiam z inspirującymi gośćmi o tym, jak pracują i myślą, mówię o mądrej organizacji i zmienianiu świata. Prowadzi Natalia Dołżycka.

Zostaw komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.